ORDEM DE SERVIÇO SDG Nº 01/2020

ORDEM DE SERVIÇO SDG Nº 01/2020
O Secretário-Diretor Geral, usando de suas atribuições legais e com
fundamento no disposto no artigo 13 da Lei Complementar Estadual nº 709, de
14 de janeiro de 1993, combinado com o artigo 212, II, “c” do Regimento
Interno e com o artigo 204 das Instruções nº 01/2020, aprovada pela
Resolução nº 07/2020, de 18 de setembro de 2020 e publicada no DOE de 22
de setembro de 2020, (TC-A-011476/026/16 - SEI-0007766/2020-77),
considerando a necessidade de orientar a Fiscalização quanto aos
procedimentos a serem adotados em decorrência dos regramentos vigentes e
a busca de elementos mais completos e eficazes que possibilitem, inclusive,
oferecer subsídios à realização de fiscalizações operacionais e de desempenho
na aplicação eficiente de recursos públicos, resolve baixar a presente Ordem
de Serviço:
1 DA PROGRAMAÇÃO DAS FISCALIZAÇÕES
1.1 Caberá a cada Diretoria de Fiscalização (DF) e a cada Unidade Regional
(UR), de acordo com a sua área de atuação, elaborar o planejamento dos
trabalhos de fiscalização, considerando as necessidades de recursos humanos,
financeiros e físicos, a programação anterior, o porte dos órgãos e a análise
das prestações de contas, com observância às seguintes etapas:
1.1.1 O Planejamento da Fiscalização deverá compreender prazos para
preparação interna e fiscalização, seja “in loco” ou remota, sendo esta última
adotada em casos excepcionais e previamente autorizadas pelo respectivo
Departamento de Supervisão da Fiscalização (DSF); previsão dos gastos com
diárias e transportes; prazo para elaboração de relatório e instrução dos
processos correspondentes, observando-se, para saída dos relatórios de
contas e de prestação de contas de contratos de gestão da DF ou UR, o prazo
máximo de 60 dias, a contar da data do término do roteiro.
1.1.2 As DFs e URs deverão elaborar, até 15 de janeiro de cada exercício, a
programação anual das fiscalizações ordinárias, validações e
acompanhamentos quadrimestrais e semestrais a serem realizados no
exercício, estipulando-se o mês previsto por meio da alimentação do sistema
Planejamento e Controle da Fiscalização (PFIS), no Portal de Sistemas.
1.1.3 O roteiro mensal de fiscalização deverá ser elaborado até o dia 26 do
mês imediatamente anterior, alimentando-se o sistema PFIS no módulo
“Agendamento de Visitas”, atentando-se para o correto preenchimento de
diárias e transporte, a partir do estipulado na programação anual e no
planejamento da fiscalização:
1.1.3.1 Nos casos de necessidade de maior prazo para conclusão do ofício
roteiro, o Chefe Técnico da Fiscalização deverá apresentar as justificativas ao
Diretor, por meio de mensagem eletrônica. Havendo concordância, o Diretor
deverá registrar as alterações e justificativas no sistema PFIS.
1.1.3.2 Havendo atraso na finalização do correspondente relatório, o Diretor
deverá comunicar o fato ao respectivo Departamento de Supervisão da
Fiscalização (DSF), por meio de mensagem eletrônica.
1.1.3.3 No caso de fiscalizações finalizadas nos últimos meses do ano, o prazo
limite de saída dos processos deverá coincidir com a data de encerramento das
atividades anuais do Tribunal, visto que as programações devem ser
integralmente cumpridas antes do término do exercício.
1.1.3.4 Cada programação de fiscalização deverá considerar as intercorrências
e adaptações em relação à anterior e deve ser conjugada com as demais
atividades desenvolvidas por outros setores deste Tribunal que influenciem
diretamente o calendário de execução.
1.2. A fiscalização anual das Unidades Gestoras Executoras (UGEs) ocorrerá
na modalidade Síntese do Apurado, com relatório emitido e demais
funcionalidades definidas pelo Sistema de Contas Estaduais (SisCOE).
1.3 As fiscalizações das contas dos órgãos e entidades estaduais e
municipais poderão ocorrer nas seguintes modalidades, definidas e divulgadas
pelos DSFs ao início de cada exercício:
1.3.1 Ordinária – fiscalização de todo o exercício anterior, observando-se o
modelo de relatório pertinente.
1.3.2. Acompanhamento Quadrimestral de Prefeituras Municipais – fiscalização
quadrimestral do exercício em curso, observando-se o modelo de relatório
pertinente, abrangendo itens específicos predeterminados (obrigatórios) e
outros eventualmente escolhidos pela Fiscalização (elegíveis), devendo-se
seguir as orientações constantes do item 4.5 desta Ordem de Serviço.
1.3.3 Validação de Prefeituras Municipais – fiscalização simplificada de todo o
exercício anterior, observando-se o modelo de relatório pertinente, na qual o
Agente da Fiscalização está autorizado a utilizar, na produção do seu relatório,
as informações disponibilizadas pelo sistema AUDESP no tocante às análises
dos limites e condições da LRF, de aplicação no ensino e saúde, de
planejamento orçamentário e de atendimento à ordem cronológica de
pagamentos.
1.3.4 Acompanhamento Semestral de Empresas Públicas e Sociedades de
Economia Mista, Autarquias, Fundações, Universidades Estaduais e suas
Fundações patrocinadas, com elaboração de relatório parcial, concentrando-se
nos pontos de maior interesse no contexto das contas, como avaliação nos
gastos de pessoal e benefícios concedidos e, em especial, nos investimentos,
com o permanente monitoramento de projetos e programas, criando, quando
for o caso, interface com concessões, parcerias público-privadas e bem assim
acompanhamento de execução contratual, migrando informações de um para
outro processo, conforme modelo disponibilizado.
1.3.4.1 O acompanhamento de que trata este item será implantado
gradualmente, e será disciplinado, orientado e sistematizado pelos
Departamentos de Supervisão da Fiscalização.
1.3.5 Fiscalizações Ordenadas – fiscalizações pontuais realizadas por meio de
questionários eletrônicos, em data e locais definidos pelos DSFs, tratados em
processo dependente às contas, conforme orientações constantes do item 1.6
desta Ordem de Serviço.
1.3.6 Acompanhamento Especial - processos com autuações dependentes aos
processos de Contas (estaduais e municipais), com o objetivo de instruir fatos
extraordinários em periodicidade inferior ao acompanhamento quadrimestral ou
semestral de Contas, conforme determinação superior.
1.4 Após a fiscalização das contas, as DF/URs deverão, de imediato, lançar no
sistema PFIS a confirmação da visita. Finalizado o relatório, lançar no sistema
o encaminhamento ao Relator e a conclusão da Fiscalização.
1.5 Os modelos de relatórios, em todas as suas modalidades, e os
procedimentos de fiscalização para a elaboração desses relatórios serão
periodicamente atualizados pelos DSFs, cabendo às direções das Unidades de
Fiscalização a responsabilidade pela sua observância.
1.5.1 Deverá a Fiscalização, em todas as instruções elaboradas, observar as
orientações dispostas no Manual de Redação do TCESP, com vistas à
padronização das informações.
1.6 No início de cada exercício os DSFs providenciarão a autuação de
processo SEI específico para tratar das fiscalizações ordenadas a ele
referentes.
1.6.1 Os DSFs, após ampla consulta às Unidades de Fiscalização, enviarão as
sugestões de temas e número de fiscalizações ordenadas a serem realizadas à
aprovação da Secretaria-Diretoria Geral (SDG) e da Presidência.
1.6.2 Até o dia 25 de cada mês, os DSFs informarão aos Diretores das
Unidades de Fiscalização a data de realização da fiscalização ordenada do
mês seguinte, para fins de programação.
1.6.3 Os DSFs designarão dois Diretores de Fiscalização para elaboração de
cada questionário e outros dois para revisão, após o quê serão submetidos
para aprovação dos DSFs e ao Departamento de Tecnologia da Informação
(DTI) para desenvolvimento de aplicativo para uso nos “tablets”; desenvolvido,
o DTI submeterá o aplicativo aos DSFs para validação junto aos Diretores que
elaboraram o questionário.
1.6.4 Os DSFs, com base na capacidade produtiva de cada unidade, definirão
a quantidade de órgãos/entidades a serem visitados e número de funcionários
que atuarão nos trabalhos, conforme o objeto a ser verificado.
1.6.5 Cinco dias antes da realização da fiscalização ordenada, os Diretores
receberão, por e-mail, o tema, o questionário que será utilizado, o número de
órgãos/entidades que serão fiscalizadas e o manual para cadastramento
destas e dos servidores designados no sistema próprio, disponível no Portal de
Sistemas.
1.6.6 No dia útil anterior à fiscalização ordenada, os Diretores comunicarão a
operação aos Agentes que desenvolverão os trabalhos, oportunidade em que
terão conhecimento do tema, baixarão os aplicativos nos “tablets” e receberão
todas as orientações necessárias ao desenvolvimento da operação.
1.6.7 No dia da ação, todos deverão chegar aos destinos no mesmo horário a
ser definido pelos DSFs, para início simultâneo dos trabalhos.
1.6.8 Todos os envolvidos serão cadastrados em um grupo específico de
“WhatsApp”, para esclarecimentos de dúvidas, envio de fotos e
acompanhamento pela equipe de supervisão, por meio de “videowall”, instalado
no DTI; simultaneamente, os dados serão transmitidos para painéis instalados
na Presidência, SDG e DSFs, com visualização em tempo real.
1.6.9 Concluídos os trabalhos de campo, os resultados serão transmitidos pela
Fiscalização, via “web”, para o DTI, que providenciará a geração dos relatórios
individuais e do consolidado.
1.6.10 Após determinação dos DSFs, os relatórios individuais deverão ser
gerados pelo Diretor de cada unidade, com a devida verificação de cada
relatório; havendo algum dado a ser corrigido, efetuar a correção no próprio
“tablet”, procedendo ao seu reenvio com a prévia autorização dos DSFs, ou
diretamente no sistema próprio, gerando novo relatório; os dados da capa (TC,
Relator, Agente e cargo) poderão ser editados, antes da geração, caso
necessário.
1.6.11 Os relatórios individuais, com a avaliação dos Diretores, serão juntados
nos processos eletrônicos acessórios, autuados especificamente para esse fim,
dependente aos processos pertinentes (contas anuais, contratos, prestações
de contas, dentre outros) e encaminhados aos respectivos Relatores.
1.6.12 Os relatórios individuais deverão ser inseridos pela DF/UR na respectiva
pasta dos DSFs.
1.6.13 Os DSFs devem enviar o relatório com os dados consolidados ao
Gabinete da Presidência.
2 DAS CONTAS DO GOVERNADOR
2.1 Da Abertura dos Processos e Recepção das Prestações de Contas
2.1.1 Competirá ao e-TCESP, no início de cada exercício, em conformidade
com o cadastro de órgãos existente no Sistema Integrado de Controle de
Protocolo, autuar o processo eletrônico das contas anuais do Governador.
2.1.2 Serão abertos, pelo e-TCESP, quando solicitado pela DCG, processos
específicos que tratarão dos seguintes aspectos:
2.1.2.1 Do acompanhamento da execução orçamentária e financeira, da
aplicação no Ensino, da Lei de Responsabilidade Fiscal e da aplicação na
Saúde;
2.1.2.2 Das fiscalizações operacionais dos programas e ações do
Governo do Estado de São Paulo, individualizados por programas, ações,
órgãos, entidades, receitas, despesas, ativos e passivos estaduais; e
2.1.2.3 Processos de acompanhamento especial, em atendimento à
determinação superior.
2.2 Dos Procedimentos de Planejamento, Acompanhamento, Fiscalização
e Elaboração dos Relatórios
2.2.1 Caberá à Diretoria de Contas do Governador (DCG) elaborar Matriz de
Risco propondo, para efeito do disposto no parágrafo único do artigo 178 do
Regimento Interno, os programas, ações, órgãos, entidades, receitas,
despesas, ativos e passivos do Governo do Estado de São Paulo que deverão
ser selecionados, com base em critérios previamente definidos, que integrarão
o plano anual de fiscalização, para apreciação do Conselheiro Relator.
2.2.2. A DCG deverá proceder ao acompanhamento quadrimestral da
execução orçamentária e financeira, mediante relatório circunstanciado,
inclusive das fiscalizações realizadas no período, submetendo-o ao Relator.
2.2.3 Para fins da análise da Gestão Fiscal, os documentos descritos nos
artigos 7º ao 10 das Instruções nº 01/2020 deste Tribunal serão analisados
pela DCG no “Acessório 3 – Lei de Responsabilidade Fiscal”, que será
submetido ao Relator.
2.2.4 A documentação prevista no artigo 11 das Instruções nº 01/2020 deste
Tribunal será instruída pela DCG no “Acessório 2 – Aplicação no Ensino”, que
será submetido ao Relator.
2.2.5 A documentação prevista nos artigos 14, 15 e 18 das Instruções nº
01/2020 deste Tribunal será instruída pela DCG no “Acessório 4 – Aplicação na
Saúde”, que será submetido ao Relator.
2.2.6 A documentação prevista nas Instruções nº 01/2020, Capítulo I – Das
Contas do Governador, deste Tribunal, quando contiver dados provisórios,
publicados ou não pela Secretaria da Fazenda, poderá ser utilizada pela DCG
mediante análise criteriosa da sua necessidade e da conveniência dos
serviços; havendo a possibilidade, devem-se aguardar os dados definitivos
para adequada instrução da matéria.
2.2.7 Outros documentos ou demais elementos solicitados serão destinados
conforme determinação do Conselheiro Relator.
2.2.8 Após o recebimento no processo das contas anuais dos documentos
previstos nos artigos 5º e 15 das Instruções nº 01/2020 deste Tribunal, a DCG
deverá proceder ao exame e instrução competentes e elaborar o respectivo
relatório no prazo previsto no Regimento Interno.
2.2.9 As demonstrações contábeis e o Relatório do Secretário da Fazenda
constituirão Anexos do processo das contas anuais.
2.2.10 O processo das contas anuais do Governador será acompanhado dos
processos “Acessório 2 – Aplicação no Ensino”, “Acessório 3 – Lei de
Responsabilidade Fiscal”, “Acessório 4 – Aplicação na Saúde”,
“Acompanhamento da Execução Orçamentária e Financeira”, bem como dos
processos de Fiscalização Operacional e dos Expedientes que subsidiaram os
exames realizados.
2.3 Do apoio técnico e operacional aos trabalhos da DCG
2.3.1 Para fins de fiscalização dos programas, ações, órgãos, entidades,
receitas, despesas, ativos e passivos do Governo do Estado de São Paulo e
considerando a necessidade da interação entre a DCG, as DFs, URs e Audesp,
serão adotados os procedimentos a seguir dispostos.
2.3.1.1 As DFs e as URs, quando solicitadas, deverão adequar seus roteiros de
fiscalização a fim de possibilitar a inspeção dos programas e ações do Governo
do Estado de São Paulo do próprio exercício em curso, segundo expediente
indicativo do que se pretende examinar.
2.3.1.2 Os achados da Fiscalização, tanto no exame formal da documentação
quanto na execução operacional, deverão ser encaminhados por meio de
relatório circunstanciado à DCG, que avaliará os eventuais reflexos na
instrução dos expedientes relativos à fiscalização dos programas e ações
governamentais e, posteriormente, no processo de acompanhamento e
avaliação dos atos da gestão governamental.
2.3.1.3 Caberá às DFs e URs informar à DCG, mediante relatório
circunstanciado, as ocorrências de falhas ou irregularidades em programas e
ações do Governo do Estado de São Paulo detectadas nas fiscalizações
ordinárias das suas áreas de atuação.
2.3.1.4 A DCG, quando necessário, poderá solicitar documentos e demais
elementos coletados pela Fiscalização, seletivamente, referentes aos
programas e ações governamentais auditados pelas DFs e URs.
2.3.1.5 Caberá à Divisão Audesp, quando solicitada, elaborar análise de dados
(tais como mineração de textos e outras fontes de dados não estruturados,
detecção de padrões e relacionamentos, detecção de fraudes e erros,
georreferenciamento, entre outras), a fim de subsidiar as fiscalizações em
curso no âmbito da DCG.
2.3.2 Para obtenção de evidências apropriadas e suficientes para respaldar os
achados e conclusões da Fiscalização, a DCG utilizará instrumentos de coleta,
podendo contemplar trabalhos de campo, questionários online ou presenciais,
requisições de documentos e/ou informações enviadas por e-mail ou entregues
pessoalmente, e análise de dados secundários.
2.3.3 Caberá à DCG a elaboração de relatório com os resultados das
fiscalizações operacionais, cujo prazo para elaboração será fixado em
cronograma de atividades definidos na fase de planejamento.
3 DAS CONTAS ESTADUAIS
3.1 Da Abertura dos Processos
3.1.1. Competirá ao e-TCESP, no início de cada exercício, em conformidade
com o cadastro de órgãos existente no Sistema Integrado de Controle de
Protocolo, autuar os processos eletrônicos das contas anuais das Secretarias
de Estado e correspondentes UGEs, bem como das contas anuais dos demais
órgãos e entidades estaduais (Autarquias; Fundações; Entidade de Previdência
Estadual; Entidades Fechadas de Previdência Privada; Sociedades de
Economia Mista e suas Subsidiárias; Empresas Públicas; Unidade Gestora do
Poder Legislativo, inclusive do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo; os
Órgãos do Poder Judiciário e o Ministério Público do Estado de São Paulo)
pertencentes à área de competência de cada DF ou UR.
3.2 Das Prestações de Contas dos Órgãos Estaduais
3.2.1. A documentação relativa à prestação de contas será encaminhada
exclusivamente por meio eletrônico, observando-se a formatação prevista nas
disposições atinentes ao e-TCESP divulgadas em Comunicado específico na
página eletrônica do TCESP, bem como, quando for o caso, por meio de
alimentação do SisCOE – Sistema de Contas Estaduais. Para tanto, os órgãos
possuirão “login” e senha de acesso ao processo eletrônico, nos termos do e-
TCESP.
3.2.1.1. O acesso ao SisCOE é concedido na origem pelo Gestor do Órgão,
que deverá ter “login” e senha de acesso ao Sistema de Delegações de
Responsabilidades (nos termos do Comunicado SDG nº 43/2015) para acesso
aos sistemas da Casa e habilitação de usuários no SisCOE (e demais
sistemas).
3.2.2. A Fiscalização procederá à verificação da prestação de contas e adotará
os seguintes procedimentos:
3.2.2.1. Nos casos de ausência total ou parcial de prestação de contas, a
Fiscalização requisitará a complementação e/ou regularização correspondente,
a ser providenciada pelo fiscalizado no prazo máximo de cinco dias úteis.
3.2.2.2 Toda documentação e/ou justificativa encaminhada deverá ser
apresentada, obrigatoriamente, por meio de petição via “web”.
3.2.2.3. Quando se tratar de prestação de contas, o jurisdicionado deverá fazer
no próprio sistema (SisCOE), ainda que intempestivamente.
3.2.2.3.1. Caso a unidade fiscalizada (UGE) não realize a prestação de contas
no SisCOE por qualquer motivo, é facultado ao Diretor da DF/UR determinar
que os documentos sejam recebidos diretamente pela Fiscalização para
cadastramento da prestação de contas no SisCOE, a fim de possibilitar a
elaboração da Síntese e posterior consolidação.
3.2.2.4 Nos casos de desatendimento, a requisição será juntada ao processo
eletrônico das contas anuais e o fato deverá ser submetido, de imediato, ao
conhecimento do Relator, sem prejuízo de adoção das medidas previstas no
item 12 – Do Controle de Prazos das Resoluções e Instruções desta Ordem de
Serviço, com menção ao Relator.
3.2.2.5 As prestações de contas dos repasses de recursos às Associações de
Pais e Mestres – APMs, recebidas pelas Diretorias de Ensino em decorrência
da Lei nº 17.149, de 13/09/19, que instituiu o Programa Dinheiro Direto na
Escola Paulista, serão analisadas por amostragem, e as ocorrências tratadas
no item “Outros Achados Dignos de Nota” das Sínteses do Apurado das
Diretorias de Ensino, em todas as Diretorias de Ensino do estado de São
Paulo.
3.2.2.5.1 O controle gerencial, tanto dos repasses como das aplicações desses
recursos, serão tratados no relatório Consolidado da Secretaria de Estado da
Educação.
3.3 Da Fiscalização e Elaboração das Sínteses do Apurado das UGEs e
dos Consolidados de Secretarias.
3.3.1 A fiscalização das UGEs do Poder Executivo Estadual e dos Fundos
Especiais vinculados poderá ser realizada durante o exercício corrente, até o
prazo final para encaminhamento do respectivo processo eletrônico de contas,
adotados os seguintes procedimentos:
3.3.1.1 Mediante informações prestadas pela Origem no SisCOE, em confronto
com os sistemas SIAFEM/SIGEO, bem como por meio de avaliações do perfil e
do desempenho em exercícios anteriores, deverão ser programadas as
fiscalizações das UGEs que serão realizadas “in loco” e definidas aquelas que
serão fiscalizadas internamente.
3.3.1.1.1 A permanência “in loco” deverá ser superior a um dia apenas para as
UGEs que apresentem pelo menos uma das ocorrências relacionadas abaixo,
sendo atribuição do Diretor da DF/UR definir o número de dias:
a) realização de fiscalizações ordenadas no exercício em análise, com
registro de ocorrências;
b) celebração de ajustes de repasses públicos ao primeiro setor, de valor
inferior ao de remessa, que demandem inspeção física;
c) apontamento de irregularidade nas contas do último exercício julgado,
com determinação do Relator para verificação “in loco” do cumprimento das
recomendações;
d) apontamento de irregularidade na síntese do apurado do exercício
anterior que demande inspeção física;
e) irregularidades apontadas no Relatório de Auditoria de Conformidade e
Gestão da Secretaria da Fazenda (CCA – Centro de Controle e Avaliação),
encaminhado ao Tribunal de Contas, de acordo com a natureza da
irregularidade e a sua relevância para a fiscalização, desde que requeira
inspeção física; e
f) realização de despesas sensíveis por meio de adiantamento, como
locomoção, combustíveis e diárias e, ainda, manutenção e peças de viaturas
em percentual superior a 20% (vinte por cento) das despesas com
adiantamento.
3.3.1.1.2 Excetuam-se desta análise de permanência “in loco” as unidades
penitenciárias e Fundação Casa, nas quais a visita não é obrigatória.
3.3.1.2 A Fiscalização elaborará a “Síntese do Apurado” no SisCOE, cabendo
ao Diretor da UR/DF executar o comando “Concluir” (no SisCOE) para
possibilitar a geração do arquivo da síntese em PDF.
3.3.1.2.1. Após o procedimento de “Concluir” a síntese no SisCOE, a
Fiscalização deverá gerar a “Síntese do Apurado” em arquivo PDF, inserindo-o
no processo eletrônico de contas da UGE, a ser encaminhado pelo Diretor da
DF/UR para a Diretoria responsável pela consolidação da Secretaria, até o dia
30 de maio do exercício.
3.3.1.3 Concluídas as Sínteses do Apurado das UGEs, a Diretoria
Consolidadora poderá dar início, no SisCOE, à elaboração do Relatório
Consolidado da Secretaria, que, depois de concluído, deverá ser inserido no
processo de contas anuais e encaminhado ao Relator, até o dia 30 de julho.
3.3.1.4 Tendo em vista que toda a documentação de prestação de contas será
informada ou encaminhada pelo SisCOE, não há necessidade de juntada ao
processo eletrônico de contas. Entretanto, se outros documentos
comprobatórios se fizerem necessários, estes deverão ser digitalizados e
juntados eletronicamente ao respectivo feito.
3.3.1.5 A Fiscalização deverá juntar aos autos as eventuais requisições de
documentos referentes à complementação da prestação de contas e o Ofício
de Notificação, em atendimento ao processo nº TC-A-30973/026/00 – no caso
das Secretarias/UGEs, somente para o Secretário da Pasta.
3.4 Da Fiscalização e Elaboração dos Relatórios de Autarquias e
Fundações com procedimento próprio
3.4.1 No exercício seguinte ao das contas anuais encerradas de Autarquias e
Fundações Estaduais, as DFs e URs, que examinaram as correspondentes
administrações regionais (“Unidades Administrativas” do DER, SUCEN, Campi
da UNESP, USP, Fundação Casa, dentre outros), encaminharão os processos
eletrônicos respectivos, até 30 de setembro, à DF responsável pela
consolidação das contas anuais, que deverá concluí-la até 30 de novembro.
3.4.1.1 Deverão ser juntadas aos autos as eventuais requisições de
documentos referentes à complementação da prestação de contas, o Ofício de
Notificação em atendimento ao processo nº TC-A-30973/026/00 e o relatório de
fiscalização.
3.4.1.2 A Fiscalização deverá elaborar os relatórios de fiscalização dessas
unidades administrativas das Autarquias e das Fundações, seguindo os
modelos disponibilizados nas pastas dos DSFs.
3.4.1.3 Os relatórios de Autarquias deverão conter a relação dos almoxarifados
e seus respectivos responsáveis, com expressa manifestação quanto à
quitação ou não desses responsáveis.
3.4.1.4 No despacho do Diretor da DF/UR, de encaminhamento dos autos à
apreciação do Relator, deverá constar proposta de encaminhamento à DF
responsável pela consolidação das contas da Autarquia ou Fundação.
3.5 Da Fiscalização e Elaboração dos Relatórios da Unidade Gestora do
Poder Legislativo, inclusive Tribunal de Contas do Estado de São Paulo,
Órgãos do Poder Judiciário e do Ministério Público do Estado de São
Paulo e das demais Autarquias, Fundações, Entidade de Previdência
Estadual, Entidades Fechadas de Previdência Privada, Sociedades de
Economia Mista e suas Subsidiárias e das Empresas Públicas
3.5.1 No exercício seguinte ao das contas anuais encerradas, as DFs e URs,
que examinaram os correspondentes órgãos e entidades, deverão elaborar os
relatórios de fiscalização na estrita sequência, forma e ordem de tópicos
estabelecidos nos moldes disponíveis na página dos DSFs, de modo a permitir
a inteira exposição dos achados de cada equipe e a perfeita correspondência
do que for consignado no Relatório.
3.5.1.1. As sínteses do apurado e o relatório consolidado do Ministério Público
do Estado de São Paulo - MPSP serão realizados no SisCOE.
3.5.2 Deverá a Fiscalização juntar aos autos as eventuais requisições de
documentos referentes à complementação da prestação de contas, o Ofício de
Notificação em atendimento ao processo nº TC-A-30973/026/00 e o relatório de
fiscalização, certificando-se da juntada, pela Origem, do ofício de
encaminhamento da prestação de contas, do cadastro do(s) responsável(is) e
do relatório governamental de atividades.
3.5.2.1. O MPSP está dispensado da juntada, no processo eletrônico, do ofício
de encaminhamento da prestação de contas, do cadastro do(s) responsável(is)
e do relatório governamental de atividades, os quais são parte da prestação de
contas no SisCOE.
3.5.3 Em todos os processos de contas anuais estaduais deverá ser observado
o prazo máximo de 60 dias para encaminhamento do relatório, a contar da data
do término do roteiro.
3.5.3.1 O relatório de fiscalização do Tribunal de Contas do Estado de São
Paulo deverá ser remetido ao Relator até o último dia útil do mês de fevereiro
do exercício subsequente ao examinado.
3.6 Do Acompanhamento da Gestão Fiscal – Acessório 3 dos Órgãos do
Poder Legislativo, inclusive Tribunal de Contas, e Judiciário, bem como
Ministério Público do Estado de São Paulo
3.6.1. Caberá à Fiscalização autuar os processos eletrônicos relativos ao
“Acessório 3 – Lei de Responsabilidade Fiscal” por dependência ao processo
de contas anuais, conforme orientações do Sistema e-TCESP, no início de
cada exercício, para recepção, via “web”, dos documentos relativos à Gestão
Fiscal, encaminhados quadrimestralmente pelos Órgãos do Poder Legislativo,
inclusive Tribunal de Contas, e Judiciário, bem como Ministério Público do
Estado de São Paulo.
