Consulta sobre a prestação de contas com nota fiscal eletrônica e cupom fiscal.

1.8 Diversos

PROCESSO: TC 1265/011/10

INTERESSADO: Prefeito Municipal de Macedônia.

ASSUNTO: Consulta sobre a prestação de contas com nota fiscal eletrônica e cupom fiscal.

CONCLUSÃO:

PERGUNTA Nº 1:

“Nos casos mencionados (abastecimento em postos de combustíveis; refeições em cantinas e restaurantes; hotéis; pequenas oficinas; vendas de material; fornecimento de gêneros e pequenas despesas) é possível utilizar-se da nota fiscal padrão como sempre foi utilizado?”

RESPOSTA:

“A aceitação da nota fiscal padrão como documento hábil para comprovar despesas, só será possível nas situações (se houver) em que os fornecedores não estejam obrigados ao fornecimento da nota fiscal eletrônica (nf-e).”

PERGUNTA Nº 2:

“É possível, ainda em tais casos, despesas comprovadas através de cupom fiscal somente, ou deve ser acompanhado de nota fiscal?”

RESPOSTA:

“Havendo justificativa da impossibilidade de se obter a nota fiscal, o cupom fiscal será aceito como documento hábil para comprovar despesas no valor de até R$ 10.000,00, limite este estabelecido pelo artigo 2º, inciso II, § 7º do Decreto Estadual Paulista nº 54.869/2009. Deverá o administrador atentar para que o cupom fiscal emitido contenha, com clareza, todos os elementos que lhe são indispensáveis, nos termos da Lei Federal 9.532/1997 – art.61 § 1º, que assim dispõe:

§ 1º Para efeito de comprovação (...) os documentos emitidos pelo ECF devem conter, em relação à pessoa (...) jurídica compradora, no mínimo:

a sua identificação, mediante a indicação do número de inscrição no (...) Cadastro Geral de Contribuintes - CGC, ([atual CNPJ)] do Ministério da Fazenda;

a descrição dos bens ou serviços objeto da operação, ainda que resumida ou por códigos;

a data e o valor da operação.

Se um cupom não atender a tais requisitos legais, prejudicando, assim, a transparência da despesa, a administração deverá exigir nota fiscal com todos os dados da transação.

Além disto, cabe lembrar a exigência de que a Prefeitura atente para que haja, em cada caso, registro no procedimento interno, da cabal observância aos requisitos estabelecidos nas instruções para a aprovação da despesa.”

SESSÃO: 25-04-12 PUBLICAÇÃO: 28-04-12