Dispõe sobre a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA

ATO GP Nº 06/2025
 

Dispõe sobre a Comissão de Avaliação de
Documentos e Acesso – CADA.
 

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE SÃO PAULO, CONSELHEIRO ANTONIO ROQUE CITADINI, no uso de suas atribuições legais e regimentais, 

CONSIDERANDO a necessidade de garantir a integridade, segurança, preservação e eficiência na gestão e no acesso aos documentos arquivísticos do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo; e 

CONSIDERANDO a necessidade de organizar instância técnica especializada que atue na elaboração, avaliação e no acompanhamento das políticas institucionais de gestão documental e de acesso à informação, em conformidade com a legislação arquivística vigente, sob orientação do Arquivo Público do Estado,

RESOLVE:

Artigo 1º - A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA, vinculada ao Gabinete da Presidência, é instância colegiada multidisciplinar, de caráter permanente, responsável por elaborar, avaliar e acompanhar as políticas de gestão documental e de acesso à informação, com a finalidade de garantir a proteção e a destinação adequada dos documentos arquivísticos do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo.

Artigo 2º - A CADA será composta pelos seguintes membros e respectivos suplentes: 

I - 1 (um) representante do Gabinete da Presidência – GP, designado dentre os servidores da Diretoria de Expediente da Presidência – DEP;

II - 1 (um) representante da Secretaria-Diretoria Geral – SDG;

III - 1 (um) representante do Departamento Geral de Administração – DGA;

IV - 1 (um) representante do Departamento de Tecnologia da Informação – DTI;

V - 1 (um) representante da Diretoria de Gerenciamento de Processos – DPROC;

VI - o Encarregado de Dados do TCESP.

§ 1º - A coordenação da comissão caberá ao servidor indicado no inciso I deste artigo.

§ 2º - As deliberações da CADA serão tomadas pelo voto da maioria simples de seus membros e serão lavradas em ata, prevalecendo o voto do coordenador, em caso de empate.

Artigo 3° - São atribuições da CADA:

I - quanto à política de gestão documental:

a) estabelecer interlocução com o Arquivo Público do Estado de São Paulo, de modo a disseminar as normas e os procedimentos técnicos arquivísticos no âmbito do TCESP, solicitando orientação sempre que necessário;

b) elaborar proposta de política de gestão documental, bem como de plano de classificação e de tabela de temporalidade de documentos relativos às atividades-meio e fim do TCESP, planejando sua revisão periódica, em conformidade com as orientações do Arquivo Público do Estado de São Paulo;

c) orientar sobre a implementação da política de gestão documental e efetiva aplicação de planos de classificação e de tabelas de temporalidade de documentos, inclusive em relação aos documentos digitais;

d) coordenar, prestar orientação técnica e realizar a análise, aprovação e ratificação da eliminação de documentos em conformidade com as normas e diretrizes vigentes; 

e) propor critérios para orientar a seleção de amostragens dos documentos destinados à eliminação, nos termos da legislação vigente.

II - quanto à política de acesso à informação: 

a) orientar a gestão transparente dos documentos, dados e informações do TCESP, visando assegurar o amplo acesso e divulgação;

b) elaborar proposta para atualizar os instrumentos que regulamentam o acesso à informação no âmbito do TCESP;

c) manifestar-se sobre os prazos mínimos de restrição de acesso aos documentos, dados ou informações pessoais;

d) atuar como instância consultiva do Presidente do TCESP, sempre que provocada, sobre os recursos interpostos relativos às solicitações de acesso a documentos, dados e informações não atendidas ou indeferidas.

III - encaminhar ao Presidente do TCESP relatórios periódicos sobre o andamento dos trabalhos.

Parágrafo único - Para o perfeito cumprimento de suas atribuições, a CADA poderá convocar servidores que possam contribuir com seus conhecimentos e experiências, bem como propor a constituição de grupos de trabalho para desenvolver estudos técnicos e revisar procedimentos, de forma a aprimorar a gestão documental e o acesso à informação.

Artigo 4º - A CADA poderá submeter à Presidência proposta de consulta ao Gabinete Técnico da Presidência – GTP com relação à definição de prazos de guarda e destinação dos documentos.

Artigo 5º - Este Ato entra em vigor na data da sua publicação.
 

Publique-se.
 

São Paulo, 25 de abril de 2025.
 

ANTONIO ROQUE CITADINI
PRESIDENTE