3.6.2. Recepcionados os documentos, deverá a Fiscalização elaborar o
respectivo relatório, conforme modelo disponível nas pastas dos DSFs.
Apurada alguma irregularidade ou descumprimento aos limites legais, a
Fiscalização deverá submeter os autos ao Relator. Constatada a regularidade,
o Acessório deverá permanecer na DF, para futuro acompanhamento, sendo
encaminhado juntamente com as contas, por ocasião da emissão do relatório
anual.
3.7 Da Ordem Cronológica de Pagamentos dos Órgãos, Entidades e
Poderes Estaduais
3.7.1. A relação das exigibilidades para aferição da obediência à cronologia de
pagamentos, dos órgãos estaduais não abrangidos pelo artigo 116 das
Instruções 01/2020, será remetida a este Tribunal, separada por fonte de
recurso, até o dia 30 do mês subsequente ao encerramento do semestre
anterior, conforme artigo 117 das Instruções nº 01/2020.
3.7.2. Os órgãos, entidades e Poderes estaduais integrantes do sistema
SIAFEM terão o seu acompanhamento realizado diretamente por estes
sistemas.
3.7.3 Caso seja constatado descumprimento à Ordem Cronológica de
Pagamentos, tal informação deverá tratada em item próprio do relatório das
contas do órgão.
3.8 Do Procedimento após o Trânsito em Julgado
3.8.1 Os processos das contas anuais de Secretarias e os de suas UGEs, bem
como os das Autarquias, Fundações e os de suas correspondentes
administrações regionais, após o trânsito em julgado, retornarão à DF
consolidadora, para cumprimento das determinações do Relator e publicação
da liberação dos responsáveis por adiantamentos, por intermédio do SisADI.
3.8.2 Cumpridas as determinações do Relator, a Fiscalização deverá juntar aos
autos das contas do consolidado cópia da publicação da liberação dos
responsáveis por adiantamentos, fazendo constar do despacho do Diretor a
data da referida publicação, retornando os autos ao Cartório ou ao Gabinete do
Relator, para arquivamento ou prosseguimento do determinado.
3.8.3 Quanto aos demais órgãos estaduais, serão cumpridas as determinações
do Relator.
3.9 Dos Processos de Prestações de Contas de Adiantamentos de Verba
de Representação e de Operações Policiais de Caráter Reservado,
inclusive Fazendária
3.9.1 As prestações de contas de Adiantamentos – Verba de Representação e
Operações Policiais de Caráter Reservado, inclusive Fazendária, serão
autuadas eletronicamente no Sistema e-TCESP pelas Unidades
Protocoladoras do TCESP (DE e URs) ou diretamente via “web” pelos
jurisdicionados, conforme procedimentos para cadastramento constantes no
Portal do Sistema e-TCESP.
3.9.2 O processo autuado será encaminhado à Fiscalização para instrução.
3.9.2.1 Por ocasião do recebimento dos autos, a Fiscalização deverá verificar
os dados de cadastramento, em especial quanto à Unidade Gestora
responsável; em caso de incorreção, será solicitada sua retificação ao Relator.
3.9.3 A Fiscalização procederá ao exame da prestação de contas em
conformidade com a documentação prevista nas Instruções vigentes deste
Tribunal, inclusive quanto aos aspectos formais e legais dos comprovantes das
despesas.
3.9.4 Deverá constar despacho do Diretor, nos processos devidamente
instruídos conforme modelo disponível na página eletrônica dos DSFs, dando o
encaminhamento ao Relator, com prévio trânsito pela PFE e MPC.
3.10 Da Formação de Processo Preferencial
3.10.1 Somente no caso de ausência da prestação de contas de adiantamentos
- ou quando a documentação apresentada na prestação de contas for
comprovadamente inidônea -, a matéria será objeto da imediata instauração de
processo preferencial.
3.10.2 A abertura de processo preferencial será efetuada após esgotadas todas
as providências administrativas visando regularizar a situação ou reparar o
dano, tanto no âmbito do órgão ou entidade quanto no de competência das
DFs ou URs.
3.10.3 A Fiscalização deverá autuar o processo eletrônico com a folha de rosto
específica constante no Portal e-TCESP, com proposta de distribuição por
prevenção ao Relator das contas anuais do exercício fiscalizado; requisitar da
Origem, já informando o número do processo autuado, cópia integral do
processo de adiantamento original, capa a capa, em arquivo único, contendo
os documentos elencados no artigo 46 das Instruções nº 01/2020,
acompanhado de ofício emitido pelo Ordenador garantindo tratar-se de cópia
fiel dos autos e informando que o original encontra-se na Origem à disposição
do TCESP.
3.10.4 O arquivo eletrônico único do processo, bem como o ofício de
encaminhamento, ambos em PDF pesquisável, deverão ser juntados pelo
órgão fiscalizado diretamente ao processo já autuado, que será instruído pela
Fiscalização e encaminhado ao Relator.
4 DAS CONTAS MUNICIPAIS
4.1 Da Abertura dos Processos
4.1.1 Competirá ao e-TCESP, no início de cada exercício, em conformidade
com o cadastro de órgãos existente no Sistema Integrado de Controle de
Protocolo, autuar os processos das contas anuais das Prefeituras, Câmaras,
Fundações, Autarquias, Entidades de Previdência, Sociedades de Economia
Mista, Empresas Públicas e Consórcios Intermunicipais, bem como dos Fundos
Municipais de Previdência pertencentes à área de competência de cada DF ou
UR.
4.1.2 Embora os Fundos de Previdência sejam parte integrante das Contas da
Prefeitura, importa registrar que, em relação ao sistema Audesp, deverão ter
cadastro apartado, gerando movimentação individualizada e permitindo a
elaboração de relatório e exame de suas contas de forma autônoma.
4.1.3 Excepcionalmente, no exercício em que houver eleições municipais, os
processos das contas anuais das Câmaras do exercício seguinte terão
autuação antecipada, a permitir a apreciação dos atos de fixação de subsídios,
especificada no item 4.7 desta Ordem de Serviço.
4.2 Das Prestações de Contas dos Órgãos Municipais
4.2.1 As prestações de contas dos órgãos, fundos e entidades da
administração direta e indireta que compõem o Orçamento Fiscal e da
Seguridade Social dos municípios (Prefeituras, Câmaras, Autarquias,
Fundações, Entidades e Fundos de Previdência e Empresas Estatais
Dependentes) serão encaminhadas ao sistema Audesp de acordo com o
calendário anual de obrigações, divulgado na página do TCESP na internet.
4.2.2 O sistema Audesp verificará a correção e integralidade dos documentos
enviados.
4.2.2.1 Estando completa e correta a documentação enviada, o sistema
disponibilizará ao fiscalizado o Recibo de Prestação Anual de Contas.
4.2.2.2 Nos casos de ausência total da prestação de contas, entregas
parciais, documentação em desacordo com as Instruções vigentes deste
Tribunal e/ou pendências no sistema Audesp, o Recibo de Prestação de
Contas será emitido com ressalva, indicando a documentação faltante ou
incompleta.
4.2.3 As prestações de contas das Empresas Estatais não Dependentes, dos
Consórcios e das Fundações caracterizadas no § 5º do Artigo 58 das
Instruções nº 01/2020 deverão ser enviadas por meio exclusivamente
eletrônico, diretamente no processo eletrônico previamente autuado,
observando-se a formatação prevista nas disposições atinentes ao e-TCESP,
divulgadas em comunicado específico na página do TCESP na internet.
4.2.3.1 A documentação de prestação anual de contas enviada para o e-
TCESP pelas Fundações, Empresas Estatais não Dependentes e pelos
Consórcios não será objeto de conferência automática, devendo a Fiscalização
acessar o processo eletrônico e analisá-la. Encontrando-a em ordem, deverá
elaborar o Recibo Anual de Prestação de Contas, conforme modelo disponível
na pasta dos DSFs, caso seja solicitado.
4.2.4 Nos casos de ausência total da prestação de contas, entregas parciais,
documentação em desacordo com as Instruções vigentes deste Tribunal e/ou
pendências, tanto no sistema Audesp quanto no e-TCESP, a Fiscalização
deverá requisitar a respectiva regularização, sem prejuízo da autuação do
processo de Controle de Prazos, nos termos do Item 12 – Controle de Prazos
das Instruções e Resoluções, desta Ordem de Serviço. Deverá, ainda, ser
objeto de comentário no relatório de fiscalização.
4.3 Do Acompanhamento da Gestão Fiscal das Contas Públicas
Municipais
4.3.1 As análises dos limites e condições da LRF, de aplicação no Ensino e
Saúde, de planejamento orçamentário e de atendimento à Ordem Cronológica
de Pagamentos dos órgãos ou entidades integrantes do Orçamento Fiscal e da
Seguridade Social, serão processadas pelo sistema Audesp, o qual gerará
relatórios mensais de acompanhamento e eventuais alertas direcionados
eletronicamente aos jurisdicionados.
4.3.2 Caberá à Fiscalização acompanhar mensalmente os relatórios e alertas
gerados pelo sistema Audesp e, diante dos seus resultados, adotar os
seguintes procedimentos:
4.3.2.1 Nas situações em que houver o descumprimento às Instruções
vigentes deste Tribunal em relação ao não encaminhamento das informações
eletrônicas, a Fiscalização deverá relatar a ocorrência no processo de Controle
de Prazos, conforme procedimento previsto no item 12 – Do Controle de
Prazos das Resoluções e Instruções, desta Ordem de Serviço.
4.3.2.2 Nas situações em que não houver a recondução aos limites e prazos
definidos pela LRF no tocante aos gastos com pessoal e endividamento dos
Municípios, a Fiscalização deverá relatar a ocorrência em itens específicos do
relatório de contas quadrimestrais, submetendo a matéria ao conhecimento do
Relator e acompanhando as suas determinações.
4.3.3 As informações referentes à Ordem Cronológica de Pagamentos,
encaminhadas conforme artigo 117 das Instruções nº 01/2020, serão
examinadas pela DF ou UR responsável pela fiscalização do órgão.
4.3.3.1 Caso seja constatado o contínuo e relevante descumprimento à
Ordem Cronológica de Pagamentos, tal informação deverá ser levada ao
conhecimento de seu Relator em item próprio do relatório das contas do órgão.
4.4 Da Fiscalização e Elaboração de Relatórios de Contas Públicas
Municipais
4.4.1 A Fiscalização deverá adotar os seguintes procedimentos no exame das
contas:
4.4.1.1 Juntar ao processo eletrônico as eventuais requisições de
documentos referentes à complementação da prestação de contas, o Ofício de
Notificação em atendimento ao processo nº TC-A-30.973/026/00 e o relatório
de fiscalização, que deverá ser elaborado dentro do prazo estabelecido no
planejamento da DF ou UR, utilizando o modelo disponível na página dos DSFs
na “Intranet”.
4.4.1.2 Juntar ao processo eletrônico de contas os documentos
comprobatórios dos achados da fiscalização, além de cópia das peças
contábeis e dos principais relatórios gerados pelo sistema AUDESP, em
especial aqueles relacionados com os percentuais de aplicação no ensino,
saúde e despesas com pessoal.
4.4.2 Concluídos os trabalhos de Fiscalização, o processo será submetido à
apreciação do Relator, observando-se, para saída das contas da DF ou UR, o
prazo máximo de 60 dias, a contar da data do término do roteiro, exceto para
os relatórios de acompanhamentos especiais, que deverão ser enviados no
menor prazo possível. No caso de fiscalizações finalizadas nos últimos meses
do ano, o prazo limite de saída dos processos deverá coincidir com a data de
encerramento das atividades anuais do Tribunal.
4.4.3 Lançar no sistema Audesp os dados atualizados apurados pela
Fiscalização na Síntese do Relatório - “Auditoria/Parecer de Contas/Síntese
Relatório de Contas”.
4.5 Do Acompanhamento Quadrimestral das Contas Anuais de
Prefeituras
4.5.1 Os acompanhamentos quadrimestrais das contas anuais de Prefeituras
deverão ser orientados pelos indicadores do IEGM, dados e informações do
Audesp, expedientes de denúncia/representação, relatórios de exercícios
anteriores e outros porventura existentes ou do conhecimento da Fiscalização.
Incluem-se nesse rol os Relatórios de Informações Estratégicas – RIE emitidos
pelo Audesp, os Processos SEI com orientações para Fiscalização, e-mails da
Ouvidoria, determinações em Exames Prévios de Editais e os apontamentos
constatados em fiscalizações ordenadas ou acompanhamentos especiais
efetuados nos municípios.
4.5.2 O acompanhamento das contas abrangerá períodos quadrimestrais de
forma que, no exercício, serão efetuados relatórios nessa periodicidade, qual
seja, de janeiro a abril, de maio a agosto e de setembro a dezembro,
lembrando que este último período, relativo ao último quadrimestre, deverá ser
confeccionado após a fiscalização final, com observância do prazo determinado
pelos DSFs.
4.5.3 Terminada a fiscalização, a equipe cuidará de elaborar o relatório do
período, utilizando-se do modelo disponível na página dos DSFs, o qual será
juntado no processo eletrônico das contas anuais.
4.5.4 As informações geradas pelo Sistema Audesp, referentes ao
cumprimento dos dispositivos da LRF, Ensino, Saúde e OCP, deverão fazer
parte dos relatórios quadrimestrais de Acompanhamento das Contas, na
conformidade dos itens do modelo de relatório, mencionando-se, inclusive,
eventuais alertas emitidos.
4.5.5 No caso de o órgão não ter encaminhado os dados ao Sistema Audesp
e, por consequência, não houver processamento de informações, a
Fiscalização deverá proceder ao exame quadrimestral, conforme o possível,
relatando o fato e mencionando os itens prejudicados ao Relator.
4.5.6 Verificado o não encaminhamento da documentação relativa ao sistema
Audesp pelos municípios, deverá a Fiscalização proceder conforme segue:
4.5.6.1 Inserir a informação de tal falha previamente no processo
“Controle de Prazos das Resoluções e Instruções” – Item 12 desta Ordem de
Serviço.
4.5.6.2 No relatório de Acompanhamento das Contas, informar ao Relator
que a falha referente ao não encaminhamento foi objeto de apontamento no
processo “Controle de Prazos das Resoluções e Instruções” – indicando o TCxxxxxx.
989.xx-x e o respectivo Relator, que pode ser diferente daquele do
processo das contas, haja vista a ausência de prevenção.
4.5.7 Imediatamente após as conclusões dos relatórios referentes aos 1º e 2º
quadrimestres, que devem ser ultimadas até a primeira quinzena dos meses de
agosto e novembro, respectivamente, os Diretores das Unidades responsáveis
deverão providenciar a cientificação eletrônica ao Prefeito, para que tome
conhecimento destes no respectivo processo, submetendo-o, em seguida, ao
Relator para conhecimento.
4.6 Do Procedimento após o Trânsito em Julgado
4.6.1 No caso de contas anuais de Prefeitura, retornando os autos eletrônicos
após a emissão do Parecer, a Fiscalização cumprirá as determinações do
Relator, se existentes, providenciando, também:
4.6.1.1 Encaminhamento dos autos à equipe de Fiscalização competente
para anotações e providências determinadas na Decisão, com retorno ao
GDF/GUR, contendo despacho do Chefe informando as providências adotadas;
4.6.1.2 Abertura de processo SEI do tipo “Remessa de Contas”,
informando o número do processo eletrônico de contas (com dígito), nome da
Prefeitura e o exercício, remetendo-o à equipe do e-TCESP para fins de
geração de link de acesso que deverá ser disponibilizado à correspondente
Câmara Municipal, conforme tutoriais elaborados pelo DTI – Departamento de
Tecnologia da Informação;
4.6.1.3 Após comprovação, no próprio SEI, de que o Presidente da
Câmara obteve acesso aos documentos disponibilizados por meio do link,
deverá ser elaborada cientificação de remessa dos autos ao Legislativo,
destinada ao Prefeito responsável pelas contas, bem como ao atual Chefe do
Executivo, por meio de funcionalidade específica do processo eletrônico.
Atentar para o cadastramento do interessado nos autos - caso não seja
possível cientificar eletronicamente, encaminhar ofício, juntando cópia ao
processo de contas.
4.6.1.4 Devolução do processo eletrônico ao Gabinete do Relator com
despacho circunstanciado sobre as providências adotadas, com proposta de
arquivamento.
4.6.2 Ocorrendo determinação para formação de autos específicos para
análise de certames e/ou dispensas ou inexigibilidades de licitação, e contratos
ou atos jurídicos análogos, a Fiscalização procederá à formação do respectivo
processo eletrônico, conforme disposto no item 8.1.10 desta Ordem de Serviço.
4.6.3 As providências constantes dos itens 4.6.1.2 e 4.6.1.3 deverão, sob
pena de responsabilidade, ser adotadas imediatamente após a chegada dos
autos nas DFs e URs.
4.6.4 No caso dos demais Órgãos, retornando os autos após o trânsito em
julgado, a Fiscalização cumprirá o que for determinado pelo Relator.
4.7 Da Apreciação dos Atos de Fixação dos Subsídios do Presidente e
dos Vereadores da Câmara Municipal
4.7.1 Competirá ao e-TCESP, em conformidade com o cadastro de órgãos
existente no Sistema Integrado de Controle de Protocolo, no início do exercício
em que houver eleições municipais, autuar os processos das contas anuais das
Câmaras Municipais referentes ao exercício subsequente.
4.7.2 Caberá às Câmaras Municipais juntar aos autos, no Processo Eletrônico,
os atos de fixação dos subsídios, nos termos das Instruções vigentes deste
Tribunal.
4.7.3 A Fiscalização procederá à análise dos atos de fixação, em até 20 dias
da data de entrada do documento neste Tribunal, produzindo relatório,
conforme modelo disponível na página dos DSFs na “Intranet”, promovendo a
sua juntada nos autos eletrônicos das contas anuais e adotando os seguintes
procedimentos:
4.7.3.1. Verificada a regularidade dos atos, os autos eletrônicos
permanecerão na respectiva DF ou UR a fim de prosseguimento de sua
instrução.
4.7.3.2 Constatadas irregularidades, a Fiscalização os submeterá, de
imediato, ao conhecimento do Relator, acompanhando as suas determinações.
4.7.3.3 Havendo qualquer alteração nos atos de fixação, a Fiscalização
promoverá a sua juntada, análise e instrução no processo das contas do ano
em que ocorrer, encaminhando-o, de imediato, ao conhecimento do Relator.
4.7.4 Nos casos do não encaminhamento dos atos de fixação dentro do prazo
previsto nas Instruções vigentes deste Tribunal, a Fiscalização requisitará a
referida documentação, a ser providenciada de imediato pelo fiscalizado.
Persistindo o desatendimento, juntará a requisição no processo de Controle de
Prazos, previsto no Item 12 – Do Controle de Prazos das Resoluções e
Instruções, desta Ordem de Serviço.
4.8 Da Emissão de Certidões
4.8.1 Com o objetivo de dar atendimento aos pedidos de certidões a que se
refere a Resolução nº 43, de 2001, do Senado Federal, a Fiscalização deverá
instruí-los com as informações necessárias, conforme modelos disponibilizados
nas pastas dos DSFs, de acordo com o solicitado, encaminhando-os à
Secretaria-Diretoria Geral no prazo de dois dias úteis do seu recebimento na
unidade de fiscalização.
4.8.2 As informações relativas às contas do último exercício analisado, em
relação ao parecer proferido, serão aquelas constantes do voto do Relator.
4.8.3 As informações em contas de exercícios ainda não analisados, sem
parecer proferido (caso exista mais de um), e, quando pertinente, do exercício
em curso, atestarão o cumprimento dos dispositivos legais, com base nos
relatórios da fiscalização elaborados, no que couber.
4.8.4 Estando pendentes de validação e de apreciação por este E. Tribunal de
Contas, o modelo de certidão deverá ser preenchido com os dados calculados
pelo Sistema Audesp ou, na sua ausência, com base nas informações
prestadas pela origem, devendo constar expressamente tal observação.
4.8.5 Para atendimento do modelo de certidão em relação ao artigo 23 da LRF,
“Gastos com Pessoal”, deverão ser indicados os limites por poder/órgão,
incluindo-se os valores monetários e percentuais em relação à receita corrente
líquida, relativamente a todos os quadrimestres exigíveis do exercício.
4.8.6 Para atendimento do modelo de certidão em relação aos artigos 198 e
212 da Constituição Federal, deverão ser informados exclusivamente os
percentuais aplicados.
4.8.7 Qualquer situação que não se encaixe nos procedimentos acima
elencados será decidida pela Secretaria-Diretoria Geral.
5. DO RELATÓRIO DE INVESTIMENTOS DOS REGIMES PRÓPRIOS DE
PREVIDÊNCIA
5.1 A Fiscalização procederá, observando critérios de relevância e
materialidade, à análise do Relatório de Investimentos dos Regimes Próprios
de Previdência – RIRPP relativo às movimentações financeiras ocorridas no
período, quanto à conformidade com a legislação de regência, Resoluções do
Conselho Monetário Nacional e Política de Investimentos do Regime Próprio,
bem como ao desempenho dos fundos de investimento.
5.2 Caso não sejam constatadas impropriedades, a Fiscalização deverá
realizar o acompanhamento das análises dos meses subsequentes.
5.3 Constatadas desconformidades com a legislação, com a Política de
Investimentos ou movimentações financeiras atípicas, a Fiscalização deverá
adotar os seguintes procedimentos:
5.3.1 Requisitar imediatamente justificativas e/ou esclarecimentos, a serem
prestados pelo fiscalizado no prazo máximo de cinco dias úteis, utilizando o
modelo disponível na página dos DSFs na “Intranet”.
5.3.2 Atendida a solicitação, a Fiscalização examinará as justificativas e/ou
documentação apresentada e, após instrução, deverá juntar o relatório de
fiscalização (utilizando o modelo disponível na página dos DSFs na “Intranet”),
a cópia da requisição e os documentos pertinentes ao processo eletrônico do
Balanço Geral da Entidade ou de Prestação de Contas Anual do Fundo,
submetendo a matéria à consideração do Relator.
5.3.3 Não atendida a solicitação, a Fiscalização deverá juntar o relatório de
fiscalização e a cópia da requisição ao processo eletrônico do Balanço Geral
ou da Prestação de Contas Anual, submetendo-os à apreciação do Relator.
5.4 Constatadas quedas expressivas e/ou sucessivas na rentabilidade,
apuradas por meio do Sistema Delphos – disponível no Portal de Sistemas -,
por mais de seis meses consecutivos, a Fiscalização deverá adotar os
procedimentos mencionados no item anterior e, ainda, requisitar os relatórios
trimestrais sobre a rentabilidade das aplicações dos recursos do RPPS, já
submetidos às instâncias superiores de deliberação e controle.
5.5 Constatado atraso no encaminhamento das informações eletrônicas do
RIRPP, a Fiscalização procederá em conformidade com o Item 12 – Do
Controle de Prazos das Resoluções e Instruções.
6 DOS CONSÓRCIOS PÚBLICOS
6.1 Da Abertura dos Processos
6.1.1 Competirá ao e-TCESP, no início de cada exercício, em conformidade
com o cadastro de órgãos existente no Sistema Integrado de Controle de
Protocolo, autuar os processos eletrônicos das contas anuais dos Consórcios
Públicos pertencentes à área de competência de cada DF ou UR.
6.2 Das Prestações de Contas dos Consórcios Públicos
6.2.1. A documentação relativa à prestação de contas será encaminhada
exclusivamente por meio eletrônico e juntada diretamente ao processo já
autuado de contas anuais, observando-se a formatação prevista nas
disposições atinentes ao e-TCESP.
6.2.2 A Fiscalização procederá à verificação da prestação de contas e adotará
os seguintes procedimentos:
6.2.2.1 Nos casos de ausência total ou parcial de prestação de contas, a
Fiscalização requisitará a complementação e/ou regularização correspondente,
a ser providenciada pelo fiscalizado no prazo máximo de cinco dias úteis.
6.2.2.2 Toda justificativa e/ou documentação encaminhada deverá ser
apresentada, obrigatoriamente, por meio de petição via “web”; nos casos de
desatendimento, a requisição será juntada ao processo eletrônico das contas
anuais e o fato submetido, de imediato, ao conhecimento do Relator, sem
prejuízo de adoção das medidas previstas no Item 12 – Do Controle de Prazos
das Resoluções e Instruções, informando-se ao Relator.
6.3 Da Fiscalização e Elaboração dos Relatórios dos Consórcios Públicos
6.3.1 No exercício seguinte ao das contas anuais encerradas, as DFs e URs,
que examinaram as correspondentes administrações, deverão elaborar os
relatórios de fiscalização conforme modelo disponível na página dos DSFs.
6.3.2 Deverão ser juntados aos autos as eventuais requisições de documentos
referentes à complementação da prestação de contas, o Ofício de Notificação
em atendimento ao processo nº TC-A-30973/026/00 e o relatório de
fiscalização, certificando-se da juntada, pela Origem, do ofício de
encaminhamento da prestação de contas, do relatório governamental de
atividades e do cadastro do(s) responsável(is).
6.3.3 A instrução dos processos de contas anuais dos Consórcios Públicos
deverá observar o prazo máximo de 60 dias, a contar da data do término do
roteiro.
6.4 Da Ordem Cronológica de Pagamentos dos Consórcios Públicos
6.4.1. A relação das exigibilidades para aferição da obediência à Cronologia de
Pagamentos será remetida a este Tribunal, separada por fonte de recurso, até
o dia 30 do mês subsequente ao encerramento do semestre anterior, conforme
artigo 117 das Instruções nº 01/2020.
6.4.2 Caso seja constatado descumprimento à Ordem Cronológica de
Pagamentos, tal informação deverá ser tratada em item próprio do relatório de
contas do órgão.
6.5 Do Procedimento após o Trânsito em Julgado
6.5.1 Os processos das contas anuais dos Consórcios Públicos, após o trânsito
em julgado, retornarão às DFs ou URs para cumprimento às determinações do
Relator.
7 DOS ATOS DE PESSOAL
7.1 Da Recepção dos Arquivos
7.1.1 As planilhas de admissão de pessoal, aposentadoria e transferência
para reserva, pensão e complementação de aposentadoria/pensão serão
elaboradas pelos órgãos e entidades jurisdicionados diretamente no Sistema
SisCAAWeb, respeitando-se o prazo previsto nas Instruções nº 01/2020 para
encaminhamento (31 de janeiro).
7.1.2 Caberá à Fiscalização recepcionar referidas relações no sistema
SisCAAWeb, disponível no Portal de Sistemas do TCESP, no prazo máximo de
dez dias úteis da data do envio.
7.1.3 Constatando-se inconsistências nas planilhas recepcionadas, após
notificação à Origem, caberá ao Diretor da DF/UR conceder prorrogação de
prazo para remessa das planilhas retificadas.
7.1.4 Constatando-se ausência de remessa das informações pertinentes, bem
como das declarações negativas, após notificação à Origem, caberá ao Diretor
da DF/UR conceder prorrogação de prazo para remessa das planilhas, sem
prejuízo de adoção das medidas previstas no item 12-Controle de Prazos das
Resoluções e Instruções, desta Ordem de Serviço.
7.1.5 A fiscalização dos Atos de Pessoal poderá ser realizada
concomitantemente ao exame das contas anuais do órgão ou entidade ou
remotamente por exame documental.
7.2 Do Edital de Concurso Público
7.2.1 Os editais de concursos públicos, publicados e encaminhados pelos
órgãos e entidades pelo sistema Concursos e Seleções, disponível no Portal de
Sistemas do TCE, em atendimento ao artigo 69, II, das Instruções nº 01/2020,
deverão ser imediatamente analisados pela Fiscalização, por ocasião de sua
remessa.
7.2.2 Caso sejam constatadas irregularidades no edital, capazes de
comprometer futuras admissões, deverá ser autuado processo eletrônico de
“Edital Prévio de Concurso”, conforme orientações do Sistema e-TCESP,
instruído com a análise do edital e submetido ao Relator, para as providências
cabíveis. Destaque-se que a eventual sustação do ato requer a tempestividade
da análise e autuação do processo.
7.2.3 O fiscalizado deverá preencher o módulo disponível no sistema
Concursos e Seleções com os dados das etapas subsequentes, os quais serão
utilizados pela Fiscalização por ocasião da análise das admissões.
7.2.4 Eventuais admissões ocorridas no exercício, decorrentes do concurso
objeto de exame, serão analisadas em autos próprios cadastrados como
“Admissão de Pessoal – Concurso/Processo Seletivo (32)”, na forma expressa
nos itens a seguir, atentando-se para o necessário referenciamento dos autos
ao processo de “Exame Prévio de Concurso”, conforme disposto nas
orientações do e-TCESP.
7.3 Dos Atos de Admissão de Pessoal por Concurso
7.3.1 De posse das planilhas provisórias de admissão de servidores ou
empregados públicos por concurso ou processo seletivo realizado para fins de
admissão por tempo indeterminado, extraídas do SisCAA, a Fiscalização
examinará o correto preenchimento das informações relativas à seleção, datas
de homologação e prorrogação, bem como a lista de admitidos, sua
classificação, convocação e eventuais desistências.
7.3.2 A análise será efetuada, ainda, com a documentação discriminada nas
Instruções vigentes deste Tribunal, verificando-se, inclusive, nos respectivos
processos arquivados na Origem, a existência do Termo de Ciência e de
Notificação, acompanhado da(s) Declaração(ões) de Atualização Cadastral.
7.3.3 Observada a existência de atos de admissão não comunicados ao
Tribunal, a Fiscalização deverá requisitar a relação integral dos admitidos, a
qual deverá ser providenciada pelo fiscalizado no prazo máximo de cinco dias
úteis, em conformidade com o sistema SisCAAWeb, cabendo ao Diretor da
DF/UR conceder prorrogação de prazo para remessa das planilhas.
7.3.4 Ao detectar a existência de duplicidades nas planilhas de admissão,
deverá a Fiscalização verificar o lançamento das baixas (desligamentos) dos
cargos anteriores, requisitando ao órgão responsável o seu lançamento, ou
inserindo manualmente por meio do SisCAAWeb (opção: Baixas). Apenas os
casos de efetivo acúmulo (regular ou irregular) deverão ser justificados
diretamente na planilha do SisCAA.
7.3.5 A Fiscalização deverá providenciar, até dez dias após o término do
roteiro de fiscalização ordinária do exercício, do órgão ou da entidade, a
autuação eletrônica dos processos de admissão de pessoal de acordo com as
especificações do e-TCESP, observadas as situações a seguir descritas.
7.3.5.1 Dar especial atenção ao cadastramento obrigatório dos responsáveis e
demais interessados do órgão e/ou entidade no processo eletrônico, conforme
dados constantes nos Termos de Ciência e de Notificação (Cadastro TCESP),
excetuando-se do cadastramento a relação dos admitidos.
7.3.6 Em se tratando de admissões iniciais decorrentes de concurso ou
processo seletivo (efetivos), a Fiscalização deverá consolidar, em um único
processo, todas as relações de admitidos no exercício, independentemente da
quantidade de editais, acompanhadas do respectivo Quadro de Pessoal do
órgão ou da entidade. Em caráter de exceção, caso um único edital de
concurso ou processo seletivo preveja mais de cinco cargos ou empregos, as
admissões dele decorrentes serão tratadas em processo específico,
separadamente das demais admissões ocorridas no exercício.
7.3.7 Os processos de admissão de pessoal por concurso conterão proposta
de distribuição aleatória.
7.3.7.1 Em se tratando de admissões decorrentes de lista de
classificação de edital formalizado por outro órgão, deverá a Fiscalização
propor a distribuição do processo de admissão por prevenção ao mesmo
Relator do processo em que se analisou o edital.
7.3.8 Caso as admissões analisadas tenham sido consideradas regulares, a
Fiscalização deverá juntar declaração, do órgão ou da entidade, de que em
todos os processos originais foram elaborados os respectivos Termos de
Ciência e de Notificação – TCN, assinados pelos interessados, constando de
referida declaração, ainda, os dados dos gestores e responsáveis pelos atos
aludidos, conforme constou nos TCNs, para fins de cadastramento do processo
eletrônico; ao final da instrução dos respectivos processos, deverá constar
proposta de "apreciação para fins de registro" nos termos do artigo 2º, inciso V,
da Lei Orgânica deste Tribunal.
7.3.9 Constatada irregularidade na totalidade das admissões de um edital, a
Fiscalização providenciará a autuação e instrução de processo específico, com
proposta de aplicação de prazo nos termos do artigo 2º, inciso XIII, da Lei
Orgânica deste Tribunal, sendo os autos instruídos com os seguintes
documentos: as planilhas contendo a relação de admitidos; o Quadro de
Pessoal; o Edital; cópia dos documentos necessários para comprovar a(s)
irregularidade(s) e TCNs dos admitidos, acompanhado(s) da(s)
Declaração(ões) de Atualização Cadastral.
7.3.10 As planilhas de admissão deverão ser extraídas do SisCAA em
arquivo único, em formato PDF, após a inserção do número do processo
autuado. A instrução deverá seguir os modelos disponibilizados em pasta
própria dos DSFs.
7.3.11 A inserção de documentos no processo eletrônico deverá ocorrer em
arquivos individualizados por tipo de documento, nomeados conforme seu
conteúdo, segundo as normas do e-TCESP.
7.3.12 Se no conjunto de admissões houver parte dos atos com
irregularidades, dentro de um mesmo edital, a instrução dos autos deverá fazer
distinção precisa de tais ocorrências, sugerindo a legalidade parcial das
admissões. Deverão ser juntados aos autos os TCNs, acompanhados da(s)
Declaração(ões) de Atualização Cadastral, relativos aos atos considerados
irregulares.
7.3.13 As admissões por concurso público realizadas em exercícios
subsequentes serão analisadas quanto à obediência à ordem classificatória, eis
que o edital já terá sido objeto de julgamento no processo inicial (principal).
7.3.14 O processo de admissões subsequentes será autuado conforme
disposições do e-TCESP, como processo dependente do processo inicial
(principal), recebendo novo número de e-TC. O registro nas planilhas do
SisCAA, relativo às admissões subsequentes, deverá ser efetivado por meio do
número do respectivo processo cadastrado por dependência.
7.3.14.1 Sempre que houver o cadastramento de processo dependente, deverá
a Fiscalização observar o correto cadastramento dos responsáveis pelo órgão
ou entidade.
7.3.15 O Quadro de Pessoal com posição em 31 de dezembro do exercício
examinado, extraído do módulo “Quadro de Pessoal” – Audesp-Fase III, deverá
ser juntado no processo inicial. Na instrução das admissões subsequentes, o
quadro deverá ser juntado somente quando houverem ocorrido alterações.
7.3.16 Os atos destinados a provimento de cargos em comissão e funções de
confiança, bem como as contratações por Tempo Determinado, conforme
descrito no item 7.4, a seguir, ou outras formas de contratação e/ou admissão
não abrangidas nas Instruções vigentes deste Tribunal, serão examinados “in
loco” pela Fiscalização e tratados no relatório das contas dos órgãos e
entidades.
7.3.16.1 Os relatórios emitidos pelo módulo “Quadro Funcional” – Audesp-
Fase III - deverão subsidiar a análise “in loco” e seu respectivo item no relatório
de contas anuais.
7.3.17 Concluídos os trabalhos de fiscalização, o processo será encaminhado
ao Relator, observando-se o prazo de instrução em até 60 dias da sua
autuação.
7.3.18 A Seção DSF-II.1 registrará e publicará as admissões apreciadas por
este Tribunal.
7.3.19 Os processos físicos versando sobre admissões por concurso ou
processo seletivo (efetivos), depois de apreciados e após o trânsito em julgado
e consequente registro das admissões pelo DSF-II.1, retornarão às DFs ou
URs correspondentes para prosseguimento da instrução, até que se esgote o
prazo de validade do concurso ou processo seletivo, quando então serão
remetidos à Origem para serem arquivados.
7.3.19.1 O prosseguimento da instrução retro mencionada pressupõe o
exame das admissões subsequentes, a juntada aos autos das respectivas
relações e a correspondente instrução e posterior encaminhamento ao Relator
para apreciação desses atos. Estes procedimentos deverão ocorrer
anualmente, até o término da validade do concurso e/ou processo seletivo.
Caso o processo se encontre fora do âmbito das DFs ou URs, as relações de
admitidos no exercício e a correspondente instrução deverão ser submetidas
ao Relator, com proposta de juntada aos autos.
7.4 Dos Atos de Contratações por Prazo Determinado
7.4.1 A análise das contratações de pessoal por tempo determinado será
realizada por ocasião da fiscalização das contas ordinárias, quadrimestrais ou
semestrais, sendo os apontamentos levados ao respectivo relatório de
fiscalização, em item específico.
7.4.2 A análise será efetuada com as informações colhidas no Painel de
Contratações por Tempo Determinado, disponibilizado pelo AUDESP
(https://portalbi.tce.sp.gov.br/Reports/browse/AtosDePessoal), e, ainda, com a
documentação discriminada nas Instruções vigentes deste Tribunal, nos
respectivos processos arquivados na Origem, dando especial atenção à
legislação local, às justificativas apresentadas e às situações decorrentes de
prorrogação de prazo.
7.4.3 Observada a existência de atos de contratação não informados ao
Tribunal, a Fiscalização deverá requisitar a relação integral dos contratados e a
inserção das respectivas informações no sistema AUDESP – Fase III, que
deverá ser providenciada pelo fiscalizado no prazo máximo de cinco dias úteis.
7.4.4 Os relatórios emitidos pelo módulo “Quadro Funcional” – Audesp-Fase III
- deverão subsidiar a análise e seu respectivo item no relatório de contas
anuais.
7.5 Dos Atos Concessórios de Aposentadoria, Reforma e/ou
Transferência para Reserva e Pensão, bem como dos relativos à
Complementação de Proventos e do Valor de Pensão
7.5.1 Competirá à Diretoria de Fiscalização responsável pelo exame das
contas da São Paulo Previdência (SPPREV) o exame dos atos por ela
expedidos.
7.5.2 Caberá às DFs/URs responsáveis pela fiscalização dos órgãos do Poder
Judiciário, Assembleia Legislativa, Tribunal de Contas do Estado, Ministério
Público, Polícia Militar, Defensoria Pública e Universidades Estaduais a
fiscalização dos atos expedidos e informados por estas unidades.
7.5.3 De posse das planilhas provisórias de aposentadoria, reforma e/ou
transferência para reserva, pensão e complementação de proventos e pensão,
extraídas do SisCAA, a Fiscalização examinará, durante os trabalhos, o correto
preenchimento das informações.
7.5.4 A análise dos atos, por amostragem, registrada em papéis de trabalho,
será efetuada, ainda, com a documentação discriminada nas Instruções
vigentes deste Tribunal, verificando inclusive, nos respectivos processos
arquivados na Origem, a existência do Termo de Ciência e de Notificação,
acompanhado da(s) Declaração(ões) de Atualização Cadastral.
7.5.5 No campo “data do ato”, existente nas planilhas geradas pelo Sistema,
deverá a Fiscalização certificar-se de que a data inserida seja a da emissão do
documento e não a de sua publicação, tanto nos casos de ato de
aposentadoria, como de reforma/transferência para reserva ou
complementação de proventos/valor de pensão.
7.5.6 Observada a existência de atos não comunicados ao Tribunal, a
Fiscalização deverá requisitar as respectivas relações em sua totalidade, as
quais serão providenciadas pelo fiscalizado no prazo máximo de cinco dias
úteis, em conformidade com o sistema SisCAAWeb, cabendo ao Diretor da
DF/UR conceder prorrogação de prazo para remessa das planilhas.
7.5.7 A Fiscalização deverá providenciar, até dez dias após o término do
roteiro de fiscalização ordinária, da entidade ou do órgão, a autuação eletrônica
dos respectivos processos por exercício fiscalizado e por órgão ou entidade, de
acordo com as especificações do e-TCESP.
7.5.7.1 Dar especial atenção ao cadastramento obrigatório dos responsáveis e
demais interessados do órgão e/ou entidade no processo eletrônico, conforme
dados constantes nos Termos de Ciência e de Notificação, excetuando-se do
cadastramento a relação dos aposentados/pensionistas.
7.5.8 Os processos autuados poderão abrigar relações contendo atos relativos
a exercícios anteriores que por motivo justificado pendiam de exame, devendo
ocorrer, na instrução, o devido destaque.
7.5.9 Nos processos com proposta de regularidade e consequente registro, a
Fiscalização deverá juntar declaração do órgão ou da entidade de que em
todos os processos originais foram elaborados os respectivos Termos de
Ciência e de Notificação assinados pelos interessados e acompanhados da(s)
Declaração(ões) de Atualização Cadastral, constando de referida declaração,
ainda, os dados dos gestores e responsáveis pelos atos aludidos, constantes
nos TCNs, para fins de cadastramento do processo eletrônico.
7.5.10 Os processos relativos a aposentadoria e pensão municipais deverão
ser instruídos com os respectivos papéis de trabalho utilizados para análise.
7.5.11 Em caso de irregularidade ou ausência de documentos exigidos pelas
Instruções, a Fiscalização deverá apartar referido ato em planilha específica,
por meio da funcionalidade “desmembrar”, disponível no sistema SisCAA, para
tratar individualmente cada caso irregular, autuando-se processos específicos
contendo as peças essenciais do processo original que comprovem a
irregularidade.
7.5.12 Todos os processos autuados para tratar de atos irregulares deverão
conter o TCN assinado pelo(s) responsável(is) pela concessão e pelo
interessado, acompanhado da(s) Declaração(ões) de Atualização Cadastral.
7.5.13 Após a fiscalização, e autuado o respectivo processo eletrônico, deverão
ser extraídas, em PDF pesquisável, as relações definitivas do sistema SisCAA,
contendo o número do processo e-TC em que serão juntadas. A instrução dos
autos deverá obedecer ao modelo disponível na página dos DSFs na “Intranet”.
7.5.14 Concluídos os trabalhos de fiscalização e instrução, o processo será
encaminhado ao Relator, observando-se o prazo de instrução em até 60 dias
da sua autuação.
7.5.15 A Seção DSF-II.1 registrará e publicará as aposentadorias, reformas
e/ou transferência para reserva, pensões e complementações apreciadas por
este Tribunal.
7.6 Das Apostilas Retificatórias
7.6.1 A responsabilidade pela emissão e informação da apostila retificatória
caberá ao órgão/entidade concessor do ato original.
7.6.2 No caso de apostilas retificatórias relativas a atos concedidos no próprio
exercício, a planilha deverá ser preenchida com a data do ato de concessão
original e com a data da apostila retificatória.
7.6.3 No caso de apostilas retificatórias de atos concedidos em exercícios
anteriores, deverá a planilha conter somente a data da apostila, certificando-se
a Fiscalização, contudo, do exame e registro do ato original. Caso o ato original
não tenha sido informado anteriormente ao TCESP, deverá ser informado na
mesma planilha da apostila, procedendo-se à sua análise.
7.6.3.1 A Fiscalização deverá observar, “a priori”, que as apostilas
retificatórias deverão gerar duplicidade com o ato de concessão original.
7.6.4 São passíveis de registro perante este Tribunal de Contas as apostilas
retificatórias que alterem o fundamento legal do ato concessório,
compreendendo-se a modificação da regra constitucional de enquadramento
da aposentadoria, bem como as alterações das parcelas pecuniárias
integrantes dos proventos ou da pensão, previstas em legislação própria, tais
como reenquadramento, concessão de adicionais, sexta-parte e outros, de
caráter individual, posteriores à data da concessão.
7.6.5 As vantagens posteriores decorrentes de decisão judicial deverão ser
formalizadas por meio de apostila retificatória e comprovadas pela juntada de
cópia da decisão, acompanhada de certidão do respectivo trânsito em julgado.
7.6.6 As apostilas resultantes de melhorias posteriores ao ato, decorrentes de
lei geral extensiva a todos os servidores, não serão apreciadas por este
Tribunal.
7.6.7 As planilhas relativas a apostilas retificatórias integrarão o processo
autuado para exame das aposentadorias do exercício, apreciadas quanto à sua
legalidade e consequente registro.
7.6.8 É dispensada a assinatura de Termos de Ciência e de Notificação no
caso de apostilas retificatórias.
7.6.9 As informações relativas a atos que provoquem a cessação do benefício,
tais como renúncia, cancelamento, cassação, revogação, anulação ou outros,
comunicadas em até dez dias úteis após a sua publicação, por meio de ofício a
este Tribunal, serão instruídas no próprio processo no qual o ato original foi
analisado e registrado, para fins de averbação à margem dos registros. As
averbações serão sempre submetidas ao Relator do processo que conteve o
registro do ato original.
8 DAS LICITAÇÕES E CONTRATOS
8.1 Da Seleção e Autuação dos Termos Contratuais
8.1.1 A partir dos dados fornecidos pelos órgãos jurisdicionados ao Sistema
Audesp – Fase IV, este aplicará regras de análise automáticas, gerando
relação gradual de todos os contratos e atos jurídicos análogos por DF/UR.
8.1.2. Na periodicidade estabelecida pelo DSF, o Diretor de cada DF/UR, por
meio do sistema Seleção de Ajustes, disponível no Portal de Sistemas,
efetuará a seleção dos contratos e atos jurídicos análogos, limitada à
capacidade produtiva da Unidade de Fiscalização definida pelos DSFs, de
modo que aqueles selecionados sejam em sua totalidade submetidos à análise
e acompanhamento da execução, objetivando verificar a eficiência e a eficácia
do gasto.
8.1.3 Tratando-se de processo relativo à concessão de serviços da malha
rodoviária estadual ou aeroportos, ou ainda de contrato de Parceira Público-
Privada – PPP, administrativa ou patrocinada, a DF ou UR responsável deverá
obrigatoriamente selecioná-lo para exame, procedendo à autuação do
processo de “acompanhamento de concessão/permissão”, para visita de
acompanhamento imediata, além do acompanhamento tratado no item 8.8
desta Ordem de Serviço.
8.1.3.1 Havendo seleção de contratos de concessão ou permissão de serviços
públicos (PPP, malha rodoviária, aeroportos ou, ainda, outras modalidades de
serviço público), atentar para o correto cadastramento do termo, no e-TCESP,
na classe “Contrato de Concessão/Permissão”.
8.1.4 Caberá à Fiscalização requisitar, no prazo de dois dias úteis da seleção,
os documentos relativos aos contratos e atos jurídicos análogos indicados,
concedendo aos órgãos o prazo de cinco dias úteis para remessa e autuação
no processo eletrônico.
8.1.5 Consoante disposto no artigo 97 das Instruções nº 01/2020, os órgãos
deverão apresentar a documentação disposta no artigo 100 das mesmas
Instruções, referente aos contratos e atos jurídicos análogos requisitados, para
fins de cadastramento em processo eletrônico, exclusivamente por meio digital,
ou diretamente via “web”, no caso de órgãos autorizados, observando-se a
formatação prevista nas disposições atinentes ao e-TCESP.
8.1.5.1 Caberá às Unidades Protocoladoras (URs, DFs e DE) atentar para a
inserção de todos os dados obrigatórios no cadastramento no Sistema e-
TCESP, tomando por base os dados constantes da Folha de Rosto, os quais
deverão manter perfeita identidade com os respectivos Termos de Ciência e de
Notificação.
8.1.5.2 A correta identificação das partes intervenientes será de
responsabilidade do servidor de protocolo que deverá, nos casos de
intervenientes já cadastrados, proceder à verificação de todos os dados
registrados e, se necessário, providenciar a sua alteração/atualização em
campo específico do Sistema e-TCESP (Passo 3 do cadastramento).
8.1.6 Após a distribuição dos autos, deverá a Fiscalização autuar, por
dependência, o processo eletrônico relativo ao acompanhamento da execução
contratual, nos moldes previstos no e-TCESP.
8.1.7 Não sendo atendida a requisição para remessa de contratos e atos
jurídicos análogos selecionados, a Fiscalização deverá, esgotadas todas as
providências cabíveis, promover a autuação do processo com as informações
contidas na relação final de seleção. Após a distribuição do feito, deverá a
Fiscalização submetê-lo ao Relator, informando a ausência de documentos,
juntando a requisição desatendida, propondo a notificação do responsável e
adotando as medidas mencionadas no Item 12 – Do Controle de Prazos das
Resoluções e Instruções, desta Ordem de Serviço.
8.1.8. Os Termos de Aditamento, de Retirratificação e de Rescisão e os
Termos de Recebimento Definitivo deverão, obrigatoriamente, ser cadastrados
eletronicamente em separado, por dependência do processo principal, pelas
unidades protocoladoras ou diretamente via “web” pelos órgãos/entidades
autorizados. Referidos termos deverão constar em arquivos separados, para
autuação em processos distintos.
8.1.9 Ocorrendo determinação em representações para abertura de autos
próprios tratando de contratos e atos jurídicos análogos, deverá a Fiscalização
requisitar a documentação, adotando as providências contidas no item 8.1.4
desta Ordem de Serviço, ficando condicionada a autuação do
acompanhamento da execução à expressa determinação do Relator da
representação neste sentido, não sendo, neste caso, automática a execução
prevista nesta Ordem de Serviço.
8.1.10 Ocorrendo determinação em contas municipais para a abertura de autos
próprios para análise de certames e/ou dispensas ou inexigibilidades de
licitação e contratos ou atos jurídicos análogos, deverá a Fiscalização
providenciar a abertura dos autos eletrônicos, já juntando, por ocasião do
cadastramento, a folha de rosto específica (Contratos – Autos Próprios)
disponibilizada na página eletrônica do Projeto e-TCESP, bem como os
arquivos individuais das principais peças relacionadas à matéria a ser tratada
nos autos: parte do relatório da Fiscalização, contendo o item examinado,
inclusive primeira folha e conclusão; demais documentos que instruíram o
apontado, juntados pela Fiscalização; defesa apresentada pela origem e
documentos que a sustentem; procurações concedidas aos patronos dos
jurisdicionados; manifestações dos Órgãos Técnicos da Casa e a Decisão
exarada.
8.1.10.1 No caso de não constar no processo das contas a integralidade
dos documentos relativos ao certame e/ou ajuste, deverá ser imediatamente
requisitada a documentação complementar, nos termos das Instruções
vigentes deste Tribunal, inclusive o Termo de Ciência e de Notificação,
acompanhado da(s) Declaração(ões) de Atualização Cadastral, a ser
providenciada pelo fiscalizado no prazo máximo de cinco dias úteis. A
documentação requisitada deverá ser juntada diretamente pela Origem ao
processo eletrônico autuado. Expirado o prazo estipulado sem a entrega da
documentação requisitada, os autos, devidamente instruídos, deverão ser
submetidos ao Relator, sem prejuízo de adoção das medidas propostas no item
12 – Do Controle de Prazos, desta Ordem de Serviço.
8.1.10.2 A instrução dos autos se fará conforme modelo próprio
disponibilizado na página dos DSFs, com destaque da determinação para a
formação do processo contida na Decisão exarada em contas anuais.
8.1.10.3 O processo de autos próprios já deverá conter todos os eventuais
Termos de Aditamento, de Retirratificação, de Rescisão e os Termos de
Recebimento Definitivo, já celebrados, para instrução única, sem necessidade
de autuação de processos dependentes.
8.1.10.4 Não serão autuados processos com valor inferior a 2.500 (duas
mil e quinhentas) Ufesps.
8.1.11 Ao Diretor de DF e UR será dada a prerrogativa de atribuir pontuação,
dentre aquelas regras previstas no sistema, nos contratos e atos jurídicos
análogos constantes do “sistema de seleção”, com ou sem pontuação,
utilizando a aba “Interação da Fiscalização”, baseando-se no conhecimento da
área e eventuais notícias veiculadas na mídia em geral, inclusive aqueles que
foram objeto de análise por ocasião da fiscalização “in loco”, cujas falhas sejam
relevantes.
8.1.12 Também poderá o Diretor de DF e UR propor a seleção de contratos e
atos jurídicos análogos, independentemente da pontuação atribuída pelo
“sistema de seleção”, no âmbito de sua área de fiscalização, com base no
conhecimento da área e eventuais notícias veiculadas na mídia em geral,
inclusive aqueles que foram objeto de análise por ocasião da fiscalização “in
loco”, cujas falhas sejam relevantes, submetendo a proposta devidamente
justificada aos DSFs para fins de autorização e cômputo na capacidade
produtiva na DF/UR.
8.1.13 Poderá o Diretor de DF/UR, ainda, deixar de selecionar termo contratual
pontuado, desde que submetida a proposta aos DSFs, devidamente justificada
e autorizada.
8.1.14 A seleção e instrução dos termos contratuais firmados por órgãos
pertencentes aos municípios sede de Unidade Regional serão de
responsabilidade da respectiva Unidade; da mesma forma, será de sua
responsabilidade a instrução de representação sobre licitação.
8.1.14.1 Se, por ocasião da fiscalização “in loco”, forem constatadas falhas
relevantes em licitações, dispensas ou inexigibilidades, deverá o Diretor
responsável pela fiscalização submeter a proposta de autuação ao Diretor
responsável pela Unidade Regional do município sede, que deverá selecionálos
na forma prevista no item 8.1.11, cabendo à sua Unidade a instrução.
8.1.14.2 Caberão à Unidade responsável pela fiscalização do município
sede a autuação e instrução de autos próprios determinados nas contas
municipais.
8.1.15. Havendo seleção de contrato ou ordem de fornecimento decorrente de
Ata de Registro de Preços, serão requisitados os documentos relativos à
licitação e ao ajuste selecionado, providenciando-se os autos de execução
contratual desse ajuste; os demais contratos ou ordens de fornecimento
decorrentes da mesma ata serão autuados por dependência, caso haja nova
seleção ou determinação do Relator.
8.2 Da Proposta de Distribuição do Termo Contratual
8.2.1 Os termos contratuais autuados eletronicamente serão encaminhados à
DF/UR para triagem, ocasião em que serão verificados a pertinência de sua
autuação, a correção dos dados informados, a fonte de recursos, o correto
cadastramento dos responsáveis/ interessados - de acordo com o Termo de
Ciência e de Notificação-, a existência de expedientes/representações ou
convênios que versem sobre a matéria, bem como a juntada do Termo de
Ciência e de Notificação, necessariamente acompanhado da(s)
Declaração(ões) de Atualização Cadastral (Anexo LC-01, Instruções nº
01/2020).
8.2.2 Constatada a ausência de Termo de Ciência e de Notificação, bem como
da(s) Declaração(ões) de Atualização Cadastral nos autos, a Origem deverá
ser notificada para inserção dos respectivos documentos no prazo máximo de
um dia útil, anteriormente à sua distribuição.
8.2.2.1 Não havendo atendimento à notificação para inserção do Termo de
Ciência e de Notificação, bem como da(s) Declaração(ões) de Atualização
Cadastral, a Fiscalização, corroborada pelo Diretor da DF/UR, deverá alertar o
Relator para que se notifique pessoalmente o Administrador.
8.2.3 Constatada a impertinência da autuação ou falhas insanáveis no
cadastramento, os autos deverão retornar ao Gabinete da Presidência com
proposta de arquivamento, informando necessariamente o ocorrido à Origem
para regularização da remessa.
8.2.4 Verificada a regularidade da autuação, deverá ser providenciada a
devolução dos autos ao Gabinete da Presidência, já marcados com
“acompanhamento da execução contratual” no sistema e-TCESP, no prazo
máximo de dois dias úteis, com a proposta de distribuição, aleatória ou
preventiva. Neste último caso, deverão ser indicados o Relator e o TC
originário que motivou a prevenção. Deverá ser solicitada, nesta fase, a
alteração de dados de cadastramento, em especial dos responsáveis/
interessados, caso sejam detectadas incorreções.
8.2.5 Caso seja identificado que a fonte de recursos do ajuste é
exclusivamente federal, deverá ser proposto o arquivamento. Entretanto,
deverão ser observados os casos excepcionais (conforme determinação
superior) ou em que o ajuste inicial contém previsão de ser integralmente
custeado por recursos federais, todavia também prevê que, por meio de termos
aditivos, possam ser acrescidos recursos de outras fontes, fato este que, de
plano, torna exigível nossa análise.
8.2.6 O contrato cuja fonte de recurso seja proveniente, em parte ou na sua
totalidade, de convênio estadual, será distribuído ao mesmo Relator do
convênio, determinando-se a relatoria em função do feito distribuído em
primeiro lugar. Desta forma, as DFs e as URs deverão verificar qual ajuste foi
remetido primeiro ao Tribunal, o qual receberá a distribuição aleatória; os
seguintes, ao longo da vigência do mesmo convênio, conterão proposta de
distribuição por prevenção.
8.2.7 Os contratos decorrentes de um mesmo certame licitatório serão
distribuídos, por prevenção, a um único Relator.
8.2.8 Os contratos e atos jurídicos análogos decorrentes de uma mesma Ata
de Registro de Preços serão distribuídos a um único Relator.
8.2.9 Termos contratuais que tenham sido precedidos de Exame Prévio de
Edital, não custeados com recursos de convênio estadual, receberão proposta
de distribuição aleatória.
8.2.10 Os contratos autuados em decorrência de determinação do Relator em
representações ou expedientes serão distribuídos por prevenção ao próprio
Relator.
8.2.11 Os contratos e atos jurídicos análogos que tenham objetos relacionados
entre si poderão ter distribuição preventiva a um único Relator, desde que
devidamente justificada a opção.
8.2.12 Os processos que tratam de autos próprios – contratos e atos jurídicos
análogos - formados por determinação expressa em pareceres sobre as contas
municipais terão distribuição automática pelo sistema, conforme competência
atribuída.
8.2.13 Os contratos que tratam de remanescente de obra, serviço ou
fornecimento celebrados com dispensa de licitação, nos termos do inciso XI, do
artigo 24, da Lei Federal nº 8.666/93, serão distribuídos, por prevenção, ao
Relator do processo no qual se apreciou a contratação originária.
8.2.14 O contrato cuja fonte de recursos seja decorrente de repasse entre
órgãos públicos, não precedido de convênio, terá a mesma relatoria do
processo que cuida da prestação de contas do referido repasse, determinandose
a relatoria em função do feito distribuído em primeiro lugar.
8.3 Do Acompanhamento da Execução Contratual
8.3.1 Uma vez autuados e distribuídos, os processos de acompanhamento da
execução de contratos e atos jurídicos análogos terão como primeiro ato de
instrução a necessária vistoria, cujas constatações integrarão o laudo da
Fiscalização, aplicando-se a qualquer objeto contratual o abaixo especificado.
8.3.1.1 É conveniente, especialmente no caso de obras e serviços, que haja
fotografias ilustrando a visita.
8.3.1.2 Nos contratos de prestação de serviços de limpeza, vigilância e
outros que dependam da utilização de pessoal, é importante a conferência do
número de empregados em atividade no momento da fiscalização.
8.3.2 A instrução do ajuste ficará a cargo da DF ou UR que o selecionou;
todavia, se o local de execução do objeto estiver sob a jurisdição de outra
Diretoria ou Unidade Regional, o acompanhamento da execução contratual
caberá àquela DF/UR. Caso o acompanhamento da execução contratual
abranja território jurisdicionado de mais de uma DF ou UR, o acompanhamento
da execução caberá à DF/UR onde ocorrerá a maior parcela da execução.
8.3.2.1 As visitas de acompanhamento da execução contratual deverão ser
previamente agendadas no PFIS, atentando-se quanto à devida previsão de
diárias e transporte.
8.3.2.2 Após a fiscalização “in loco”, lançar no sistema PFIS a confirmação da
visita, e, posteriormente, as etapas seguintes: encaminhamento do relatório ao
GDF/GUR e conclusão da Fiscalização, quando do encaminhamento ao
Relator.
8.3.3 Caberá ao Coordenador do Núcleo de Acompanhamento de Execução
Contratual - NAEC, nos termos do item 13 desta Ordem de Serviço, comunicar,
periodicamente, aos DSFs e às DFs e URs, quais processos estarão em
procedimento de acompanhamento naquela dependência.
8.3.4 Nos casos previstos nos itens 8.3.2 e 8.3.3, os processos do
acompanhamento da execução contratual deverão ser transferidos ao setor
competente (DF/UR/NAEC), no PFIS, e os autos eletrônicos deverão ser
encaminhados à unidade fiscalizadora para juntada da informação pertinente
ao acompanhamento da execução.
8.3.4.1 Os processos de acompanhamento da execução contratual instruídos
por DF/URs deverão ser encaminhadas diretamente ao Relator, após a devida
cientificação dos responsáveis, se necessário.
8.3.4.2 Os processos de acompanhamento da execução contratual instruídos
pelo NAEC deverão retornar à DF original, para cientificação dos responsáveis,
se necessário, e encaminhamento ao Relator.
8.3.5 A periodicidade do acompanhamento de execução dos contratos e atos
jurídicos análogos, inclusive de obras e serviços de engenharia, após a
primeira visita, dependerá dos achados da Fiscalização quando da verificação
documental e das inspeções “in loco”, sem prejuízo de outras medidas
determinadas pelo Relator. A visita final deverá ocorrer por ocasião da notícia
de seu término ou recebimento do objeto, para fins de instrução da matéria
para ser submetida a julgamento, com a necessária menção aos autos em que
está sendo analisado o “Termo de Recebimento Definitivo”, nos moldes do art.
107 das Instruções nº 01/2020, e demais documentos pertinentes. Nos casos
em que a compra ou serviço deva se efetivar de forma total e imediata, será
feita visita única, juntando-se os comprovantes da entrega.
8.3.5.1 Havendo retorno dos autos para prosseguimento do
acompanhamento da execução contratual sem definição de prazo, poderá o
Diretor da DF/UR propor ao Relator a periodicidade de visita que entenda
adequada.
8.3.5.2 As instruções relativas a novas visitas deverão sempre constar do
mesmo processo inicial de acompanhamento da execução contratual.
8.3.5.3 Havendo alteração de algum dos responsáveis pelo órgão/entidade que
assinou o Termo de Ciência e Notificação inicial, constatada por ocasião da
visita de acompanhamento, novo Termo de Ciência e Notificação deverá ser
providenciado, somente pelo(s) novo(s) responsável(is), acompanhado da(s)
Declaração(ões) de Atualização Cadastral.
8.3.6 A autuação de eventuais Termos Aditivos será necessária para a
realização de novas vistorias.
8.3.7 A Fiscalização deverá se utilizar dos elementos e documentos abaixo
listados, sempre que necessário, quando da realização das visitas, em se
tratando de obras e serviços de engenharia, solicitando sua juntada aos autos
do acompanhamento da execução contratual:
a) projetos básico e executivo;
b) planilhas de orçamento;
c) memorial descritivo;
d) cronograma físico-financeiro atualizado;
e) planilhas de medição;
f) ordens de pagamentos efetuados;
g) relatório fotográfico georreferenciado, se possível, legível e datado com
indicações e informações das imagens;
h) demais elementos e/ou documentos que entender necessários.
8.3.8 A Fiscalização deverá se utilizar dos elementos e documentos abaixo
listados, sempre que necessário, quando da realização das visitas, em se
tratando de compras e prestação de serviços, solicitando sua juntada aos autos
do acompanhamento da execução contratual:
a) contrato, anexos e ou documentos que estabeleçam com clareza o que,
como, quando e onde será realizado o objeto;
b) notas fiscais e ordens de pagamentos efetuados;
c) demais elementos e/ou documentos que entender necessários.
8.3.9 Encontram-se disponíveis na página dos DSFs, na Intranet, os modelos
de “Roteiro de Verificação de Acompanhamento de Execução Contratual”,
abrangendo obras, serviços de engenharia e compras e outros serviços.
8.3.10 Os documentos enviados em cumprimento ao disposto na Lei nº
9.076/95 (sobre o controle das quantidades de serviços em contratos para
execução de obras e/ou serviços de engenharia) serão recebidos
eletronicamente e autuados individualmente, conforme folha de rosto disponível
no e-TCESP, devendo ser objeto de análise pela Fiscalização, que verificará
sua integralidade e/ou requisitará os documentos faltantes, de modo a obter
todas as relações exigidas na Lei, possibilitando que o processo seja instruído
e submetido ao Relator.
8.3.10.1 Nos processos físicos, em trâmite na Casa, a documentação
enviada em cumprimento à Lei nº 9.076/95 deverá ser juntada nos autos do
contrato inicial, seguindo-se o acima disposto.
8.4 Da Instrução dos Termos Contratuais
8.4.1 A instrução dos contratos e atos jurídicos análogos, do
acompanhamento da execução contratual, bem como dos termos aditivos,
deverá seguir modelos disponibilizados nas pastas dos DSFs.
8.4.2 Caberá às áreas de fiscalização a adoção de providências perante os
órgãos e entidades fiscalizados para obtenção de documentos ou
esclarecimentos que completem a formalização do processo, instruindo-o no
mérito.
8.4.3 Os procedimentos de fiscalização deverão ser ultimados em até 60 dias
após a entrada dos processos. As solicitações de prazo adicional, nos termos
do Regimento Interno, deverão ser remetidas ao Relator com prévio trânsito
pela SDG, em até cinco dias úteis anteriores ao vencimento do prazo
regimental.
8.4.4 Deverão constar obrigatoriamente na instrução dos autos as diligências
para complementação dos documentos enviados, o descumprimento a
dispositivos legais, bem como as reincidências praticadas pelos
jurisdicionados, situações que deverão, ainda, ser acompanhadas de proposta
de aplicação de multa, restrita à avaliação do Diretor da DF/UR, nos termos da
Lei Orgânica deste Tribunal.
8.4.5 A pesquisa no e-TCESP para verificação quanto à existência de exames
prévios relativos aos editais em exame, ou eventuais editais revogados, mas
pertinentes ao mesmo objeto, deverá preceder à instrução dos contratos
selecionados.
8.4.6 Por ocasião da instrução de termos aditivos, a Fiscalização deverá
certificar, se for o caso, o cumprimento ao artigo 107 das Instruções nº
01/2020, relativo ao encerramento do contrato.
8.4.7 A inserção de documentos no processo eletrônico deverá ocorrer em
arquivos individualizados por tipo de documento, nomeados em face do seu
conteúdo, conforme orientações do e-TCESP.
8.4.8 Constatadas irregularidades no exame da licitação e/ou do contrato, bem
como dos termos aditivos e da execução contratual, antes de remeter ao
Relator, o Diretor da Unidade de Fiscalização deverá cientificar eletronicamente
os responsáveis pelo órgão/entidade jurisdicionado, por meio de funcionalidade
específica do Sistema e-TCESP, certificando-se previamente de que os dados
dos gestores/responsáveis e demais interessados encontram-se atualizados no
cadastramento dos autos.
8.4.8.1 Caso os dados não estejam de acordo com aqueles constantes dos
Termos de Ciência e de Notificação, a Fiscalização deverá solicitar ao Centro
de Gestão do e-TCESP, por meio do “Fale Conosco”, a respectiva atualização
do Banco de Dados.
8.4.8.2 Os autos eletrônicos relativos à instrução do Termo Contratual,
bem como aqueles destinados ao Acompanhamento da Execução Contratual,
serão remetidos diretamente ao Gabinete do Relator para fins de julgamento.
8.4.9 A instrução dos termos aditivos dos processos – físicos ou eletrônicos -
ainda em trâmite na Casa, encaminhados por força das Instruções nº 01 e
02/2008, alteradas pela Resolução nº 07/2014, deverá atender ao modelo
próprio disponibilizado pelos DSFs.
8.4.9.1 As eventuais irregularidades constatadas no exame de ajustes em
meio físico deverão ser comunicadas ao responsável pelo órgão ou entidade,
por meio de ofício de cientificação expedido pelos Diretores da DF/UR via
mensagem eletrônica, conforme modelo disponibilizado pelos DSFs,
submetendo, em seguida, o processo ao Relator para fins de julgamento.
8.4.9.2 Caso não sejam constatadas irregularidades na análise de
referidos Termos capazes de comprometer a matéria, os autos seguirão para
conhecimento e diferimento da matéria, com prévio trânsito pela Procuradoria
da Fazenda do Estado (PFE) (se for o caso) e Ministério Público de Contas
(MPC). Caso ainda não haja Auditor designado para o feito, os autos deverão
seguir para o Gabinete da Presidência, ou deverá ser solicitada, diretamente no
processo eletrônico, a designação de Auditor.
8.4.10 Será procedido o acompanhamento da execução contratual dos
processos físicos, em trâmite na Casa, até o final de sua vigência, respeitandose
a periodicidade prevista no item 8.3.5.
8.5 Dos Exames Prévios de Edital
8.5.1 Recebidos processos eletrônicos relativos a Exame Prévio de Edital,
deverá a Fiscalização providenciar as anotações necessárias para fins de
acompanhamento das determinações contidas na respectiva decisão,
retornando-os ao Gabinete do Relator no prazo máximo de 48 horas.
8.5.2 A Fiscalização deverá cuidar para que todas as ocorrências dignas de
registro sejam noticiadas somente nos autos que vierem a ser formados para
abrigar o contrato decorrente.
8.5.3 Caso eventual contrato firmado, decorrente de licitação submetida a
Exame Prévio de Edital, não seja objeto de seleção e análise conforme previsto
nos itens 8.1.2 a 8.1.4 desta Ordem de Serviço, caberá à Fiscalização analisálo
por ocasião da fiscalização ordinária. Constatadas falhas relevantes ou
descumprimento de decisão, o termo contratual deverá ser autuado, nos
termos do item 8.1.11, e analisado, informando-se as irregularidades
constatadas.
8.5.4 Independentemente do recebimento dos processos para anotações, é
imprescindível a pesquisa de eventuais Exames Prévios julgados, ou
indeferidos e arquivados no período, antes da fiscalização das contas, para
inclusão necessária de respectivos processos licitatórios na amostragem de
licitações/contratos.
8.6 Das Representações
8.6.1 Os processos ou expedientes relativos a Representações sobre
licitações, contratos ou atos jurídicos análogos serão encaminhados
eletronicamente à DF/UR correspondente, que deverá cumprir as
determinações do Relator.
8.6.2 No caso de determinação para subsidiar a futura contratação, a DF/UR
correspondente deverá verificar se houve a celebração do ajuste, em consulta
ao Sistema Audesp ou por meio de requisição à Origem. Tais providências não
deverão aguardar a realização da fiscalização ordinária no órgão contratante.
8.6.3 Enquanto não ocorrer a contratação, o expediente ou processo de
Representação deverá ser objeto de acompanhamento permanente, para
futura instrução. Havendo perda de objeto decorrente da anulação ou
revogação do certame, o processo ou expediente deverá ser encaminhado ao
Relator, com a informação pertinente.
8.6.4 Efetivada a contratação e havendo determinação do Relator, deverá a
Fiscalização requisitar o envio do contrato e da documentação pertinente, nos
termos do item 8.1.4 desta Ordem de Serviço, devendo a Representação ser
instruída com a menção dos autos protocolados para tratar da matéria - Termo
Contratual -, fazendo-se, inclusive, referência aos aspectos observados na
informação do contrato. Havendo determinação, deverá também ser objeto de
acompanhamento da execução contratual.
8.6.5 Não havendo determinação do Relator para autuação do contrato,
deverá a Fiscalização requisitar a documentação necessária à instrução da
Representação, encaminhando-a ao Relator.
8.6.6 Os contratos autuados em decorrência de determinação em
Representações serão sempre submetidos a julgamento do Relator da
Representação, inclusive seus Termos Aditivos posteriores.
8.7 Do Comunicado das Sanções Administrativas
8.7.1 A comunicação de aplicação de sanções administrativas será efetuada
diretamente pelos Poderes, Órgãos e Entidades, em conformidade com o
Sistema Apenados, disponível na página eletrônica do TCESP.
8.7.2 Na instrução dos contratos e atos jurídicos análogos, a Fiscalização
deverá consultar a Relação de Apenados, disponível na página eletrônica do
TCESP, para fins de verificação quanto à aplicação de penalidades à
contratada.
8.8 Da Implantação dos Processos de Acompanhamento da Execução
de Contratos de Concessão / Permissão e Parcerias Público Privadas-PPP
8.8.1 Os contratos relativos a Parcerias Público Privadas-PPP e Concessão ou
Permissão de Serviços Públicos, sejam da malha rodoviária estadual,
aeroportos ou demais serviços, selecionados para exame nos termos dos itens
8.1.2 e 8.1.3 desta Ordem de Serviço, sejam por determinação do Conselheiro,
deverão ser objeto de acompanhamento da execução, por meio de visitas “in
loco”.
8.8.2 A primeira visita ocorrerá por ocasião da instrução inicial do contrato e as
demais, no mínimo, anualmente, a critério do Conselheiro, ou ainda, a critério
do Diretor da Unidade de Fiscalização, quando entender necessárias.
8.8.3 A autuação do primeiro processo de “acompanhamento de
concessões/permissões”, por dependência aos autos do contrato inicial,
ocorrerá imediatamente após a autuação do contrato, para instrução da
primeira visita. Este mesmo processo de acompanhamento deverá abrigar a
documentação prevista nos arts. 105 e 106 das Instruções nº 01/2020, relativa
ao primeiro ano civil de vigência, a ser enviada até o dia 30 de junho do
exercício seguinte.
8.8.4 Os processos subsequentes serão autuados no início de cada exercício,
anteriormente à data da visita anual e/ou recebimento da documentação
prevista nos arts. 105 e 106 das Instruções nº 01/2020, lembrando que cada
processo de acompanhamento de concessão/permissão será anual e deverá
abarcar visitas e documentos pertinentes ao mesmo exercício.
8.8.5 As DFs e URs deverão adotar medidas de controle perante o
jurisdicionado quanto ao envio da documentação dentro dos prazos
estabelecidos nas Instruções vigentes deste Tribunal.
8.8.6 Os processos de acompanhamento da execução serão devidamente
instruídos e encaminhados ao Relator.
8.8.7 Em relação aos processos autuados fisicamente e ainda em trâmite na
Casa, caberá à Fiscalização providenciar a autuação física de processos de
acompanhamento das concessões de malha rodoviária e PPP, que receberão
o mesmo número dos autos do Contrato, com a implantação de código
diferenciado entre o respectivo número e ano de seu registro, como a seguir
especificado:
Processo originário: TC-00000/026/XX;
Processo de Acompanhamento: TC-00000/701/XX.
8.8.7.1 O dígito 7 indicará o tipo de processo. Os dois dígitos seguintes,
variáveis de acordo com o prazo de duração do contrato de concessão ou
permissão, representarão o número do relatório anual a ser encaminhado na
forma prevista nas Instruções vigentes deste Tribunal, partindo do número 01
para o 1º relatório, e assim sucessivamente, até o término da vigência do
contrato.
9 DOS REPASSES ESTADUAIS AOS MUNICÍPIOS
9.1 Da Remessa dos Convênios Estaduais
9.1.1 Os convênios estaduais que atingirem o valor de remessa previsto nas
Instruções vigentes deverão ser recebidos na unidade protocoladora,
obrigatoriamente por meio digital, à qual caberá providenciar a sua autuação no
processo eletrônico, observando-se a formatação prevista nas disposições
atinentes ao e-TCESP.
9.1.1.1 Os órgãos/entidades que tiverem autorização para cadastramento do
processo deverão fazê-lo diretamente via “web”, observando-se a formatação
prevista nas disposições atinentes ao e-TCESP.
9.1.2 Detectada a ausência de remessa no prazo regulamentar, a Fiscalização
deverá proceder à imediata requisição, a ser providenciada pelo fiscalizado no
prazo máximo de cinco dias úteis, reiterando-a, após o decurso do prazo fixado
sem atendimento. Depois de esgotadas todas as providências, sem sucesso, a
inadimplência deverá ser apontada no processo de Controle de Prazo das
Resoluções e Instruções, conforme previsto no item 12 desta Ordem de
Serviço.
9.1.3 A unidade protocoladora, no ato do recebimento e autuação do processo
eletrônico dos convênios estaduais, deverá verificar se as informações
requeridas nas folhas de rosto disponíveis no “Portal e-TCESP” foram
integralmente preenchidas - em especial quanto à fonte de recursos, e em
consonância com o Termo de Ciência e de Notificação, de remessa obrigatória
e necessariamente acompanhado da(s) Declaração(ões) de Atualização
Cadastral, identificando os responsáveis e demais interessados. Os
documentos digitais encaminhados em desacordo com as disposições
atinentes ao e-TCESP deverão ser restituídos à Origem para fins de efetivo
atendimento às normas vigentes deste Tribunal.
9.1.3.1 A correta identificação das partes intervenientes será de
responsabilidade do servidor que deverá, nos casos de intervenientes já
cadastrados, proceder à verificação de todos os dados registrados e, se
necessário, providenciar a sua alteração/atualização em campo específico do
Sistema e-TCESP (Passo 3 do cadastramento).
9.1.4 Depois de autuados no Sistema do Processo Eletrônico, sob o código 51
– Repasses a Órgãos Públicos – Convênio, os processos serão encaminhados
à Fiscalização para fins de triagem.
9.1.5 A DF ou UR, de posse do processo eletrônico do convênio, deverá
certificar, em cláusulas financeiras e/ou orçamentárias do referido ajuste, a
classificação da despesa para identificar a UGE ordenadora e, se for o caso,
propor ao Gabinete da Presidência a retificação do cadastramento do processo
para fazer constar, no campo “Convenente”, a UGE ordenadora e não a
Secretaria Estadual.
9.1.6 Após efetuar a triagem do processo, a Fiscalização o restituirá ao
Gabinete da Presidência para fins de distribuição, com proposta de retorno dos
autos para instrução.
9.1.7 Termos Aditivos, Modificativos ou Complementares e os Distratos
relativos aos convênios mencionados no item 9.1.1 retro deverão,
obrigatoriamente, ser recebidos por meio digital pelas unidades protocoladoras
ou cadastrados diretamente via “web”, pelos órgãos/entidades autorizados,
para autuação em processos distintos, por dependência do processo principal,
observando-se a formatação prevista nas disposições atinentes ao e-TCESP.
9.2 Das Propostas de Distribuição dos Processos de Convênios
Estaduais
9.2.1 Os convênios estaduais autuados eletronicamente serão encaminhados à
DF/UR para triagem, ocasião em que serão verificados a pertinência de sua
autuação, a correção dos dados informados, a fonte de recursos, o correto
cadastramento dos responsáveis/ interessados - de acordo com o Termo de
Ciência e de Notificação, a existência de expedientes/representações que
versem sobre a matéria, bem como efetuada a proposta de eventual correção
dos dados informados e de seu cadastramento.
9.2.2 Constatada a impertinência da autuação ou falhas insanáveis no
cadastramento, a Fiscalização deverá devolver os autos ao Gabinete da
Presidência, com proposta de seu arquivamento, informando necessariamente
à Origem, para regularização da remessa.
9.2.3 Verificada a regularidade da autuação, a Fiscalização deverá providenciar
a devolução dos autos ao Gabinete da Presidência, no prazo máximo de dois
dias úteis, com a proposta de distribuição aleatória ou preventiva. Neste último
caso, deverão ser indicados o Relator e o TC originário que motivou a
prevenção.
9.2.4 A autuação dos processos eletrônicos relativos aos convênios estaduais
deverá conter informações precisas quanto à fonte de recursos que os
custeiam, uma vez que esses dados serão utilizados para identificar o
tratamento a ser dado quando da proposta de distribuição dos feitos e
respectiva instrução, na forma dos itens seguintes.
9.2.5 Caso seja identificado que a fonte dos recursos é exclusivamente federal,
deverá ser utilizada manifestação específica para propor à Presidência da
Casa o arquivamento do processo. Entretanto, deverão ser observados os
casos em que o ajuste inicial contém previsão de ser integralmente custeado
por recursos federais, todavia também prevê que, por meio de termos aditivos,
possam ser acrescidos recursos de outras fontes, fato este que, de plano, torna
exigível nossa análise.
9.2.6 Não havendo a utilização de recursos federais e/ou se presente a
indicação de recursos federais que estejam acrescidos de qualquer importância
de outras fontes, o feito receberá tratamento para distribuição e instrução.
9.2.7 Tanto os convênios estaduais como todos os feitos dele decorrentes que
vierem a ser celebrados pelos órgãos municipais beneficiários, e
encaminhados ao Tribunal, receberão proposta de distribuição ao mesmo
Relator. Dessa forma, as DFs e URs deverão efetuar pesquisa no Sistema do
Processo Eletrônico, a fim de constatar qual ajuste foi remetido primeiro ao
Tribunal. Este receberá a distribuição aleatória; os seguintes, ao longo da
vigência do mesmo convênio, conterão proposta de distribuição por prevenção.
9.2.8 Na existência de representações ou expedientes versando sobre
convênios estaduais e havendo determinação do Relator para que o conteúdo
subsidie a análise do ajuste, será feita proposta de distribuição por prevenção.
9.3 Da Instrução dos Termos de Convênio
9.3.1 A instrução dos convênios estaduais deverá observar, sempre, o disposto
no Regimento Interno deste Tribunal e os modelos de análise disponíveis na
página dos DSFs na “Intranet”.
9.3.1.1 As solicitações de prazo adicional, com fundamento no Regimento
Interno deste Tribunal, deverão ser remetidas ao Relator, com prévio trânsito
pela SDG, em até cinco dias anteriores ao vencimento do prazo regimental.
9.3.2 Antes de remeter o feito à apreciação do Relator, a Fiscalização esgotará
todas as providências com vistas a sanear os autos, na conformidade do
Regimento Interno.
9.3.3 Quando a Fiscalização concluir pela regularidade do convênio, o
processo será submetido a exame de conhecimento - ainda que verificado
desatendimento a exigências contidas nas Instruções do Tribunal, desde que
não comprometa os atos praticados -, devendo solicitar a designação de
Auditor, diretamente no processo eletrônico. Em seguida, remeter os autos ao
Gabinete do Auditor designado para diferimento da apreciação da matéria, sem
embargo de eventuais recomendações que se fizerem necessárias, com prévio
trânsito pela PFE e MPC.
9.3.4 Constatadas irregularidades no exame do convênio, antes de remessa ao
Relator, o Diretor da Unidade de Fiscalização deverá se utilizar da cientificação
eletrônica, por meio de funcionalidade específica do Sistema e-TCESP,
certificando-se previamente de que os dados dos gestores/responsáveis e
demais interessados encontram-se atualizados no cadastramento dos autos.
9.3.4.1 Caso os dados não estejam de acordo com aqueles constantes dos
Termos de Ciência e de Notificação, a Fiscalização deverá solicitar ao Centro
de Gestão do e-TCESP, por meio do “Fale Conosco”, a respectiva atualização
do Banco de Dados.
9.3.5 Os processos de convênios com indícios de irregularidades, e aqueles
sobre os quais incida representação ou denúncia, seguirão para exame de
julgamento.
9.4 Dos Processos de Prestações de Contas de Convênios Estaduais
celebrados com valor igual ou superior ao limite estabelecido nas
Instruções vigentes
9.4.1 Sempre que houver a remessa de convênio estadual, caberá à DF ou UR
que instruiu o convênio, além de suas atribuições de análise da matéria,
providenciar, no exercício seguinte ao repasse, a autuação de processo
eletrônico destinado à análise da prestação de contas até que se esgote a
vigência do respectivo convênio, a partir dos seguintes procedimentos:
9.4.1.1 Elaborar a folha de rosto a partir do modelo disponível no “Portal e-
TCESP”, que deve espelhar os dados relativos ao ajuste que lhe deu causa,
sendo este o primeiro documento que deverá ser inserido quando da autuação
do processo eletrônico.
9.4.1.2 Indicar exclusivamente o montante de recursos estaduais envolvidos.
9.4.1.3 Adotar as medidas voltadas à implantação no Sistema do Processo
Eletrônico dos dados necessários à identificação dos processos de Repasses a
Órgãos Públicos, no código 52 – Prestação de Contas – Convênios, de modo
que sejam cadastrados por dependência aos autos eletrônicos do convênio que
lhes deu causa e permitam a pesquisa individual e/ou conjunta, nos moldes
previstos no e-TCESP.
9.4.1.4 O processo autuado será distribuído automaticamente pelo Sistema do
Processo Eletrônico ao mesmo Relator para o qual foi distribuído o Convênio
que originou o processo de prestação de contas.
9.4.2 Os documentos enviados para comprovar a aplicação dos recursos
transferidos, nos moldes das Instruções vigentes deste Tribunal, serão
recebidos, obrigatoriamente por meio digital, pela Seção de Protocolo da Sede
ou das URs, que os encaminhará às respectivas áreas de fiscalização.
9.4.3 As DFs e URs deverão adotar medidas de controle perante o órgão
concessor fiscalizado quanto ao envio da documentação mencionada no item
anterior, de forma que, logo após o prazo de 30 de junho do exercício seguinte
à transferência dos recursos ou da utilização de eventual saldo existente, seja
verificada a integralidade da remessa ou sejam obtidos os documentos
faltantes e/ou complementares às comprovações, a ser providenciado pelo
fiscalizado no prazo máximo de cinco dias úteis.
9.4.3.1 Após esgotadas todas as providências por parte da Fiscalização sem
obtenção da integralidade da prestação de contas, a inadimplência será
apontada no processo de Controle de Prazo das Resoluções e Instruções,
conforme previsto no item 12 desta Ordem de Serviço.
9.4.4 Para fins de instruir o processo da prestação de contas e com base no
“Demonstrativo Integral de Receitas e Despesas” do beneficiário (Anexo RP-02
às Instruções vigentes deste Tribunal) que a integra, as DFs e URs adotarão os
seguintes procedimentos:
9.4.4.1 Caberá à DF ou UR, que atua na área estadual onde o convênio foi
celebrado, selecionar, entre as despesas decorrentes ou não de ajustes
(tabelas constantes do referido Anexo RP-02), as que serão objeto de exame
documental junto ao órgão concessor e aquelas que serão examinadas “in
loco”, quando for o caso.
9.4.4.2 A Fiscalização deverá verificar, também, se as despesas decorrentes
ou não de ajustes foram objeto de análise em autos próprios ou em relatórios
de contas do conveniado, para avaliar os eventuais reflexos na instrução do
processo da prestação de contas, uma vez que o relatório deverá considerar:
a) o julgamento do convênio celebrado pelo órgão concessor;
b) o julgamento dos contratos ou atos jurídicos análogos celebrados pelo
beneficiário nos quais tenham sido utilizados recursos do convênio celebrado;
c) os resultados do exame da prestação de contas no órgão concessor e/ou no
órgão beneficiário, que abrangem, além dos documentos exigidos nas
Instruções vigentes, as demais despesas não encaminhadas ao Tribunal.
9.4.5 Na informação da Fiscalização, de responsabilidade da DF ou UR que
atua no órgão concessor, além dos resultados da verificação dos aspectos
formais, dos comprovantes das despesas decorrentes ou não de ajustes,
adequados aos modelos disponíveis na página dos DSFs na “Intranet”, deverão
ser também registrados:
9.4.5.1 As diligências para complementação dos documentos enviados, por
descumprimento às Instruções vigentes deste Tribunal e/ou a outro dispositivo
legal, com vistas a sanear os autos, na conformidade do Regimento Interno.
9.4.5.2 Os resultados das visitas realizadas nas obras e/ou serviços custeados
com os recursos transferidos à conta do convênio, quando for o caso. As visitas
serão registradas em termo de verificação próprio e deverão, sempre que
possível, contar com a presença do responsável pela execução e, conforme o
caso, de engenheiro-fiscal da Contratante e da Contratada.
9.4.5.3 O saldo dos recursos não utilizados no exercício que, com autorização
do órgão convenente poderá ser utilizado em exercícios futuros, com menção
de que este saldo será tratado no processo de prestação de contas a ser
autuado no próximo exercício, juntamente com os eventuais futuros repasses.
9.4.6 Para composição do processo de prestação de contas, a Fiscalização
deverá juntar aos autos eletrônicos os seguintes documentos:
a) prestação de contas enviada em atendimento às Instruções vigentes deste
Tribunal, constando obrigatoriamente o Parecer Conclusivo;
b) eventuais requisições de documentos referentes à complementação da
prestação de contas;
c) Ofício de Notificação em atendimento ao processo nº TC-A-30.973/026/00,
quando for o caso;
d) documentos comprobatórios dos achados da Fiscalização;
e) termo de verificação próprio, quando for o caso, disponível na página dos
DSFs na “Intranet”;
f) relatório da Fiscalização, bem como despachos da Chefia e Direção;
g) Termo de Ciência e de Notificação assinado pelos responsáveis,
necessariamente acompanhado da(s) Declaração(ões) de Atualização
Cadastral.
9.4.7 Quando a Fiscalização concluir pela regularidade da prestação de contas,
o processo será submetido a exame de conhecimento - ainda que verificado
desatendimento a exigências contidas nas Instruções do Tribunal, desde que
não comprometa os atos praticados -, devendo o Diretor da Unidade de
Fiscalização solicitar a designação de Auditor, diretamente no Sistema do
Processo Eletrônico. Em seguida, remeter os autos ao Gabinete do Auditor
designado para diferimento da apreciação da matéria, sem embargo de
eventuais recomendações que se fizerem necessárias, com prévio trânsito pela
Procuradoria da Fazenda do Estado e Ministério Público de Contas.
9.4.8 Constatadas irregularidades no exame da prestação de contas, antes da
remessa ao Relator, o Diretor da Unidade de Fiscalização deverá se utilizar da
cientificação eletrônica, por meio de funcionalidade específica do Sistema e-
TCESP, certificando-se previamente de que os dados dos
gestores/responsáveis e demais interessados encontram-se atualizados no
cadastramento dos autos.
9.4.8.1 Caso os dados não estejam de acordo com aqueles constantes dos
Termos de Ciência e de Notificação, a Fiscalização deverá solicitar ao Centro
de Gestão do e-TCESP, por meio do “Fale Conosco”, a respectiva atualização
do Banco de Dados.
9.4.9 Os processos de prestações de contas com indícios de irregularidades, e
aqueles sobre os quais incida representação ou denúncia, seguirão para
exame de julgamento.
9.4.10 O disposto no item 9.4 e seus subitens aplicam-se, naquilo que couber,
aos processos de prestações de contas a serem autuados em meio físico, vez
que os processos de convênio que lhes deram causa assim foram autuados,
considerando:
9.4.10.1 As eventuais irregularidades constatadas no exame de prestações
de contas em meio físico deverão ser comunicadas ao responsável pelo órgão
ou entidade, por meio de ofício de cientificação expedido pelos Diretores da
DF/UR via mensagem eletrônica, conforme modelo disponibilizado pelos DSFs,
submetendo, em seguida, o processo ao Relator para fins de julgamento.
9.5 Dos Processos de Prestações de Contas de Convênios Estaduais
celebrados com valor inferior ao limite estabelecido nas Instruções
vigentes
9.5.1 Os órgãos estaduais que tenham celebrado convênios com outros órgãos
públicos em valor inferior ao limite de remessa ao Tribunal encaminharão a
relação dos repasses financeiros efetuados no exercício anterior, nos moldes
do Anexo RP-01 às Instruções vigentes deste Tribunal.
9.5.1.1 Até o dia 30 de junho do exercício seguinte aos repasses, os órgãos
públicos convenentes deverão encaminhar ao Tribunal os pareceres
conclusivos sobre o valor anual total repassado, acrescido dos rendimentos de
aplicação financeira, relativos a cada convênio assinado e/ou em vigor no
exercício e, igualmente, para cada valor total, o “Demonstrativo Integral de
Receitas e Despesas” apresentado pelos respectivos beneficiários (Anexo RP-
02 às Instruções vigentes deste Tribunal).
9.5.1.2 Os documentos mencionados nos itens anteriores serão recebidos pela
unidade protocoladora, obrigatoriamente por meio digital, que os encaminhará
às respectivas áreas de fiscalização.
9.5.2 As DFs e URs deverão adotar medidas de controle perante o órgão
concessor fiscalizado quanto ao envio da documentação mencionada no item
anterior, de forma que, logo após o prazo de 30 de junho do exercício seguinte
à transferência dos recursos, seja verificada a integralidade da remessa ou
sejam obtidos os documentos faltantes e/ou complementares às
comprovações, a serem providenciados pelo fiscalizado no prazo máximo de
cinco dias úteis.
9.5.2.1 Após esgotadas todas as providências por parte da Fiscalização, sem
obtenção da integralidade da documentação prevista no item 9.5.1 e seu
subitem 9.5.1.1, a inadimplência será apontada no processo de Controle de
Prazo das Resoluções e Instruções, conforme previsto no item 12 desta Ordem
de Serviço.
9.5.3 As relações e pareceres antes indicados também serão objeto de
imediata verificação de consistência quanto aos valores repassados, por meio
de cruzamento com os dados extraídos dos sistemas SIAFEM/SIGEO e/ou dos
balancetes de despesa dos órgãos concessores não integrados aos citados
Sistemas. As divergências serão objeto de imediata diligência para obtenção
das relações integrais e, na mesma proporção, substituição e/ou entrega dos
pareceres e demonstrativos.
9.5.4 Para fins de instrução do processo de prestações de contas e com base
no “Demonstrativo Integral de Receitas e Despesas” dos beneficiários (Anexo
RP-02 às Instruções vigentes deste Tribunal) que as integra, as DFs e URs
adotarão os seguintes procedimentos:
9.5.4.1 Caberá à DF ou UR, que atua na área estadual na qual os convênios
foram celebrados, selecionar, por amostragem, os repasses que serão objeto
de análise e, dentre estes, eleger, dentre as despesas decorrentes ou não de
ajustes (tabelas constantes do referido Anexo RP-02), as que serão objeto de
exame documental junto ao órgão concessor e aquelas que serão examinadas
“in loco” onde a obra estiver sendo executada ou o serviço prestado, quando
for o caso.
9.5.4.2 A Fiscalização deverá verificar, também, por amostragem, se as
despesas decorrentes ou não de ajustes foram objeto de análise em autos
próprios ou em relatórios de contas dos conveniados, para avaliar os eventuais
reflexos na instrução, uma vez que o relatório que integrará os processos de
prestações de contas deverá considerar:
a) o julgamento dos contratos ou atos jurídicos análogos celebrados pelo
beneficiário nos quais tenham sido utilizados recursos do convênio celebrado;
b) os resultados do exame da prestação de contas no órgão concessor e/ou no
órgão beneficiário, que abrangem, além dos documentos exigidos nas
Instruções vigentes, as demais despesas não encaminhadas ao Tribunal.
9.5.4.3 A unidade de instrução deverá realizar, no exercício seguinte à
transferência dos recursos, as fiscalizações perante o órgão concessor para
fins de análise documental das transferências e prestações de contas.
9.5.5 Na informação da Fiscalização, de responsabilidade da DF ou UR que
atua no órgão concessor, além dos resultados da verificação dos aspectos
formais, dos comprovantes das despesas decorrentes ou não de ajustes, a ser
adequados aos modelos disponíveis na página dos DSFs na “Intranet”, deverão
ser também registrados:
9.5.5.1 As diligências para complementação dos documentos enviados, por
descumprimento às Instruções vigentes deste Tribunal e/ou a outro dispositivo
legal, com vistas a sanear os autos, na conformidade do Regimento Interno.
9.5.5.2 Os resultados das visitas realizadas nas obras e/ou serviços custeados
com os recursos transferidos à conta do convênio, quando for o caso. As visitas
serão registradas em termo de verificação próprio e deverão, sempre que
possível, contar com a presença do responsável pela execução e, conforme o
caso, de engenheiro-fiscal da Contratante e da Contratada.
9.5.6 A autuação dos processos eletrônicos será efetuada pela Fiscalização, na
conformidade das conclusões dos exames, utilizando os modelos de folha de
rosto disponíveis na página do “Portal e-TCESP”, sendo este o primeiro
documento a ser inserido quando da autuação do processo eletrônico,
acompanhado da Relação dos Beneficiários quando a autuação for conjunta,
sendo que:
9.5.6.1 Será autuado um único processo eletrônico para tratar, em conjunto,
das prestações de contas consideradas regulares - ainda que verificado
desatendimento a exigências contidas nas Instruções do Tribunal, desde que
não comprometa os atos praticados -, de todos os convênios firmados no
exercício. Nos exercícios seguintes, os repasses oriundos desses mesmos
convênios, bem como os saldos remanescentes autorizados, desde que
considerados regulares, deverão ser examinados em novos processos,
autuados e distribuídos por prevenção ao mesmo Relator do processo inicial,
com designação ao mesmo Auditor, devendo ser referenciados aos mesmos,
até que se esgote a vigência dos respectivos convênios. Cada processo será
autuado com o valor total repassado no exercício, acrescido das aplicações
financeiras.
9.5.6.1.1 O referenciamento dos processos de que trata o item anterior deverá
ser efetuado pela própria Fiscalização, no momento de autuação do processo,
seguindo os procedimentos previstos nas disposições atinentes ao e-TCESP.
9.5.6.1.2 Nos exercícios seguintes, se for constatada alguma ocorrência que
impeça o exame de conhecimento do saldo remanescente e/ou de repasses
futuros de algum convênio que esteja relacionado no processo autuado de
forma conjunta, a Fiscalização deverá apartar o saldo e/ou repasse para
autuação em processo individual, devendo ser distribuído por prevenção ao
mesmo Relator do processo autuado na forma do item 9.5.6.1 e ser
referenciado ao mesmo. Nos exercícios seguintes, os repasses oriundos desse
mesmo convênio, bem como os saldos remanescentes autorizados, mesmo
que considerados regulares, deverão ser examinados em novos processos,
autuados de forma individual e distribuídos por prevenção ao mesmo Relator
do processo inicial, devendo ser referenciado ao primeiro processo autuado de
forma individual, até que se esgote a vigência do respectivo convênio.
9.5.6.2 As prestações de contas de convênios firmados anteriormente à
entrada em vigor da presente Ordem de Serviço terão seus repasses futuros
tratados em processo à parte ao primeiro processo que for autuado nos termos
do item 9.5.6.1 retro.
9.5.6.3 Os repasses que tiverem suas prestações de contas com indícios de
irregularidades, e aqueles sobre os quais incida representação ou denúncia,
serão autuados individualmente no processo eletrônico.
9.5.6.4 Repasse público de valor inferior a 2.500 (duas mil e quinhentas)
Ufesps não integrará processo cadastrado para análise de prestação de
contas.
9.5.7 Os processos que cuidarem de repasses efetuados pelo “Fundo Estadual
de Assistência Social” e/ou “Gabinete do Secretário”, da Secretaria Estadual de
Desenvolvimento Social, deverão mencionar estas UGEs como órgão público
concessor, conforme o caso. Também deverão indicar a UGE responsável pela
fiscalização e acompanhamento da aplicação dos recursos repassados.
9.5.8 Procedida a autuação do processo eletrônico pela Fiscalização, nos
códigos 53-C - Repasses a Órgãos Públicos – Prestação de Contas –
Convênios de valor inferior ao limite de remessa ao Tribunal – Instrução
Conjunta, ou 53-I - Repasses a Órgãos Públicos – Prestação de Contas –
Convênios de valor inferior ao limite de remessa ao Tribunal – Instrução
Individual, esta deverá neles juntar:
9.5.8.1 No processo objeto de autuação conjunta, em que as prestações de
contas possam ser submetidas ao exame de conhecimento, com ou sem
recomendação:
a) a relação dos beneficiários que integram os autos, prevista no art.122, II, das
Instruções nº 01/2020 (Anexo RP-01), contendo o número, ano e valor do
convênio e os valores totais repassados no exercício;
b) os pareceres conclusivos, com valores necessariamente confrontados com
os da relação indicada na alínea anterior;
c) planilha contendo a relação dos mesmos beneficiários, com os valores
relativos à fonte de recurso estadual, objeto da proposta do exame de
conhecimento, destacando valores aplicados e os saldos eventualmente
existentes, que deverão ser analisados em exercícios futuros (modelo
disponível na página dos DSFs, na “Intranet”);
d) declaração do órgão convenente de que foram elaborados, em todos os
processos originais, os respectivos Termos de Ciência e de Notificação,
necessariamente acompanhados da(s) Declaração(ões) de Atualização
Cadastral, assinados pelos interessados;
e) relatório de fiscalização e despachos de Chefia e Direção, conforme
modelos disponíveis na página dos DSFs na “Intranet”.
9.5.8.1.1 Antes de encaminhar o processo eletrônico ao Relator, o Diretor da
Unidade de Fiscalização deverá solicitar a designação de Auditor, diretamente
no Sistema do Processo Eletrônico, e, em seguida, remeter os autos ao
Gabinete do Auditor designado para diferimento da apreciação da matéria, sem
embargo de eventuais recomendações que se fizerem necessárias, com prévio
trânsito pela PFE e MPC.
9.5.8.2 No processo objeto de autuação individual, em que a prestação de
contas seja submetida ao exame de julgamento, com proposta de
irregularidade:
a) demonstrativo do valor total repassado ao beneficiário, computadas todas as
fontes de recurso;
b) parecer conclusivo, se houver, com valor necessariamente confrontado com
o demonstrativo indicado na alínea anterior;
c) demonstrativo indicando o mesmo beneficiário, contendo apenas o valor
relativo à fonte de recurso estadual, objeto da proposta do exame de
julgamento;
d) Termo de Ciência e de Notificação assinado pelos interessados,
necessariamente acompanhado da(s) Declaração(ões) de Atualização
Cadastral;
e) documentação que comprove as irregularidades encontradas;
f) relatório de fiscalização e despachos de Chefia e Direção, conforme modelos
disponíveis na página dos DSFs na “Intranet”.
9.5.8.2.1 Antes de remeter os autos ao Relator, o Diretor da Unidade de
Fiscalização deverá se utilizar da cientificação eletrônica, por meio de
funcionalidade específica do Sistema e-TCESP, certificando-se previamente de
que os dados dos gestores/responsáveis e demais interessados encontram-se
atualizados no cadastramento dos autos.
9.5.8.2.2 Caso os dados não estejam de acordo com aqueles constantes dos
Termos de Ciência e de Notificação, a Fiscalização deverá solicitar ao Centro
de Gestão do e-TCESP, por meio do “Fale Conosco”, a respectiva atualização
do Banco de Dados.
9.5.8.2.3 Os autos serão remetidos ao Gabinete do Relator para o exame de
julgamento da matéria.
9.5.9 Como os processos cuidam de prestações de contas de convênios cujos
valores não atingiram o limite de remessa ao Tribunal, qualquer documentação
de suporte aos achados da Fiscalização a ser tratada nos autos deverá se
restringir e corresponder, exclusivamente, às eventuais questões que tiverem
maculado a prestação de contas, uma vez que o convênio ou seus termos
aditivos não poderão ser objeto de julgamento na sede deste tipo de processo.
9.6 Dos Processos de Prestações de Contas decorrentes de Repasses
Estaduais não precedidos de Convênios
9.6.1 Os órgãos estaduais que tenham repassado recursos de qualquer valor a
outros órgãos públicos sem a formalização de convênio encaminharão a
relação dos repasses financeiros efetuados no exercício anterior, nos moldes
do Anexo RP-01 às Instruções vigentes deste Tribunal.
9.6.1.1 Até o dia 30 de junho do exercício seguinte aos repasses, os órgãos
públicos concessores deverão encaminhar ao Tribunal os pareceres
conclusivos sobre o valor anual total repassado, acrescido dos rendimentos de
aplicação financeira e, igualmente, para cada valor total, o “Demonstrativo
Integral de Receitas e Despesas” apresentado pelos respectivos beneficiários
(Anexo RP-02 às Instruções vigentes deste Tribunal).
9.6.1.2 Os documentos mencionados nos itens anteriores serão recebidos pela
unidade protocoladora, obrigatoriamente por meio digital, que os encaminhará
às respectivas áreas de atuação dos órgãos públicos concessores.
9.6.2 As DFs e URs deverão adotar medidas de controle perante o órgão
concessor fiscalizado quanto ao envio da documentação mencionada no item
anterior, de forma que, logo após o prazo de 30 de junho do exercício seguinte
à transferência dos recursos, seja verificada a integralidade da remessa ou
obtidos os documentos faltantes e/ou complementares às comprovações,
providência a ser efetivada pelo fiscalizado no prazo máximo de cinco dias
úteis.
9.6.2.1 Após esgotadas todas as providências por parte da Fiscalização, sem
obtenção da integralidade da documentação prevista no item 9.6.1 e seu
subitem 9.6.1.1, a inadimplência será apontada no processo de Controle de
Prazo das Resoluções e Instruções, conforme previsto no item 12 desta Ordem
de Serviço.
9.6.3 As relações, demonstrativos e pareceres antes indicados também serão
objeto de imediata verificação de consistência quanto aos valores repassados,
por meio de cruzamento com os dados extraídos dos sistemas SIAFEM/SIGEO
e/ou dos balancetes de despesa dos órgãos concessores não integrados aos
citados Sistemas. As divergências serão objeto de imediata diligência para
obtenção das relações integrais e, na mesma proporção, substituição e/ou
entrega dos pareceres e relações de gastos.
9.6.4 Para fins de instrução do processo das prestações de contas e com base
no “Demonstrativo Integral de Receitas e Despesas” dos beneficiários (Anexo
RP-02 às Instruções vigentes deste Tribunal) que as integra, as DFs e URs
adotarão os seguintes procedimentos:
9.6.4.1 Caberá à DF ou UR, que atua na área estadual do órgão concessor,
selecionar, por amostragem, os repasses que serão objeto de análise e, dentre
estes, eleger as despesas, decorrentes ou não de ajustes (tabelas constantes
do referido Anexo RP-02), que serão objeto de exame documental perante o
órgão concessor e aquelas que serão examinadas nos locais onde a obra
estiver sendo executada ou o serviço prestado, quando for o caso.
9.6.4.2 A Fiscalização deverá verificar, também por amostragem, se as
despesas decorrentes ou não de ajustes foram objeto de análise em autos
próprios ou em relatórios de contas dos beneficiários, para avaliar os eventuais
reflexos na instrução, uma vez que o relatório que integrará os processos de
prestações de contas deverá considerar:
a) o julgamento dos contratos ou atos jurídicos análogos celebrados pelo
beneficiário nos quais tenham sido utilizados recursos do órgão concessor;
b) os resultados do exame da prestação de contas no órgão concessor e/ou no
órgão beneficiário, que abrangem, além dos documentos exigidos nas
Instruções vigentes, as demais despesas não encaminhadas ao Tribunal.
9.6.4.3 Realizar, no exercício seguinte à transferência dos recursos, as
fiscalizações perante o órgão concessor, para fins de análise documental das
transferências e prestações de contas.
9.6.5 Na informação da Fiscalização, de responsabilidade da DF ou UR que
atua no órgão concessor, além dos resultados da verificação dos aspectos
formais, dos comprovantes das despesas decorrentes ou não de ajustes, a
serem adequados aos modelos disponíveis na página dos DSFs na “Intranet”,
deverão ser também registrados:
9.6.5.1 As diligências para complementação dos documentos enviados, por
descumprimento às Instruções vigentes deste Tribunal e/ou a outro dispositivo
legal, com vistas a sanear os autos, na conformidade do Regimento Interno.
9.6.5.2 Os resultados das visitas realizadas nas obras e/ou serviços custeados
com os recursos transferidos, quando for o caso. As visitas serão registradas
em termo de verificação próprio e deverão, sempre que possível, contar com a
presença do responsável pela execução e, conforme o caso, de engenheirofiscal
da Contratante e da Contratada.
9.6.6 A autuação dos processos eletrônicos será efetuada pela Fiscalização, na
conformidade das conclusões dos exames, utilizando os modelos de folha de
rosto disponíveis na página do “Portal e-TCESP”, sendo este o primeiro
documento a ser inserido quando da autuação do processo eletrônico,
acompanhado da Relação dos Beneficiários nos casos em que a autuação for
conjunta, sendo que:
9.6.6.1 Será autuado um único processo eletrônico para tratar, em conjunto,
das prestações de contas consideradas regulares - ainda que verificado
desatendimento a exigências contidas nas Instruções do Tribunal, desde que
não comprometa os atos praticados -, de todos os repasses efetuados no
exercício.
9.6.6.1.1 No exercício seguinte, se for constatada alguma ocorrência que
impeça o exame de conhecimento do saldo remanescente, caso exista, a
Fiscalização deverá apartar o repasse para autuação individual, nos mesmos
moldes estabelecidos nos itens seguintes.
9.6.6.2 Os repasses que tiverem suas prestações de contas com indícios de
irregularidades, e aqueles sobre os quais incida representação ou denúncia,
serão autuados individualmente no processo eletrônico.
9.6.6.3 Repasse público de valor inferior a 2.500 (duas mil e quinhentas)
Ufesps não integrará processo cadastrado para análise de prestação de
contas.
9.6.7 Os processos que cuidarem de repasses efetuados pelo “Fundo Estadual
de Assistência Social” e/ou “Gabinete do Secretário”, da Secretaria Estadual de
Desenvolvimento Social, deverão mencionar estas UGEs como órgão público
concessor, conforme o caso. Também deverão indicar a UGE responsável pela
fiscalização e acompanhamento da aplicação dos recursos repassados.
9.6.8 Procedida a autuação do processo eletrônico pela Fiscalização, nos
códigos 54-C - Repasses a Órgãos Públicos – Prestação de Contas –
Auxílios/Subvenções/Contribuições – não precedidos de ajustes – Instrução
Conjunta, ou 54-I - Repasses a Órgãos Públicos – Prestação de Contas –
Auxílios/Subvenções/Contribuições – não precedidos de ajustes – Instrução
Individual, esta deverá neles juntar:
9.6.8.1 No processo objeto de autuação conjunta, em que as prestações de
contas possam ser submetidas ao exame de conhecimento, com ou sem
recomendação:
a) a relação dos beneficiários que integram os autos, com os valores totais
repassados, computadas todas as fontes de recurso;
b) os pareceres conclusivos, com valores necessariamente confrontados com
os da relação indicada na alínea anterior;
c) a relação dos mesmos beneficiários, com os valores relativos à fonte de
recurso estadual, objeto da proposta do exame de conhecimento, destacando
os saldos eventualmente existentes, que deverão ser analisados em exercícios
futuros (utilizar planilha específica disponibilizada pelos DSFs);
d) declaração do órgão concessor de que foram elaborados, em todos os
processos originais, os respectivos Termos de Ciência e de Notificação,
assinados pelos interessados e necessariamente acompanhados da(s)
Declaração(ões) de Atualização Cadastral;
e) relatório de fiscalização e despachos de Chefia e Direção, conforme
modelos disponíveis na página dos DSFs na “Intranet”, devendo constar
proposta de devolução dos autos à unidade de fiscalização, para a
continuidade da análise das prestações de contas dos saldos existentes, se for
o caso.
9.6.8.1.1 Antes de encaminhar o processo eletrônico ao Relator, o Diretor da
Unidade de Fiscalização deverá solicitar a designação de Auditor, diretamente
no Sistema do Processo Eletrônico, e, em seguida, remeter os autos ao
Gabinete do Auditor designado para diferimento da apreciação da matéria, sem
embargo de eventuais recomendações que se fizerem necessárias, com prévio
trânsito pela Procuradoria da Fazenda do Estado e Ministério Público de
Contas.
9.6.8.2 No processo objeto de autuação individual, em que a prestação de
contas seja submetida ao exame de julgamento, com proposta de
irregularidade:
a) demonstrativo do valor total repassado ao beneficiário, computadas todas as
fontes de recurso;
b) parecer conclusivo, se houver, com valor necessariamente confrontado com
o demonstrativo indicado na alínea anterior;
c) demonstrativo indicando o mesmo beneficiário, contendo apenas o valor
relativo à fonte de recurso estadual, objeto da proposta do exame de
julgamento;
d) Termo de Ciência e de Notificação assinado pelos interessados,
necessariamente acompanhado da(s) Declaração(ões) de Atualização
Cadastral conforme modelo contido no Anexo RP-03 das Instruções vigentes
deste Tribunal;
e) documentação que comprove as irregularidades encontradas;
f) relatório de fiscalização e despachos de Chefia e Direção, conforme modelos
disponíveis na página dos DSFs na “Intranet”.
9.6.8.2.1 Antes de remeter os autos ao Relator, o Diretor da Unidade de
Fiscalização deverá se utilizar da cientificação eletrônica, por meio de
funcionalidade específica do Sistema e-TCESP, certificando-se previamente de
que os dados dos gestores/responsáveis e demais interessados encontram-se
atualizados no cadastramento dos autos.
9.6.8.2.2 Caso os dados não estejam de acordo com aqueles constantes nos
Termos de Ciência e de Notificação, a Fiscalização deverá solicitar ao Centro
de Gestão do e-TCESP, por meio do “Fale Conosco”, a respectiva atualização
do Banco de Dados.
9.6.8.2.3 Os autos serão remetidos ao Gabinete do Relator para o exame de
julgamento da matéria.
9.7 Dos Convênios Municipais, dos Processos de Prestações de Contas
de Convênios Municipais de qualquer valor e dos Processos de
Prestações de Contas decorrentes de Repasses Municipais não
precedidos de Convênios.
9.7.1 Sempre que a Fiscalização constatar a celebração de convênios por
órgãos Municipais com outros órgãos públicos, bem como processos de
Prestações de Contas de Convênios Municipais de qualquer valor e de
Processos de Prestações de Contas decorrentes de Repasses Municipais a
órgãos públicos não precedidos de Convênios, analisará a matéria por ocasião
da fiscalização do órgão público municipal repassador dos recursos e tratará o
assunto no relatório de contas municipais, independentemente da conclusão
pela sua regularidade ou irregularidade.
9.8 Das Sanções Impeditivas a novas Transferências de Recursos
9.8.1 As DFs e URs deverão acompanhar a relação de sanções aplicadas aos
beneficiários a fim de subsidiar as fiscalizações e a instrução dos convênios. A
relação das ocorrências anotadas poderá ser consultada na página da
“Internet” deste Tribunal, na Relação de Apenados.
9.9 Do Procedimento após o Trânsito em Julgado dos Processos de
Convênios e de Prestações de Contas de valores repassados a Órgãos
Públicos
9.9.1 Retornando os autos após o trânsito em julgado, a Fiscalização cumprirá
o que for determinado pelo Relator.
9.9.2 Quando o processo tiver tramitado em meio físico, o seu arquivamento se
dará no Setor de Arquivo do Tribunal.
10 DOS REPASSES PÚBLICOS ESTADUAIS A ENTIDADES DO TERCEIRO
SETOR
10.1 Da Remessa e Cadastramento dos Contratos de Gestão, Termos de
Parceria, Termos de Colaboração, Termos de Fomento, Convênios e seus
respectivos Termos Aditivos celebrados pelos Órgãos Públicos com
entidades do Terceiro Setor.
10.1.1 Os Contratos de Gestão, Termos de Parceria, Termos de Colaboração,
Termos de Fomento e Convênios celebrados pelos Órgãos da Administração
Direta, Indireta e Fundacional do Estado com o Terceiro Setor, que atingirem o
valor de remessa previsto nas Instruções vigentes, deverão ser recebidos por
meio digital pela unidade protocoladora deste Tribunal, à qual caberá
providenciar seu cadastramento em processo eletrônico, observando-se a
formatação prevista nas disposições atinentes ao Sistema e-TCESP.
10.1.1.1 Os órgãos/entidades que possuírem autorização para cadastramento
do processo eletrônico deverão fazê-lo diretamente via “web”, observando-se a
formatação prevista nas disposições atinentes ao Sistema e-TCESP.
10.1.1.2 Para os ajustes recebidos exclusivamente por meio digital, caberá às
unidades protocoladoras atentar para a inserção de todos os dados
obrigatórios no cadastramento junto ao Sistema e-TCESP, em especial a fonte
de recursos, tomando por base os dados constantes da Folha de Rosto, os
quais devem manter perfeita identidade com os respectivos Termos de Ciência
e de Notificação, necessariamente acompanhados da(s) Declaração(ões) de
Atualização Cadastral.
10.1.1.3 A correta identificação das partes interessadas será de
responsabilidade do servidor de protocolo que deverá, nos casos de
interessados já cadastrados, proceder à verificação de todos os dados
registrados e, se necessário, providenciar a sua alteração/atualização em
campo específico do Sistema e-TCESP (Passo 3 do cadastramento).
10.1.1.4 Os documentos digitais que estiverem em desacordo com as
disposições do Sistema e-TCESP deverão ser restituídos à Origem, que
providenciará reparação para fins de efetivo cumprimento das Instruções
vigentes.
10.1.2 Detectada, mediante consulta ao Portal da Transparência do Governo
do Estado de São Paulo, a ausência de remessa do ajuste e documentação
pertinente no prazo previsto nas Instruções vigentes, a Fiscalização deverá
proceder à imediata requisição, a ser atendida pelo fiscalizado no prazo
máximo de cinco dias úteis, que poderá ser reiterada uma única vez, nos
mesmos termos.
10.1.2.1 No caso de a segunda requisição não ser atendida, a Fiscalização
deverá promover a autuação do processo eletrônico pertinente ao ajuste a
partir do preenchimento da folha de rosto no “Portal e-TCESP”, com os dados
do Portal da Transparência do Governo do Estado de São Paulo ou com os
dados da publicação do pertinente extrato, assim como providenciar, em razão
da inadimplência, o apontamento no processo de Controle de Prazo das
Resoluções e Instruções, conforme previsto no item 12 desta Ordem de
Serviço.
10.1.2.2 Após a distribuição do feito, deverá a Fiscalização submetê-lo ao
Relator, informando a ausência de documentos, juntando as requisições
desatendidas, propondo a notificação do responsável nos termos do artigo 2º,
inciso XIII, da Lei Complementar nº 709, de 14 de janeiro de 1993.
10.1.3 Haverá cadastramento de processo eletrônico para tratar de ajustes
firmados por Órgãos/Entidades Estaduais quando houver determinação para
abertura de autos próprios decorrentes de representação ou de apreciação de
contas estaduais, sendo que esta informação deverá constar do respectivo
despacho do Diretor quando do encaminhamento para distribuição preventiva
ao Relator daquele feito.
10.1.3.1 Quanto ao procedimento acima descrito, só haverá cadastramento de
processo de acompanhamento da execução do ajuste se houver determinação
do Relator.
10.1.4 Termos aditivos, modificativos ou complementares e os distratos
relativos aos ajustes mencionados no item 10.1, encaminhados por meio
digital, deverão, obrigatoriamente, ser cadastrados eletronicamente em
separado, por dependência ao processo principal, pelas unidades
protocoladoras (DE e URs) ou diretamente via “web”, pelos órgãos/entidades
autorizados, observando-se a formatação prevista nas disposições atinentes ao
Sistema e-TCESP.
10.2 Da Triagem e das Propostas de Distribuição dos Ajustes com o
Terceiro Setor
10.2.1 Depois de cadastrados no Sistema do Processo Eletrônico sob o Título
“Repasses Públicos ao Terceiro Setor”, observando-se a formatação prevista
nas disposições atinentes ao Sistema e-TCESP, os processos serão
encaminhados à Fiscalização para fins de triagem, ocasião em que serão
verificadas a pertinência de seu encaminhamento e cadastramento, a fonte de
recursos, a eventual existência de denúncias/representações versando sobre a
matéria (mediante pesquisa no Sistema de grande porte, no Sistema do
processo eletrônico e em outros, se houver) e também as possíveis
incorreções dos dados informados na folha de rosto em relação aos constantes
do Termo de Ciência e de Notificação, necessariamente acompanhado da(s)
Declaração(ões) de Atualização Cadastral.
10.2.1.1 Para ajustes encaminhados por Secretarias de Estado, a despeito de
terem sido assinados pelo Secretário de Estado, as informações na folha de
rosto dos campos relativos ao órgão deverão estar preenchidas com dados da
UGE Ordenadora da despesa, ou seja, aquela cujo recurso está sendo onerado
e que, por certo, consta da Nota de Empenho. Caso a UGE Ordenadora
identificada não possua CNPJ próprio (na qualidade de filial), o campo
correspondente deverá ser deixado em branco ou constar a informação “não
possui”.
10.2.1.2 Quando a inconsistência enunciada no subitem anterior for constatada
na fase de “triagem” do processo, o despacho de distribuição deverá conter
solicitação da correção do nome e CNPJ do Órgão.
10.2.2 Em se tratando de contrato de gestão, a Fiscalização deverá orientar a
origem no sentido de que, caso a entidade gerenciada identificada não possua
CNPJ próprio/filial, o preenchimento da Folha de Rosto deverá conter a
expressão “não possui” ou, então, o campo deverá ser deixado em branco,
salientando-se que não deverá ser informado o CNPJ da Secretaria ou dos
demais órgãos especificados no item 10.1.1, bem como requerer que a Origem
exija da O.S. a abertura de CNPJ específico e exclusivo para a entidade
gerenciada.
10.2.3 No caso de cadastramento de processo eletrônico versando sobre o
primeiro contrato de gestão firmado com determinada Organização Social, a
Fiscalização deverá solicitar, ao setor responsável pela inclusão de
órgãos/entidades no Sistema PFIS, o cadastramento da Organização Social
contratada e da Entidade Pública que será por ela gerenciada.
10.2.4 A constatação de incorreções nos dados informados na folha de rosto
ensejará proposta de correção pelo Diretor da Unidade de Fiscalização,
quando da elaboração do despacho de distribuição.
10.2.5 Constatada a impertinência do encaminhamento ou falhas insanáveis no
cadastramento, a Fiscalização deverá devolver os autos ao Gabinete da
Presidência, com proposta de arquivamento, informando necessariamente o
ocorrido à Origem para regularização da remessa.
10.2.6 Verificada a regularidade do cadastramento, a Fiscalização deverá
providenciar a devolução dos autos ao Gabinete da Presidência, no prazo
máximo de dois dias úteis, com proposta de distribuição aleatória ou
preventiva. Neste último caso, deverão ser indicados o Relator e o número do
processo originário que ensejou a prevenção.
10.2.7 Caso seja identificado que a fonte dos recursos é exclusivamente
federal, deverá ser proposto à Presidência da Casa o arquivamento do
processo.
10.2.7.1 Se posteriormente for identificado o repasse de recursos de fonte
estadual ou o acréscimo desta fonte por meio de termos aditivos, tornando
assim exigível a análise da Fiscalização, esta deverá solicitar o processo e
promover nova triagem.
10.2.8 O ajuste cuja fonte de recurso seja proveniente, em parte ou na sua
totalidade, de convênio estadual, será distribuído ao mesmo Relator do
convênio, determinando-se a relatoria em função do feito distribuído em
primeiro lugar. Desta forma, as DFs e as URs deverão verificar qual ajuste foi
remetido primeiro ao Tribunal, o qual receberá a distribuição aleatória; os
seguintes, ao longo da vigência do mesmo convênio, conterão proposta de
distribuição por prevenção.
10.2.9 Os ajustes autuados em decorrência de determinação do Relator em
processo de contas, representações ou expedientes serão distribuídos por
prevenção ao próprio Relator.
10.2.10 Os processos relativos a ajustes firmados por um único órgão, no
mesmo exercício, a uma mesma Organização Social (OS), Organização da
Sociedade Civil de Interesse Público (OSCIP), Organização da Sociedade Civil
(OSC) ou conveniada, por meio de mais de um Contrato de Gestão, Termo de
Parceria, Termo de Colaboração, Termo de Fomento ou Convênio, terão
proposta de distribuição, por prevenção, ao mesmo Relator.
10.2.11 Os processos relativos a ajustes firmados por um mesmo órgão a
diferentes entidades, no mesmo exercício, por meio de Contrato de Gestão,
Termo de Parceria, Termo de Colaboração, Termo de Fomento ou Convênio,
tendo como propósito o mesmo objeto, deverão receber proposta de
distribuição, por prevenção, ao mesmo Relator.
10.3 Da Instrução dos Ajustes
10.3.1 Os ajustes e seus aditamentos, oriundos das Secretarias de Estado,
serão examinados pela DF específica ou UR responsável pela fiscalização do
município onde se localiza a entidade beneficiária/gerenciada, com exceção
dos municípios onde se localizam as Sedes das URs, haja vista que estas
fiscalizam os ajustes dos mesmos, cabendo à mesma unidade de fiscalização a
triagem dos autos, o exame e instrução das respectivas prestações de contas e
visitas às entidades beneficiárias.
10.3.2 A instrução dos ajustes nominados no item 10.1 deverá observar os
modelos de análise disponíveis na página dos DSFs na “Intranet”.
10.3.2.1 As solicitações de prazo adicional para instrução do feito, com
fundamento no Regimento Interno deste Tribunal, deverão ser remetidas ao
Relator com prévio trânsito pela SDG, em até cinco dias úteis anteriores ao
vencimento do prazo regimental.
10.3.3 Antes de remeter o feito à apreciação do Relator, a Fiscalização
esgotará todas as providências com vistas a sanear os autos, na conformidade
do Regimento Interno.
10.3.4 Quando a Fiscalização concluir pela regularidade do ajuste, o processo
será submetido a exame de Conhecimento - ainda que verificado
desatendimento a exigências contidas nas Instruções vigentes deste Tribunal,
mas que não comprometa os atos praticados -, devendo solicitar diretamente
no processo eletrônico a designação de Auditor, a quem o processo será
submetido para diferimento da apreciação da matéria, sem embargo de
eventuais recomendações que se fizerem necessárias, com prévio trânsito pela
PFE e MPC.
10.3.5 Os processos com indícios de irregularidades, e aqueles sobre os quais
incida representação ou denúncia, seguirão para exame de julgamento.
10.3.5.1 Constatadas irregularidades no exame dos ajustes/aditamentos, antes
da remessa ao Relator, o Diretor da Unidade de Fiscalização deverá se utilizar
da cientificação eletrônica, por meio de funcionalidade específica do Sistema e-
TCESP, que dará ciência aos jurisdicionados responsáveis pelo ajuste do(s)
achado(s) da Fiscalização, certificando-se previamente de que os dados dos
gestores/responsáveis e demais interessados encontram-se atualizados no
cadastramento dos autos.
10.3.5.1.1 Caso os dados não estejam de acordo com aqueles constantes dos
Termos de Ciência e de Notificação, a Fiscalização deverá solicitar ao Centro
de Gestão do e-TCESP, por meio do “Fale Conosco”, a respectiva atualização
do Banco de Dados.
10.3.5.2 Constatada regularidade formal de termo aditivo decorrente de ajuste
julgado irregular ou pendente de apreciação, mas com apontamentos de
irregularidade pela Fiscalização, este seguirá para exame de julgamento. Antes
da remessa ao Relator, o Diretor da Unidade de Fiscalização deverá se utilizar
da cientificação eletrônica, por meio de funcionalidade específica do Sistema e-
TCESP, que dará ciência aos jurisdicionados responsáveis pelo termo quanto
ao(s) procedimentos julgados irregulares/achado(s) da Fiscalização,
certificando-se previamente de que os dados dos gestores/responsáveis e
demais interessados encontram-se atualizados no cadastramento dos autos.
10.4 Dos Processos de Prestações de Contas decorrentes de Ajustes com
o Terceiro Setor celebrados com valor igual ou superior ao limite
estabelecido nas Instruções Vigentes
10.4.1 Sempre que houver a remessa de ajuste com o Terceiro Setor, caberá à
Fiscalização providenciar, a partir da data limite prevista nas Instruções
vigentes, qual seja, 30 de junho do exercício subsequente ao repasse, o
cadastramento de processo eletrônico destinado à análise da respectiva
prestação de contas, desde que esta não tenha sido cadastrada via “web”
pelos órgãos autorizados, observando-se os procedimentos a seguir descritos:
10.4.1.1 Elaborar a folha de rosto a partir do modelo disponível no “Portal e-
TCESP”, que deverá espelhar os dados relativos ao ajuste que lhe deu causa,
sendo este o primeiro documento a ser inserido quando do cadastramento do
processo eletrônico.
10.4.1.2 Indicar o montante de recursos repassados, acrescidos de
rendimentos de aplicação financeira, na correspondência exclusiva da esfera
do órgão concessor.
10.4.1.3 Cadastrar, utilizando-se do perfil de protocolador, o processo de
prestação de contas por dependência ao ajuste que lhe deu causa,
possibilitando, assim, a pesquisa individual e/ou conjunta, observando-se a
formatação prevista nas disposições atinentes ao Sistema e-TCESP.
10.4.1.4 O processo cadastrado será distribuído automaticamente pelo Sistema
do Processo Eletrônico ao mesmo Relator para o qual foi distribuído o ajuste
que originou o processo de prestação de contas.
10.4.1.5 Tão logo o processo de prestação de contas cadastrado retorne à
DF/UR, deverá o Diretor solicitar ao Relator do feito seu sobrestamento,
indicando, quando possível, o período previsto para a realização da
fiscalização, conforme Plano de Trabalho da DF/UR, haja vista que o prazo de
60 dias estabelecido no Regimento Interno, para que a Fiscalização conclua
sua instrução, inicia-se no dia subsequente ao término da data do roteiro de
fiscalização.
10.4.1.6 Os documentos enviados para comprovar a aplicação dos recursos
transferidos, assinados digitalmente nos moldes das Instruções vigentes deste
Tribunal, serão recebidos via “web” dos órgãos autorizados ou por meio digital
pelo Setor de Protocolo da Sede e das URs, que os remeterá às respectivas
áreas de atuação, de acordo com a localização da entidade
beneficiária/gerenciada, que alimentará o respectivo processo de prestação de
contas, previamente autuado, nos termos previstos no item 10.4.1.
10.4.2 Em se tratando de prestação de contas de ajuste autuado em meio
físico, elaborar a folha de rosto a partir do modelo disponível na página dos
DSFs na “Intranet” para autuação do respectivo processo, também em meio
físico, pelo Setor de Protocolo da Sede ou pela Seção de Protocolo da UR, de
modo que sejam vinculados aos autos dos ajustes que lhes deram causa e
permitam a pesquisa individual e/ou conjunta.
10.4.2.1 Os procedimentos acima mencionados deverão ocorrer anualmente,
até que se esgote a vigência do respectivo ajuste.
10.4.3 Os processos a serem formalizados para cuidar da prestação de contas
dos ajustes celebrados por UGEs da Secretaria Estadual de Desenvolvimento
Social deverão mencionar, como órgão público concessor, a UGE denominada
“Fundo Estadual de Assistência Social”, e também indicar a UGE responsável
pela fiscalização e acompanhamento da aplicação dos recursos repassados.
10.4.4 Os processos de prestação de contas decorrentes de contrato de
gestão, termo de parceria, termo de colaboração, termo de fomento e convênio,
demandam a implantação de “ofício roteiro” no PFIS.
10.4.5 A partir da autuação do processo de prestação de contas, tanto no
Sistema e-TCESP quanto em meio físico, seus dados são disponibilizados no
PFIS no dia útil imediatamente posterior, devendo nesse Sistema serem feitos
os seguintes registros e controles:
a) planejamento anual: inclusão do processo no mês/ano previsto para sua
visita;
b) planejamento de visitas: até o dia 26 do mês imediatamente anterior ao
mês da visita planejada, mediante indicação do período de visita externa, se for
o caso, e do(s) Agente(s) que a executará(rão). Na hipótese de fiscalização
interna, deverá ser indicada essa modalidade;
c) confirmação da visita, após a conclusão da visita externa;
d) encaminhamento do relatório pela Seção de Fiscalização ao gabinete da
DF específica/UR;
e) conclusão da Fiscalização.
10.4.6 As DFs e URs deverão adotar medidas de controle perante o órgão
concessor fiscalizado quanto ao envio da documentação mencionada no item
anterior, de forma que, logo após o prazo para prestação de contas previsto
nas Instruções vigentes - 30 de junho do exercício subsequente à transferência
dos recursos - seja verificada a integralidade da remessa ou sejam obtidos, via
requisição, que poderá ser reiterada uma única vez, nos mesmos termos, os
documentos faltantes e/ou complementares às comprovações, a serem
providenciados pelo fiscalizado no prazo máximo de cinco dias úteis.
10.4.6.1 Nos casos de ausência total de prestação de contas e de entregas
parciais, a Fiscalização requisitará a complementação e/ou regularização
correspondente, a ser providenciada pelo fiscalizado no prazo máximo de cinco
dias úteis. A pertinente requisição poderá ser reiterada uma única vez, nos
mesmos termos.
10.4.6.1.1 O desatendimento pelo jurisdicionado da requisição acima
mencionada ensejará o cadastramento de processo eletrônico com a folha de
rosto, a requisição de documentos e o pertinente relatório, conforme modelo
constante da página dos DSFs, com proposta de notificação nos termos do
inciso XIII, do artigo 2º, da Lei Complementar nº 709/93.
10.4.6.1.2 O cadastramento do processo nos termos acima será feito pelo
respectivo valor encontrado no SIAFEM/SIGEO, ressalvando-se, em sua
instrução, que restou prejudicada a informação de rendimentos financeiros.
10.4.6.2 A inadimplência decorrente do não encaminhamento de documentos
previstos nas Instruções vigentes será apontada no processo de Controle de
Prazo das Resoluções e Instruções, conforme previsto no item 12 desta Ordem
de Serviço.
10.4.6.3 Os documentos mencionados serão objeto de imediata verificação de
consistência quanto aos seus valores, por meio de cruzamento de dados
extraídos do SIAFEM/SIGEO.
10.4.6.4 As divergências serão objeto de imediata diligência para
correção/substituição e/ou entrega dos documentos.
10.4.7 Para instruir o processo de prestação de contas e, com base na
documentação que a compõe, as DFs específicas e URs adotarão os seguintes
procedimentos:
10.4.7.1 Diligenciar, perante o órgão concessor, para fins de análise
documental e confronto entre os dados consignados na prestação de contas e
nos documentos que a sustentam.
10.4.7.2 Verificar o julgamento do convênio estadual que possa ter custeado
integral ou parcialmente as despesas realizadas.
10.4.7.3 Realizar visita à entidade beneficiária, consubstanciando em Termo
próprio (modelo constante da página dos DSFs) os resultados apurados.
10.4.8 No relatório de fiscalização, de responsabilidade da DF específica ou
UR que atua no município de localização da entidade beneficiária/gerenciada,
com exceção dos municípios onde se localizam as Sedes das URs - haja vista
que estas fiscalizam os ajustes dos mesmos -, além dos resultados da
verificação dos aspectos formais, a serem adequados aos modelos disponíveis
na página dos DSFs na “Intranet”, deverão ser também registrados:
10.4.8.1 Apontamentos acerca das diligências para complementação dos
documentos enviados, por descumprimento às Instruções vigentes e/ou a outro
dispositivo legal, bem como as reincidências de falhas praticadas pelos
jurisdicionados, situações que devem ser acompanhadas de proposta de
aplicação de multa, restrita à avaliação do Diretor da DF/UR, nos termos da Lei
Orgânica deste Tribunal.
10.4.8.2 Apontamentos acerca dos resultados das visitas eventualmente
realizadas nas obras e/ou serviços custeados com os recursos transferidos à
conta do repasse. As visitas serão registradas em termo de verificação próprio
e deverão, sempre que possível, contar com a presença dos responsáveis pela
execução, tanto do órgão público como da Entidade do Terceiro Setor.
10.4.9 Para composição do processo de prestação de contas, autuado em
meio físico se decorrente de ajuste nessa condição, a Fiscalização deverá nele
juntar os seguintes documentos:
a) o ofício de notificação em atendimento ao processo nº TC-A-
30.973/026/00;
b) o relatório governamental de atividades objeto do ajuste;
c) o parecer conclusivo;
d) o termo de verificação próprio, quando for o caso, disponível na página
dos DSFs na “Intranet”;
e) o Termo de Ciência e de Notificação, necessariamente acompanhado
da(s) Declaração(ões) de Atualização Cadastral;
f) o relatório da Fiscalização;
g) os despachos de Chefia e Direção.
10.4.9.1 Juntar nos Anexos dos autos os demais documentos das prestações
de contas, eventuais requisições de documentos referentes à sua
complementação e os demais documentos comprobatórios dos achados da
Fiscalização, observando que devem conter no máximo 200 folhas e ser objeto
de comunicação, por meio de mensagem eletrônica à DE ou à Seção de
Protocolo da UR, para registro no Sistema Integrado de Controle de Protocolo.
10.4.9.2 Nos processos de prestação de contas devidamente instruídos, em
cujas conclusões não haja apontamentos de irregularidades - ainda que
verificado desatendimento a exigências contidas nas Instruções do Tribunal,
desde que não comprometa os atos praticados -, deverá constar do despacho
do Diretor o encaminhamento a Auditor, para Conhecimento, com diferimento
da apreciação da matéria, sem embargo de eventuais recomendações que se
fizerem necessárias, com prévio trânsito pela Presidência para fins de
distribuição, contendo proposta de prevenção ao Conselheiro Relator do ajuste
que as motivou e de designação de Auditor, além de prévio trânsito pela
Procuradoria da Fazenda do Estado e pelo Ministério Público de Contas.
10.4.9.3 As eventuais irregularidades constatadas no exame de prestações
de contas em meio físico deverão ser comunicadas ao responsável pelo órgão
ou entidade, por meio de ofício de cientificação expedido pelos Diretores da
DF/UR via mensagem eletrônica, conforme modelo disponibilizado pelos DSFs,
submetendo, em seguida, o processo para fins de julgamento, com prévio
trânsito pela E. Presidência com proposta de distribuição por prevenção ao
Conselheiro Relator do ajuste.
10.4.10 Para composição do processo eletrônico de prestação de contas
cadastrado pela Fiscalização, deverão ser inseridos os seguintes documentos,
observando-se as orientações do e-TCESP:
a) prestação de contas enviada em atendimento às Instruções vigentes deste
Tribunal - com especial atenção ao relatório governamental de atividades,
objeto do ajuste - e o parecer conclusivo, obrigatórios;
b) eventuais requisições de documentos referentes à complementação da
prestação de contas;
c) ofício de notificação em atendimento ao processo nº TC-A-30.973/026/00;
d) os documentos comprobatórios dos achados da Fiscalização;
e) o termo de verificação próprio, quando for o caso, disponível na página dos
DSFs na “Intranet”;
f) Termo de Ciência e de Notificação, necessariamente acompanhado da(s)
Declaração(ões) de Atualização Cadastral;
g) o relatório da Fiscalização;
h) os despachos de Chefia e Direção.
10.4.10.1 Quando a Fiscalização concluir pela regularidade da prestação de
contas, o processo será submetido a exame de Conhecimento - ainda que
verificado desatendimento a exigências contidas nas Instruções do Tribunal,
desde que não comprometa os atos praticados -, devendo o Diretor da Unidade
de Fiscalização solicitar diretamente no Sistema do Processo Eletrônico a
designação de Auditor, remetendo, em seguida, os autos ao Gabinete do
Auditor designado para diferimento da apreciação da matéria, sem embargo de
eventuais recomendações que se fizerem necessárias, com prévio trânsito pela
Procuradoria da Fazenda do Estado e Ministério Público de Contas.
10.4.11 No caso de recursos não utilizados no exercício, que poderão ser
utilizados em exercícios futuros desde que haja autorização do órgão público
concessor, deverá a Fiscalização consignar no relatório de prestação de contas
que o saldo em questão será tratado no próximo processo de prestação de
contas a ser oportunamente autuado/cadastrado - com exceção de eventual
saldo existente ao final do último exercício de vigência do ajuste, autorizado
para aplicação no exercício subsequente, que será analisado no mesmo
processo de prestação de contas do exercício em que ocorreu o repasse.
10.4.12 A proposta de conhecimento da prestação de contas considerada
regular deverá ocorrer ainda que o ajuste tenha sido instruído pela Fiscalização
com apontamentos de irregularidades ou tenha sido julgado irregular.
10.4.13 Os processos de prestações de contas com indícios de irregularidades,
e aqueles sobre os quais incida representação ou denúncia, seguirão para
exame de julgamento.
10.4.13.1 Constatadas irregularidades no exame das prestações de contas,
antes da remessa do processo eletrônico ao Relator, o Diretor da Unidade de
Fiscalização deverá se utilizar da cientificação eletrônica, por meio de
funcionalidade específica do Sistema e-TCESP, que dará ciência aos
responsáveis pela prestação de contas do(s) achado(s) da Fiscalização,
certificando-se previamente de que os dados dos gestores/responsáveis e
demais interessados encontram-se atualizados no cadastramento dos autos.
10.4.13.1.1 Caso os dados não estejam de acordo com aqueles constantes dos
Termos de Ciência e de Notificação, a Fiscalização deverá solicitar ao Centro
de Gestão do e-TCESP, por meio do “Fale Conosco”, a respectiva atualização
do Banco de Dados.
10.5 Dos Processos de Prestações de Contas de Ajustes com o Terceiro
Setor celebrados com valor inferior ao limite estabelecido nas Instruções
Vigentes
10.5.1 Os órgãos jurisdicionados que tenham celebrado ajustes com valor
inferior ao limite de remessa ao Tribunal encaminharão relação dos mesmos,
nos termos do artigo 133, II, das Instruções nº 01/2020, bem como a relação
dos repasses financeiros efetuados no exercício anterior, decorrentes dos
ajustes vigentes, nos moldes do Anexo RP-04 às Instruções deste Tribunal.
10.5.2 Até o dia 30 de junho do exercício seguinte aos repasses, os órgãos
jurisdicionados deverão encaminhar ao Tribunal os pareceres conclusivos
sobre o valor anual total repassado mais os rendimentos de aplicação
financeira, relativos a cada ajuste assinado e/ou em vigor no exercício e os
demonstrativos integrais de receitas e despesas, conforme modelos contidos
nos Anexos RP-06, RP-08, RP-10 e RP-12 às Instruções vigentes deste
Tribunal.
10.5.3 Os documentos mencionados nos itens anteriores serão recebidos
obrigatoriamente por meio digital, pela unidade protocoladora, a qual os
encaminhará às respectivas áreas de atuação, que cadastrará o respectivo
processo de prestação de contas.
10.5.4 As DFs específicas e URs deverão adotar medidas de controle perante
o órgão concessor fiscalizado quanto ao envio da documentação mencionada
no item 10.5.2 de forma que, logo após o prazo de 30 de junho do exercício
seguinte à transferência dos recursos, seja verificada a integralidade da
remessa ou obtidos, via requisição, que poderá ser reiterada uma única vez,
nos mesmos termos, os documentos faltantes e/ou complementares às
comprovações, providência esta a ser efetivada pelo fiscalizado no prazo
máximo de cinco dias úteis.
10.5.4.1 O desatendimento pelo jurisdicionado da requisição acima
mencionada ensejará o cadastramento de processo eletrônico, que será
instruído com a folha de rosto, a requisição de documentos e o pertinente
relatório, conforme modelo constante da página dos DSFs, devendo conter
proposta de notificação nos termos do inciso XIII, do artigo 2º, da Lei
Complementar nº 709/93.
10.5.4.1.1 O cadastramento do processo nos termos acima será feito pelo
respectivo valor encontrado no SIAFEM/SIGEO, ressalvando-se, em sua
instrução, que restou prejudicada a informação de rendimentos financeiros.
10.5.4.2 A inadimplência mencionada neste item deverá ser apontada no
processo de Controle de Prazo das Resoluções e Instruções, conforme previsto
no item 12 desta Ordem de Serviço.
10.5.5 As relações e pareceres antes indicados também serão objeto de
imediata verificação de consistência quanto aos valores repassados, por meio
de cruzamento com os dados extraídos dos sistemas SIAFEM/SIGEO para os
repasses estaduais ou dos balancetes de despesa dos órgãos concessores
não integrados aos citados Sistemas. As divergências serão objeto de imediata
diligência para obtenção das relações integrais e, na mesma proporção,
substituição e/ou entrega dos pareceres e demonstrativos integrais de receitas
e despesas.
10.5.6 Dentre as relações de valores transferidos, a DF específica ou UR
deverá selecionar as entidades cuja prestação de contas será objeto de exame
documental perante o órgão concessor e aquelas que serão visitadas.
10.5.7 A DF específica ou UR deverá diligenciar perante o órgão concessor
para fins de análise documental das transferências e prestações de contas.
10.5.8 O cadastramento dos processos eletrônicos de prestação de contas
será efetuado pela Fiscalização, com perfil de protocolador, na conformidade
das conclusões dos exames, utilizando os modelos de folha de rosto
disponíveis na página do “Portal e-TCESP”, sendo este o primeiro documento
que deverá ser inserido no Sistema, acompanhado da Relação de Beneficiárias
quando o cadastramento for conjunto, sendo que:
10.5.8.1 Os repasses que tiverem suas prestações de contas consideradas em
condição de regularidade, com ou sem recomendações, serão autuados em
conjunto.
10.5.8.1.1 Repasse público de valor inferior a 2.500 (duas mil e quinhentas)
Ufesps não integrará processo cadastrado para análise de prestação de
contas.
10.5.8.2 Os repasses que tiverem suas prestações de contas consideradas em
condição de irregularidade e aqueles sobre os quais incida representação ou
denúncia (com determinação para autuação de processo de prestação de
contas) serão cadastrados individualmente no processo eletrônico.
10.5.8.2.1 Caso a prestação de contas, com indícios de irregularidade, decorra
de contrato de gestão, deverá a Fiscalização requisitar a documentação
pertinente ao ajuste, para cadastramento nos termos das Instruções vigentes.
10.5.8.3 Os processos que cuidam de prestações de contas de ajustes
celebrados por UGEs da Secretaria Estadual de Desenvolvimento Social
devem mencionar, como órgão público concessor, a UGE denominada “Fundo
Estadual de Assistência Social” e também indicar a UGE responsável pela
fiscalização e acompanhamento da aplicação dos recursos repassados.
10.5.8.4 Procedido o cadastramento do processo eletrônico, a Fiscalização
deverá juntar, no processo objeto de cadastramento conjunto, em que as
prestações de contas possam receber proposta de Conhecimento, com ou sem
recomendação:
a) a relação das beneficiárias, com os valores totais repassados, acrescidos de
rendimentos de aplicação financeira, computadas todas as fontes de recursos;
b) os pareceres conclusivos, com valores necessariamente confrontados com
os da relação indicada na alínea anterior;
c) a relação das mesmas beneficiárias, com os valores relativos à fonte de
recurso estadual, objeto da proposta do exame de Conhecimento, destacando
os saldos eventualmente existentes que deverão ser analisados em exercícios
futuros;
d) declaração, do órgão público, de que em todos os processos originais foram
elaborados os respectivos Termos de Ciência e de Notificação assinados pelos
interessados e necessariamente acompanhados das Declarações de
Atualização Cadastral;
e) relatório de Fiscalização e despachos de Chefia e Direção, conforme
modelos disponíveis na página dos DSFs na “Intranet”, devendo constar
proposta de devolução dos autos à Unidade de Fiscalização para a
continuidade da análise das prestações de contas dos eventuais saldos
existentes.
10.5.8.5 No relatório de fiscalização, além dos resultados da verificação dos
aspectos formais, a serem adequados aos modelos disponíveis na página dos
DSFs na “intranet”, deverão ser também registrados:
10.5.8.5.1 Apontamentos acerca das diligências para complementação dos
documentos enviados em virtude de descumprimento às Instruções vigentes
e/ou a outro dispositivo legal, com vistas a sanear os autos, na conformidade
do Regimento Interno;
10.5.8.5.2 Apontamentos acerca das visitas eventualmente realizadas, que
deverão ser registrados em termo de verificação próprio e, sempre que
possível, contarão com a presença do responsável pela execução do objeto do
repasse, tanto do órgão público como da entidade do Terceiro Setor.
10.5.8.6 Antes de remeter o processo eletrônico ao Relator, o Diretor da
Unidade de Fiscalização deverá solicitar diretamente no Sistema do Processo
Eletrônico a designação de Auditor e, em seguida, remeter os autos ao
Gabinete do Auditor designado para diferimento da apreciação da matéria, sem
embargo de eventuais recomendações que se fizerem necessárias, com prévio
trânsito pela Procuradoria da Fazenda do Estado e Ministério Público de
Contas.
10.5.9 No processo eletrônico de cadastramento individual, em que a prestação
de contas seja submetida ao exame de julgamento, com proposta de
irregularidade, deverá a Fiscalização inserir:
a) demonstrativo do valor total repassado à beneficiária, acrescido de
rendimentos de aplicação financeira, computadas todas as fontes de recurso
(Anexos RP-06, RP-08, RP-10 e RP-12, às Instruções vigentes deste Tribunal),
se houver;
b) parecer conclusivo, se houver, com valor necessariamente confrontado com
o demonstrativo indicado na alínea anterior, se houver;
c) Termo de Ciência e de Notificação, assinado pelos responsáveis, e
necessariamente acompanhado da(s) Declaração(ões) de Atualização
Cadastral;
d) documentação que comprove as irregularidades encontradas;
e) relatório de fiscalização e despachos de Chefia e Direção, conforme
modelos disponíveis na página dos DSFs na “Intranet”.
10.5.9.1 Constatadas irregularidades no exame das prestações de contas,
antes de remeter o processo ao Relator, o Diretor da Unidade de Fiscalização
deverá se utilizar da cientificação eletrônica, por meio de funcionalidade
específica do Sistema e-TCESP, que dará ciência aos responsáveis pela
prestação de contas do(s) achado(s) da Fiscalização, certificando-se
previamente de que os dados dos gestores/responsáveis e demais
interessados encontram-se atualizados no cadastramento dos autos.
10.5.9.1.1 Caso os dados não estejam de acordo com aqueles constantes nos
Termos de Ciência e de Notificação, a Fiscalização deverá solicitar ao Centro
de Gestão do e-TCESP, por meio do “Fale Conosco”, a respectiva atualização
do Banco de Dados.
10.5.9.2 Como os processos cuidam de prestações de contas de ajustes com o
Terceiro Setor, cujo valor não atingiu o limite de remessa ao Tribunal, qualquer
documentação de suporte aos achados da Fiscalização a ser tratada nos autos
deverá se restringir e corresponder, exclusivamente, a eventuais questões que
tiverem maculado a prestação de contas, uma vez que os ajustes ou seus
termos aditivos não poderão ser objeto de julgamento na sede deste tipo de
processo.
10.6 Dos Processos de Prestações de Contas decorrentes de Repasses
ao Terceiro Setor não precedidos de ajustes, ocorridos antes da entrada
em vigor da Lei Federal nº 13.019/14
10.6.1 Os órgãos jurisdicionados que tenham repassado recursos de qualquer
valor sem a celebração de ajustes com o Terceiro Setor encaminharão, nos
termos do art. 133, I, das Instruções nº 01/2020, por meio digital, a relação dos
repasses financeiros à conta de auxílios, subvenções e/ou contribuições,
efetuados no exercício anterior, por meio do preenchimento do Anexo RP-04 às
Instruções vigentes deste Tribunal. Além das relações, também enviarão por
meio digital os pareceres conclusivos sobre o valor anual total repassado,
acrescido dos rendimentos de aplicação financeira, relativos a cada repasse
ocorrido no exercício, e o Demonstrativo Integral de Receitas e Despesas,
modelado no Anexo RP-14 às Instruções vigentes.
10.6.2 As DFs específicas e URs deverão adotar medidas de controle perante
o órgão concessor fiscalizado quanto ao envio da documentação mencionada
no item anterior, de forma que, logo após o prazo de 30 de junho do exercício
seguinte à transferência dos recursos, seja verificada a integralidade da
remessa ou sejam obtidos, via requisição, que poderá ser reiterada uma única
vez, nos mesmos termos, os documentos faltantes e/ou complementares às
comprovações, a serem providenciados pelo fiscalizado no prazo máximo de
cinco dias úteis.
10.6.2.1 O desatendimento pelo jurisdicionado da requisição acima
mencionada ensejará o cadastramento de processo eletrônico, que será
instruído com a folha de rosto, a requisição de documentos e o pertinente
relatório de ausência de prestação de contas, conforme modelo constante da
página dos DSFs, contendo proposta de notificação nos termos do inciso XIII,
do artigo 2º, da Lei Complementar nº 709/93.
10.6.3 Os documentos antes indicados também serão objeto de imediata
verificação de consistência quanto aos valores repassados, por meio de
cruzamento com os dados extraídos dos sistemas SIAFEM/SIGEO ou dos
balancetes de despesa dos órgãos concessores não integrados aos citados
Sistemas.
10.6.3.1 As divergências serão objeto de imediata diligência para obtenção das
relações integrais e, na mesma proporção, substituição e/ou entrega dos
pareceres conclusivos e relações de gastos.
10.6.4 Dentre a relação de repasses, a DF específica ou UR deverá selecionar
os que serão objeto de exame documental no órgão concessor, bem como
definir as entidades que serão objeto de visita “in loco”.
10.6.4.1 Com relação à escolha das entidades, a DF específica ou UR deverá
considerar o princípio da relevância, materialidade ou características
específicas de determinado repasse.
10.6.5 No relatório de fiscalização, além dos resultados da verificação dos
aspectos formais, a serem adequados aos modelos disponíveis na página dos
DSFs na “Intranet”, deverão ser também registrados:
10.6.5.1 Apontamentos acerca das diligências para complementação dos
documentos enviados por descumprimento às Instruções vigentes e/ou a outro
dispositivo legal, com vistas a sanear os autos, na conformidade do Regimento
Interno.
10.6.5.2 Apontamentos acerca das visitas eventualmente realizadas, que
deverão ser registrados em termo de verificação próprio e, sempre que
possível, contarão com a presença do responsável pela execução do objeto do
repasse, tanto do órgão público como da entidade do Terceiro Setor.
10.6.6 Os processos de prestação de contas, na conformidade das conclusões
dos exames, serão cadastrados pela Fiscalização (DFs)/Unidade Protocoladora
(URs), utilizando-se o perfil de protocolador no Sistema do Processo Eletrônico,
observando-se a formatação prevista nas disposições atinentes ao Sistema e-
TCESP.
10.6.6.1 Os repasses que tiverem suas prestações de contas consideradas em
condição de regularidade, com ou sem recomendações, serão cadastrados no
processo eletrônico em conjunto.
10.6.7 Instruirão os processos cadastrados no sistema do processo eletrônico
os seguintes documentos:
a) a relação das beneficiárias, com os valores totais repassados, acrescidos de
rendimentos de aplicação financeira, computadas todas as fontes de recursos;
b) os pareceres conclusivos, com valores necessariamente confrontados com
os da relação indicada na alínea anterior;
c) declaração do órgão público, de que em todos os processos originais
constam os respectivos Termos de Ciência e de Notificação assinados pelos
interessados, necessariamente acompanhados das Declarações de
Atualização Cadastral;
d) relatório de fiscalização e despachos de Chefia e Direção, devendo, se for o
caso, constar proposta de devolução dos autos à Unidade de Fiscalização para
a continuidade da análise das prestações de contas dos saldos existentes,
utilizando os modelos disponíveis na página dos DSFs na “Intranet”.
10.6.7.1 Repasse público de valor inferior a 2.500 (duas mil e quinhentas)
Ufesps não integrará processo cadastrado para análise de prestação de
contas.
10.6.8 Antes de remeter o processo eletrônico ao Relator, o Diretor da Unidade
de Fiscalização deve solicitar diretamente no Sistema do Processo Eletrônico a
designação de Auditor e, em seguida, remeter os autos ao Gabinete do Auditor
designado para diferimento da apreciação da matéria, sem embargo de
eventuais recomendações que se fizerem necessárias, com prévio trânsito pela
PFE e MPC.
10.6.9 Os repasses de qualquer valor, cujas prestações de contas apresentem
indícios de irregularidade, bem como aqueles sobre os quais incida
representação ou denúncia (com determinação para autuação de processo de
prestação de contas), serão cadastrados no processo eletrônico,
individualmente, e submetidos a exame de julgamento, devendo ser juntados
no respectivo processo:
a) demonstrativo integral das receitas e despesas incorridas pela
beneficiária, computadas todas as fontes de recurso (Anexo RP-14 às
Instruções nº 01/2020), se houver;
b) parecer conclusivo, com valor necessariamente confrontado com o
demonstrativo indicado na alínea anterior, se houver;
c) Termo de Ciência e de Notificação, assinado pelos interessados, e
necessariamente acompanhado da(s) Declaração(ões) de Atualização
Cadastral;
d) documentação que comprove as irregularidades encontradas;
e) relatório de fiscalização e despacho da Chefia e Direção, conforme modelos
disponíveis na página dos DSFs na “Intranet”.
10.6.9.1 O processo eletrônico será remetido ao Gabinete do Relator para o
exame de julgamento da matéria.
10.6.9.2 Antes de remeter o processo ao Relator, o Diretor da Unidade de
Fiscalização deverá se utilizar da cientificação eletrônica, por meio de
funcionalidade específica do Sistema e-TCESP, que dará ciência aos
responsáveis pela prestação de contas do(s) achado(s) da Fiscalização,
certificando-se previamente de que os dados dos gestores/responsáveis e
demais interessados encontram-se atualizados no cadastramento dos autos.
10.6.9.2.1 Caso os dados não estejam de acordo com aqueles constantes nos
Termos de Ciência e de Notificação, a Fiscalização deverá solicitar ao Centro
de Gestão do e-TCESP, por meio do “Fale Conosco”, a respectiva atualização
do Banco de Dados.
10.7 Das Sanções Impeditivas a novas Transferências de Recursos
10.7.1 As DFs e URs deverão acompanhar a relação de sanções aplicadas às
beneficiárias, a fim de subsidiar as fiscalizações e a instrução dos processos
que cuidam de repasses públicos ao Terceiro Setor.
10.7.1.1 A relação contendo a identificação dos impedidos de receber recursos
públicos poderá ser consultada na página da “Internet” deste Tribunal, na
Relação de Apenados.
10.7.1.2 As DFs e URs deverão acompanhar também as informações
constantes no Cadastro Estadual de Empresas Punidas – CEEP
(http://www.sancoes.sp.gov.br/).
10.8 Do Procedimento após o Trânsito em Julgado dos ajustes e de
Prestações de Contas de valores repassados a entidades do terceiro
setor
10.8.1 Retornando os autos após o trânsito em julgado, a Fiscalização cumprirá
o que for determinado pelo Relator.
10.8.1.1 O arquivamento dos processos, em meio físico, poderá ocorrer de
duas formas: encaminhamento ao setor de arquivo deste Tribunal, nos casos
específicos, ou enviado à Origem, conforme item 14.1 da presente Ordem de
Serviço.
10.9 Do cadastramento no Sistema de Geração do Relatório para a
Assembleia Legislativa – SISRAL
10.9.1 A Fiscalização realizará acompanhamento periódico para que as
decisões transitadas em julgado no trimestre sobre processos de prestação de
contas com finalidade de assistência à saúde sob sua responsabilidade sejam
cadastradas no Sistema de Geração do Relatório para a Assembleia
Legislativa – SISRAL.
11 DOS REPASSES PÚBLICOS MUNICIPAIS A ENTIDADES DO
TERCEIRO SETOR
11.1 Da Remessa e Cadastramento dos Contratos de Gestão, Termos de
Parceria, Termos de Colaboração, Termos de Fomento e Convênios
Celebrados pelos Órgãos Públicos com Entidades do Terceiro Setor
11.1.1 Os órgãos da administração direta do Poder Executivo, as respectivas
Autarquias, Fundações, Consórcios Intermunicipais, Consórcios Públicos,
Empresas Públicas e Sociedades de Economia Mista e suas subsidiárias
deverão alimentar, diariamente, via sistema Audesp (módulo Seletividade -
Ajustes Terceiro Setor), os dados relativos às modalidades de ajustes
nominados no item 11.1.
11.1.1.1 Semanalmente, o sistema informatizado selecionará os ajustes a
serem encaminhados ao Tribunal, os quais serão analisados e terão sua
execução acompanhada.
11.1.1.2 Os DSFs encaminharão, semanalmente, via e-mail, aos respectivos
Diretores de DF e UR, planilha contendo dados dos ajustes selecionados.
11.1.1.3 A equipe responsável pela fiscalização do ajuste selecionado deverá
verificar, antes de requisitá-lo, a veracidade e a conformidade dos dados
informados no sistema.
11.1.1.3.1 Constatada a adequação dos dados, deverá a Fiscalização requisitar
o encaminhamento do ajuste no prazo de até cinco dias úteis, a contar da data
da requisição, acompanhado da respectiva documentação, nos termos das
Instruções vigentes.
11.1.1.3.2 Na hipótese de a vigência do ajuste selecionado já ter expirado, a
DF/UR deverá informar aos DSFs sobre a impossibilidade do acompanhamento
de sua execução, limitando-se a atuação da Fiscalização à instrução formal do
ajuste e ao cadastramento da(s) respectiva(s) prestação(ões) de contas, caso
não seja(m) encaminhada(s) via “web” pelos órgãos autorizados.
11.1.1.3.3 Descumprido o prazo estipulado no item 11.1.1.3.1 para
encaminhamento do ajuste e respectiva documentação, a Fiscalização poderá
reiterar a solicitação nos mesmos termos, uma única vez, a ser atendida pelo
fiscalizado no prazo máximo de cinco dias úteis.
11.1.1.3.4 No caso de a segunda requisição não ser atendida, a Fiscalização
deverá promover a autuação do processo eletrônico pertinente ao ajuste, a
partir do preenchimento da folha de rosto constante no “Portal e-TCESP”,
utilizando os dados da publicação do pertinente extrato, assim como
providenciar, em razão da inadimplência, o apontamento no processo de
Controle de Prazo das Resoluções e Instruções, conforme previsto no item 12
desta Ordem de Serviço.
11.1.1.3.5 Após a distribuição do feito, deverá a Fiscalização submetê-lo ao
Relator, informando a ausência de documentos, juntando as requisições
desatendidas e propondo a notificação do responsável nos termos do artigo 2º,
inciso XIII, da Lei Complementar nº 709, de 14 de janeiro de 1993.
11.1.2 Os ajustes selecionados deverão ser recebidos pela unidade
protocoladora - por meio digital -, à qual caberá providenciar seu
cadastramento em processo eletrônico, ou ser cadastrados diretamente via
“web”, pelos órgãos/entidades autorizados, observando-se a formatação
prevista nas disposições atinentes ao Sistema e-TCESP.
11.1.3 Para os ajustes recebidos exclusivamente por meio digital, caberá às
Unidades Protocoladoras (URs e DE) atentar para a inserção de todos os
dados obrigatórios no cadastramento do Sistema e-TCESP, em especial
quanto à fonte de recursos, tomando por base os dados constantes da folha de
rosto, os quais devem manter perfeita identidade com os respectivos Termos
de Ciência e de Notificação.
11.1.3.1 A correta identificação das partes interessadas será de
responsabilidade do servidor que deverá, nos casos de interessados já
cadastrados, proceder à verificação de todos os dados registrados e, se
necessário, providenciar a sua alteração/atualização em campo específico do
Sistema e-TCESP (Passo 3 do cadastramento).
11.1.3.2 Os documentos enviados por meio digital que estiverem em desacordo
com as disposições do Sistema e-TCESP deverão ser restituídos à Origem,
que providenciará reparação para fins de efetivo cumprimento das Instruções
vigentes.
11.1.4 Haverá cadastramento de processo eletrônico para tratar de ajustes
municipais em caso de determinação para abertura de autos próprios
decorrentes de representação ou de apreciação de contas municipais, sendo
que esta informação deverá constar do respectivo despacho do Diretor quando
do encaminhamento para distribuição preventiva ao Relator daquele feito.
11.1.4.1 Quanto ao procedimento acima descrito, só haverá cadastramento de
processo de acompanhamento da execução do ajuste se houver determinação
do Relator.
11.1.5 Ao Diretor de DF e UR é dada a prerrogativa de propor, no âmbito de
sua área de fiscalização, a inclusão ou exclusão, devidamente justificada, de
ajustes na relação final de seleção, encaminhada nos termos descritos no item
11.1.1.2.
11.1.5.1 A proposta de inclusão ou exclusão dar-se-á por mensagem eletrônica
(e-mail) encaminhada, no prazo de dois dias úteis da divulgação da relação
final de seleção, aos DSFs que decidirão sobre o deferimento.
11.1.5.2 A qualquer tempo, o Diretor de DF e UR poderá propor, no âmbito de
sua área de fiscalização, a inclusão, devidamente justificada, de ajustes ao rol
selecionado pelo “sistema eletrônico de seleção”, mediante mensagem
eletrônica (e-mail) encaminhada aos DSFs, que decidirão sobre o deferimento.
11.1.6 Termos aditivos, modificativos ou complementares e os distratos
relativos aos ajustes mencionados no item 11.1.2, encaminhados por meio
digital, deverão, obrigatoriamente, ser cadastrados eletronicamente em
separado, por dependência ao processo principal, pelas unidades
protocoladoras (DE e URs), ou diretamente via “web”, pelos órgãos/entidades
autorizados, observando-se a formatação prevista nas disposições atinentes ao
Sistema e-TCESP.
11.2 Da Triagem e das Propostas de Distribuição dos Ajustes com o
Terceiro Setor
11.2.1 Depois de cadastrados no Sistema do Processo Eletrônico, sob o título
“Repasses Públicos ao Terceiro Setor”, observando-se a formatação prevista
nas disposições atinentes ao sistema e-TCESP, os processos serão
encaminhados à Fiscalização para fins de triagem, ocasião em que serão
verificadas a pertinência de seu encaminhamento e cadastramento, a fonte de
recursos, a eventual existência de denúncias/representações versando sobre a
matéria (mediante pesquisa no Sistema de grande porte, no Sistema do
processo eletrônico e em outros, se houver) e também as possíveis
incorreções dos dados informados na folha de rosto em relação aos constantes
do Termo de Ciência e de Notificação.
11.2.1.1 A constatação de incorreções nos dados informados na folha de rosto
ensejará proposta de correção pelo Diretor da Unidade de Fiscalização quando
da elaboração do despacho de distribuição.
11.2.1.1.1 Na hipótese de a ordenadora da despesa não possuir CNPJ próprio,
o campo correspondente deverá ficar em branco, ou constar a informação “não
possui”.
11.2.2 Constatada a impertinência do encaminhamento ou falhas insanáveis no
cadastramento, a Fiscalização deverá devolver os autos ao Gabinete da
Presidência, com proposta de seu arquivamento, informando necessariamente
o ocorrido à Origem para regularização da remessa.
11.2.3 Verificada a regularidade do cadastramento, a Fiscalização deverá
providenciar a devolução dos autos ao Gabinete da Presidência, já marcados
com “acompanhamento da execução contratual” no sistema e-TCESP, no
prazo máximo de dois dias úteis, com a proposta de distribuição aleatória ou
preventiva. Neste último caso, deverão ser indicados o Relator e o número do
processo originário que ensejou a prevenção.
11.2.3.1 Em ocorrendo a hipótese prevista no item 11.1.1.3.2, o respectivo
processo NÃO deverá ser marcado com “acompanhamento da execução
contratual”.
11.2.4 Caso seja identificado que a fonte dos recursos é exclusivamente
federal, deverá ser proposto à Presidência da Casa o arquivamento do
processo.
11.2.4.1 Se posteriormente for identificado o repasse de recursos de fonte
municipal ou o acréscimo desta fonte por meio de termos aditivos, tornando
assim exigível a análise, Fiscalização deverá requisitar o processo e promover
a devida instrução.
11.2.5 O ajuste cuja fonte de recurso seja proveniente, em parte ou na sua
totalidade, de convênio estadual será distribuído ao mesmo Relator do
convênio, determinando-se a relatoria em função do feito distribuído em
primeiro lugar. Dessa forma, as DFs e as URs deverão verificar qual ajuste foi
remetido primeiro ao Tribunal, o qual receberá a distribuição aleatória; os
seguintes, ao longo da vigência do mesmo convênio, conterão proposta de
distribuição por prevenção.
11.2.6 Os ajustes autuados em decorrência de determinação do Relator em
processo de contas, representações ou expedientes serão distribuídos por
prevenção ao próprio Relator.
11.2.7 Os processos relativos a ajustes firmados por um único órgão, no
mesmo exercício, com uma mesma Organização Social (OS), Organização da
Sociedade Civil de Interesse Público (OSCIP), Organização da Sociedade Civil
(OSC) ou conveniada, por meio de mais de um Contrato de Gestão, Termo de
Parceria, Termo de Colaboração, Termo de Fomento ou Convênio, terão
proposta de distribuição, por prevenção, ao mesmo Relator.
11.2.8 Os processos relativos a ajustes firmados por um mesmo órgão com
diferentes entidades, no mesmo exercício, por meio de Contrato de Gestão,
Termo de Parceria, Termo de Colaboração, Termo de Fomento ou Convênio,
tendo como propósito o mesmo objeto, deverão receber proposta de
distribuição, por prevenção, ao mesmo Relator.
11.3 Da Instrução dos Ajustes
11.3.1 A instrução dos ajustes selecionados, nominados no item 11.1, deverá
observar os modelos de análise disponíveis na página dos DSFs na “Intranet”.
11.3.1.1 As solicitações de prazo adicional para instrução do feito, com
fundamento no Regimento Interno deste Tribunal, deverão ser remetidas ao
Relator, com prévio trânsito pela SDG, em até cinco dias úteis anteriores ao
vencimento do prazo regimental.
11.3.2 Antes de remeter o feito à apreciação do Relator, a Fiscalização
esgotará todas as providências com vistas a sanear os autos, na conformidade
do Regimento Interno.
11.3.3 Todos os ajustes selecionados seguirão para exame de julgamento.
11.3.4 Constatadas irregularidades no exame dos ajustes/aditivos, antes da
remessa ao Relator, o Diretor da Unidade de Fiscalização deverá se utilizar da
cientificação eletrônica, por meio de funcionalidade específica do Sistema e-
TCESP, que dará ciência aos jurisdicionados responsáveis pelo ajuste do(s)
achado(s) da Fiscalização, certificando-se previamente de que os dados dos
gestores/responsáveis e demais interessados encontram-se atualizados no
cadastramento dos autos.
11.3.4.1 Caso os dados não estejam de acordo com aqueles constantes nos
Termos de Ciência e de Notificação, a Fiscalização deverá solicitar ao Centro
de Gestão do e-TCESP, por meio do “Fale Conosco”, a respectiva atualização
do Banco de Dados.
11.4 Do SisRTS
11.4.1 Os órgãos da administração direta e indireta do Poder Executivo
Municipal e respectivas Autarquias, Fundações, Consórcios Públicos,
Empresas Públicas e Sociedades de Economia Mista prestadoras de serviço
público e suas subsidiárias deverão, até o dia 30 de junho do exercício
subsequente à transferência dos recursos, prestar informações, por intermédio
do sistema eletrônico disponibilizado por este Tribunal - SisRTS, relativas a
todos os repasses financeiros ao Terceiro Setor efetuados por meio de
Contrato de Gestão, Termo de Parceria, Termo de Colaboração, Termo de
Fomento ou Convênio.
11.4.1.1 As DFs específicas e URs deverão adotar medidas de controle
perante o órgão concessor fiscalizado, de forma que, logo após o término do
prazo para prestar informações, por intermédio do sistema eletrônico
disponibilizado por este Tribunal – SisRTS, seja verificada a adequada
alimentação do Sistema, ou seja solicitado, via requisição, que o órgão o faça,
no prazo máximo de cinco dias úteis, que poderá ser reiterada uma única vez,
nos mesmos termos.
11.4.1.2 Os repasses constantes do SisRTS, cujos ajustes tenham sido
selecionados, serão obrigatoriamente analisados pela Fiscalização nos autos
que tratarão das respectivas prestações de contas.
11.4.1.3 Os dados alimentados no SisRTS relativos aos repasses cujos ajustes
não tenham sido selecionados deverão ser analisados pela Fiscalização no
tocante à integralidade dos documentos exigidos, à consistência do Parecer
Conclusivo, à coerência dos valores informados no DIRD (Anexos RP-06, RP-
08, RP-10, RP-12 e RP-14 às Instruções nº 01/2020) com os constantes do
SISTEMA DE DELEGAÇÕES – PORTAL DE CONTROLE EXTERNO,
momento em que o “status” do repasse será alterado de „incluído‟ para „em
ordem para autuação, sendo que a autuação de processo de prestação de
contas só ocorrerá se houver indícios de irregularidade, devendo ser observado
o disposto no item 11.1.5.2.
11.4.1.3.1 Caso a prestação de contas, com indícios de irregularidade, decorra
de repasse não precedido de ajuste, a autuação do respectivo processo deverá
observar o disposto no item 11.10.9.
11.4.1.3.2 As divergências serão objeto de diligência para eventual concessão
de liberação do acesso ao Sistema para as devidas correções, por parte do
órgão concessor.
11.4.2 Dentre os repasses alimentados no SisRTS, a DF específica ou UR
deverá selecionar os que serão objeto de exame documental no órgão
concessor, bem como definir as entidades que serão objeto de visita “in loco”.
11.4.2.1 Com relação à escolha das entidades, a DF específica ou UR deverá
considerar o princípio da relevância, materialidade ou características
específicas de determinado repasse.
11.4.2.2 Constatada a regularidade dos repasses integrantes da amostra
selecionada, o(s) Termo(s) de Verificação lavrado(s) e o(s) Ofício(s) de
Notificação, deverão ser inseridos no SisRTS pela Fiscalização e
automaticamente passarão a ter “status” de fiscalizado.
11.5 Do Cadastramento dos Processos de Prestações de Contas
decorrentes de Ajustes Selecionados
11.5.1 Sempre que houver seleção de ajuste com o Terceiro Setor, caberá à
Fiscalização providenciar o cadastramento de processo eletrônico destinado à
análise da prestação de contas, por dependência ao ajuste que lhe deu causa,
que abrigará o(s) “Relatório(s) de Acompanhamento da Execução do Ajuste”, o
“Relatório de Encerramento do Exercício” e, nos casos dos repasses tratados
no item 11.7.4, o “Relatório de Execução do Ajuste - SIMPLIFICADO” e
“Relatório de Encerramento do Exercício - SIMPLIFICADO”, possibilitando,
assim, a pesquisa individual e/ou conjunta, observando-se os procedimentos a
seguir descritos:
11.5.1.1 Elaborar a folha de rosto a partir do modelo disponível no “Portal e-
TCESP” que deverá espelhar os dados relativos ao ajuste que lhe deu causa,
sendo este o primeiro documento a ser inserido quando do cadastramento do
processo eletrônico.
11.5.1.2 O processo de prestação de contas será autuado pelo valor total do
ajuste que lhe deu causa, sendo que, nos modelos pertinentes aos relatórios
citados no item 11.5.1, há campo específico para identificação do valor
efetivamente repassado no período examinado, acrescido de eventuais ganhos
com aplicação financeira.
11.5.2 Os procedimentos acima mencionados deverão ocorrer anualmente, até
que se esgote a vigência do respectivo ajuste.
11.5.3 O processo cadastrado será distribuído automaticamente pelo Sistema
do Processo Eletrônico ao mesmo Relator para o qual foi distribuído o ajuste
que originou o processo de prestação de contas.
11.5.3.1 O processo de prestação de contas decorrente de contrato de gestão,
termo de parceria, termo de colaboração, termo de fomento e convênio
demanda a implantação de “ofício roteiro” no PFIS.
11.5.4 Tão logo o processo de prestação de contas cadastrado retorne à
DF/UR, deverá o Diretor solicitar ao Relator do feito seu sobrestamento,
indicando, quando possível, o período previsto para a realização da
fiscalização “in loco”, conforme Plano de Trabalho da DF/UR, haja vista que o
prazo de 60 dias estabelecido no Regimento Interno, para que a Fiscalização
conclua sua instrução, se inicia no dia subsequente ao término da data do
roteiro de fiscalização.
11.5.4.1 No dia útil imediatamente posterior à autuação do processo de
prestação de contas, o PFIS exibirá o seu cadastro, necessitando que sejam
feitos os seguintes registros e controles:
a) planejamento anual: inclusão do processo no mês/ano previsto para sua
visita;
b) planejamento de visitas: até o dia 26 do mês imediato anterior ao mês da
visita planejada, mediante indicação do período de visita externa, se for o caso,
e do(s) Agente(s) que a executará(rão). Na hipótese de fiscalização interna
deverá ser indicada essa modalidade;
c) confirmação da visita, após a conclusão da visita externa;
d) encaminhamento do relatório pela Seção de Fiscalização ao Gabinete
da DF;
e) conclusão da Fiscalização, pelo Diretor da DF/UR.
11.6 Da Documentação Atinente à Prestação de Contas dos Ajustes
Selecionados
11.6.1 As DFs e URs deverão adotar medidas de controle perante o órgão
concessor fiscalizado, de forma que, logo após o prazo para prestação de
contas previsto nas Instruções vigentes, 30 de junho do exercício subsequente
à transferência dos recursos, seja verificada a integralidade da remessa, ou
sejam obtidos, via requisição - que poderá ser reiterada uma única vez, nos
mesmos termos -, os documentos faltantes e/ou complementares às
comprovações, a serem providenciados pelo fiscalizado no prazo máximo de
cinco dias úteis.
11.6.2 Nos casos de ausência total de prestação de contas, a Fiscalização
requisitará a regularização correspondente, a ser providenciada pelo fiscalizado
no prazo máximo de cinco dias úteis, prorrogáveis, uma única vez, por igual
período.
11.6.3 O desatendimento pelo jurisdicionado da requisição acima mencionada
ensejará o cadastramento de processo eletrônico com a folha de rosto, a
requisição de documentos e o pertinente relatório, conforme modelo constante
da página dos DSFs, com proposta de notificação nos termos do inciso XIII, do
artigo 2º, da Lei Complementar nº 709/93, assim como providenciar, em razão
da inadimplência, o apontamento no processo de Controle de Prazo das
Resoluções e Instruções, conforme previsto no item 12 desta Ordem de
Serviço.
11.6.4 Os documentos integrantes da prestação de contas serão objeto de
imediata verificação de consistência, inclusive quanto aos seus valores, por
meio de cruzamento de dados extraídos do SisRTS/SISTEMA DE
DELEGAÇÕES – PORTAL DE CONTROLE EXTERNO.
11.6.4.1 As divergências serão objeto de imediata diligência para
correção/substituição e/ou entrega dos documentos.
11.7 Do Acompanhamento da Execução dos Ajustes Selecionados
11.7.1 O acompanhamento da execução dos ajustes eletronicamente
selecionados deverá observar o que segue:
11.7.1.1 Após a distribuição do processo eletrônico que trata do ajuste, deverá
a Fiscalização cadastrar, por dependência, o primeiro processo de prestação
de contas, que abrigará o acompanhamento da execução do ajuste, nos
moldes do estabelecido no item 11.5.1.
11.7.1.1.1 Os demais processos de prestação de contas, que também
abrigarão o acompanhamento da execução do ajuste, relativos aos exercícios
subsequentes, deverão ser cadastrados por exercício, observando o prazo de
vigência de cada ajuste selecionado.
11.7.2 O acompanhamento da execução do ajuste selecionado será registrado
em relatório(s) parcial(is), denominado(s) “Relatório(s) de Acompanhamento da
Execução do Ajuste”.
11.7.2.1 O(s) Relatório(s) de Acompanhamento da Execução do Ajuste -
modelo constante da página dos DSFs na “Intranet” - deverá(ão) apresentar o
resultado da avaliação dos eventos registrados nos relatórios quadrimestrais
operacionais de receitas e despesas, exigidos das entidades beneficiárias,
abordando no mínimo os seguintes itens específicos: 1) execução física e
financeira do ajuste; 2) movimentação financeira (receitas e despesas); 3)
outras verificações, se for o caso.
11.7.2.1.1 O(s) Relatório(s) de Acompanhamento da Execução do Ajuste
selecionado necessariamente deverá(ão) ser precedido(s) da respectiva visita
“in loco” de acompanhamento.
11.7.2.1.2 O denominado “Termo de Verificação” - modelo constante da página
dos DSFs na “Intranet” - deverá ser elaborado durante a visita “in loco” de
acompanhamento, sendo documento acessório obrigatório ao respectivo
Relatório de Acompanhamento da Execução do Ajuste.
11.7.3 A periodicidade do acompanhamento da execução do ajuste, após a
primeira visita, dependerá da complexidade, histórico e/ou achados
anteriores/atuais da Fiscalização, sem prejuízo de outras medidas
determinadas pelo Relator. A realização da primeira visita deverá ocorrer até o
final do quadrimestre posterior ao encerramento daquele em que se iniciou a
vigência do ajuste, enquanto as demais visitas serão realizadas de acordo com
as variáveis antes descritas, sendo no mínimo uma por exercício(s) seguinte(s)
de vigência, salvo se em determinado período não houver sido efetivamente
realizado repasse.
11.7.3.1 A(s) visita(s) de acompanhamento realizada(s) será(ão)
consubstanciada(s) em termo de verificação próprio que integrará o(s)
respectivo(s) relatório(s), sendo que as ocorrências identificadas devem
constar do relatório de encerramento, que englobará todo o exercício, conforme
modelo disponível na página dos DSFs.
11.7.3.2 Quando a fiscalização do acompanhamento ocorrer em data em que a
vigência do ajuste já estiver expirada, a verificação limitar-se-á ao exame
documental.
11.7.4 No caso de repasses cuja verba municipal seja inferior ao que
corresponde à modalidade licitatória da concorrência pública para compras e
serviços, deverá ser realizada no mínimo uma visita de acompanhamento
durante o exercício, após decorridos quatro meses da assinatura do ajuste, e
uma visita de encerramento no exercício subsequente, sem prejuízo de outras
medidas que possam ser determinadas pelo Relator.
11.7.4.1 Para as visitas descritas no item 11.7.4, a Fiscalização deverá utilizar
o modelo de “Relatório de Acompanhamento da Execução do Ajuste -
SIMPLIFICADO”, constante da página dos DSFs na “Intranet”.
11.7.4.2 Para a visita de encerramento descrita no item 11.7.4, a Fiscalização
deverá utilizar o modelo de “Relatório de Encerramento do Exercício-
SIMPLIFICADO”, constante da página dos DSFs na “Intranet”.
11.7.4.3 Os procedimentos descritos no item 11.7.4 aplicam-se também aos
ajustes de valor superior ao que corresponde à modalidade licitatória da
concorrência pública para compras e serviços, cuja parcela da verba municipal,
todavia, seja inferior a este valor.
11.7.5 A Fiscalização deverá averiguar se o repasse foi efetivamente realizado
pelo órgão concessor, para, então, proceder às visitas “in loco”. Não tendo
ocorrido, caberá à Fiscalização comunicar ao Diretor da DF/UR a necessidade
de ajuste dos roteiros, realizando a visita em momento oportuno.
11.7.6 O processo eletrônico de prestação de contas, cadastrado nos termos
do item 11.5.1, deverá ser instruído com os seguintes documentos, tão logo se
dê(em) a(s) visita(s) de acompanhamento, observando-se as normas do e-
TCESP para inserção dos documentos:
a) eventuais requisições de documentos referentes à fase do
acompanhamento;
b) ofício de notificação em atendimento ao processo nº TC-A-
30.973/026/00;
c) relatórios quadrimestrais operacionais de receitas e despesas;
d) os documentos comprobatórios dos achados da Fiscalização;
e) o Termo de Verificação próprio, disponível na página dos DSFs na
“Intranet”, se houver;
f) o relatório de acompanhamento da Fiscalização, disponível na página
dos DSFs na “Intranet”; e,
g) os despachos da Chefia e Direção.
11.7.7 Após devidamente instruído, o processo de prestação de contas deverá
ser encaminhado ao Relator, após a conclusão de cada relatório de
acompanhamento.
11.7.8 Caso não existam ocorrências ou existam ocorrências de ordem formal,
o processo deverá ser encaminhado ao Relator apenas para ciência, com
proposta de retorno à DF/UR para continuidade do acompanhamento, devendo
ser submetido ao Relator para fins de julgamento somente por ocasião do
encerramento do exercício, conforme item 11.8.
11.7.8.1 As ocorrências que não tenham potencial de iminente prejuízo ao
interesse público, constantes do relatório de acompanhamento, motivarão
alerta à Administração, enviado pelo Diretor da Unidade ao responsável pelo
órgão concessor para que tome ciência dos apontamentos e, se for o caso,
adote medidas necessárias às devidas correções, sendo dispensável, neste
momento, apresentação de justificativa acerca dos achados.
11.7.8.1.1 O alerta acima mencionado deverá ser encaminhado via processo
eletrônico, pela funcionalidade “cientificação”, modelo “Alerta Acompanhamento
3º Setor” – cópia do texto na pasta dos DSFs. Quando se tratar de processo
físico, encaminhar o alerta por e-mail, com cópia em PDF do relatório da
Fiscalização.
11.7.9 Caso a(s) ocorrência(s) persista(m), quando da realização das demais
visitas, esta(s) será(ão) levada(s) ao relatório subsequente que deverá ser
encaminhado ao Relator para as medidas que houver por bem determinar.
11.7.10 Constatadas irregularidades no exame do acompanhamento da
execução dos ajustes selecionados, antes da remessa ao Relator, o Diretor da
Unidade de Fiscalização deverá se utilizar da cientificação eletrônica, por meio
de funcionalidade específica do Sistema e-TCESP – modelo “cientificação”,
que dará ciência aos jurisdicionados responsáveis pelo ajuste do(s) achado(s)
da Fiscalização, certificando-se previamente de que os dados dos
gestores/responsáveis e demais interessados encontram-se atualizados no
cadastramento dos autos.
11.7.11 Se constatadas ocorrências que tenham potencial de iminente prejuízo
ao interesse público, o processo deverá ser submetido ao Relator com
proposta de notificação; esse procedimento não suspende a continuidade do
acompanhamento.
11.8 Do Relatório de Encerramento do Exercício
11.8.1 O Relatório de Encerramento do Exercício (que deverá coincidir com o
encerramento do ano civil) - modelo constante da página dos DSFs na
“Intranet” -, contemplará as análises elaboradas nos relatórios parciais de
acompanhamento, abordando no mínimo os seguintes itens específicos: 1)
execução física e financeira do ajuste; 2) movimentação financeira (receitas e
despesas); 3) peças contábeis da entidade recebedora dos recursos; 4) outras
verificações; 5) atendimento às Instruções e recomendações do Tribunal de
Contas, exceção feita ao estabelecido no item 11.7.4.3.
11.8.2 O Relatório de Encerramento do Exercício independe da realização de
visita de acompanhamento específica para esta finalidade.
11.8.3 No caso de recursos não utilizados no exercício, estes poderão ser
utilizados em exercícios futuros, desde que haja autorização do órgão público
concessor, devendo a Fiscalização consignar no relatório de prestação de
contas que o saldo em questão será tratado no próximo processo de prestação
de contas a ser oportunamente cadastrado.
11.8.4 Constatadas irregularidades no exame das prestações de contas,
consubstanciadas tanto no “Relatório de Encerramento do Exercício” como no
“Relatório de Encerramento do Exercício - SIMPLIFICADO”, antes de remeter o
processo ao Relator, o Diretor da Unidade de Fiscalização deverá se utilizar da
cientificação eletrônica, por meio de funcionalidade específica do Sistema e-
TCESP, que dará ciência aos responsáveis pela prestação de contas do(s)
achado(s) da Fiscalização, certificando-se previamente de que os dados dos
gestores/responsáveis e demais interessados encontram-se atualizados no
cadastramento dos autos.
11.8.4.1 Caso os dados não estejam de acordo com aqueles constantes nos
Termos de Ciência e de Notificação, a Fiscalização deverá solicitar ao Centro
de Gestão do e-TCESP, por meio do “Fale Conosco”, a respectiva atualização
do Banco de Dados.
11.8.5 Nesta fase, o processo eletrônico de prestação de contas, cadastrado
nos termos do item 11.5.1, deverá ser instruído com os seguintes documentos,
observando-se as normas do e-TCESP para inserção dos mesmos:
a) ofício de notificação em atendimento ao processo nº TC-A-
30.973/026/00;
b) prestação de contas enviada em atendimento às Instruções vigentes
deste Tribunal - com especial atenção ao relatório governamental de
atividades, objeto do ajuste - e o parecer conclusivo, obrigatórios;
c) eventuais requisições de documentos referentes à complementação da
prestação de contas;
d) os documentos comprobatórios dos achados da Fiscalização, se houver;
e) o Termo de Verificação próprio, disponível na página dos DSFs na
“Intranet”, se houver;
f) o Termo de Ciência e de Notificação, necessariamente acompanhado
da(s) Declaração(ões) de Atualização Cadastral;
g) o relatório de encerramento da Fiscalização; e,
h) os despachos da Chefia e Direção.
11.9 Da Autuação e Instrução dos Processos de Prestações de Contas
Decorrentes de Ajustes com o Terceiro Setor (autuados em meio físico)
11.9.1 Os procedimentos que se seguem deverão ser observados pela
Fiscalização até que se esgotem os prazos de vigência dos ajustes autuados
em meio físico.
11.9.1.1 Elaborar a folha de rosto, a partir do modelo disponível na página dos
DSFs na “Intranet”, para autuação do respectivo processo, pelo Setor de
Protocolo da Sede ou pela Seção de Protocolo da UR.
11.9.1.1.1 Deverão ser adotadas as medidas voltadas à implantação no
Sistema Integrado de Controle de Protocolo dos dados necessários à
identificação dos processos de Repasses ao Terceiro Setor, de modo que
sejam vinculados aos autos dos ajustes que lhes deram causa e permitam a
pesquisa individual e/ou conjunta.
11.9.2 As DFs específicas e URs deverão adotar medidas de controle perante
o órgão concessor fiscalizado de forma que, logo após o prazo para prestação
de contas previsto nas Instruções vigentes, 30 de junho do exercício
subsequente à transferência dos recursos, seja verificada a integralidade da
remessa, ou sejam obtidos, via requisição, os documentos faltantes e/ou
complementares às comprovações, a serem providenciados pelo fiscalizado no
prazo máximo de cinco dias úteis, que poderá ser reiterada uma única vez, nos
mesmos termos.
11.9.3 Nos casos de ausência total de prestação de contas ou de entregas
parciais, a Fiscalização requisitará a complementação e/ou regularização
correspondente, a ser providenciada pelo fiscalizado no prazo máximo de cinco
dias úteis, prorrogáveis, uma única vez, por igual período.
11.9.3.1 O desatendimento pelo jurisdicionado da requisição acima
mencionada ensejará a autuação do processo em meio físico, com a folha de
rosto, a requisição de documentos e o pertinente relatório, conforme modelo
constante da página dos DSFs, com proposta de notificação nos termos do
inciso XIII, do artigo 2º, da Lei Complementar nº 709/93.
11.9.4 A inadimplência decorrente do não encaminhamento de documentos
previstos nas Instruções vigentes será apontada no processo de Controle de
Prazo das Resoluções e Instruções, conforme previsto no item 12 desta Ordem
de Serviço.
11.9.5 Os documentos integrantes da prestação de contas serão objeto de
imediata verificação de consistência, inclusive quanto aos seus valores, por
meio de cruzamento de dados extraídos do SisRTS/SISTEMA DE
DELEGAÇÕES – PORTAL DE CONTROLE EXTERNO.
11.9.5.1 As divergências serão objeto de imediata diligência para
correção/substituição e/ou entrega dos documentos.
11.9.6 Para instruir o processo de prestação de contas e, com base na
documentação que a compõe, as DFs e URs adotarão os seguintes
procedimentos:
11.9.6.1 Diligenciar, junto ao órgão concessor, para fins de análise documental
e confronto entre os dados consignados na prestação de contas e nos
documentos que a sustentam.
11.9.6.2 Realizar visita à entidade beneficiária, consubstanciando em Termo
próprio (modelo constante da página dos DSFs) os resultados apurados, se for
o caso.
11.9.7 No relatório de fiscalização, além dos resultados da verificação dos
aspectos formais, a serem adequados aos modelos disponíveis na página dos
DSFs na “Intranet”, deverão ser também registrados:
11.9.7.1 Apontamentos acerca das diligências para complementação dos
documentos enviados, por descumprimento às Instruções vigentes e/ou a outro
dispositivo legal, bem como as reincidências praticadas pelos jurisdicionados,
situações que devem ser acompanhadas de proposta de aplicação de multa,
restrita à avaliação do Diretor da DF/UR, nos termos da Lei Orgânica deste
Tribunal.
11.9.7.2 Apontamentos acerca dos resultados das visitas eventualmente
realizadas nas obras e/ou serviços custeados com os recursos transferidos à
conta do repasse - as visitas serão registradas em termo de verificação próprio
e deverão, sempre que possível, contar com a presença dos responsáveis pela
execução, tanto do órgão público como da Entidade do Terceiro Setor.
11.9.8 Instruirão o processo de prestação de contas os seguintes documentos:
a) ofício de notificação em atendimento ao processo nº TC-A-
30.973/026/00;
b) prestação de contas enviada em atendimento às Instruções vigentes
deste Tribunal - com especial atenção ao relatório governamental de
atividades, objeto do ajuste - e o parecer conclusivo, obrigatórios;
c) eventuais requisições de documentos referentes à complementação da
prestação de contas;
d) os documentos comprobatórios dos achados da Fiscalização;
e) o Termo de Verificação próprio, se for o caso, disponível na página dos
DSFs na “Intranet”;
f) o Termo de Ciência e de Notificação, necessariamente acompanhado
da(s) Declaração(ões) de Atualização Cadastral;
g) o relatório da Fiscalização;
h) os despachos da Chefia e Direção.
11.9.9 Juntar nos Anexos dos autos os demais documentos da prestação de
contas, eventuais requisições de documentos complementares e os demais
documentos comprobatórios dos achados da Fiscalização, observando que
deverão conter no máximo 200 folhas e ser objeto de comunicação, por meio
de mensagem eletrônica à unidade protocoladora, para registro no Sistema
Integrado de Controle de Protocolo.
11.9.10 Nos processos de prestação de contas devidamente instruídos, em
cujas conclusões não haja apontamentos de irregularidades - ainda que
verificado desatendimento a exigências contidas nas Instruções do Tribunal,
desde que não comprometa os atos praticados - deverá constar do despacho
do Diretor o encaminhamento a Auditor, para Conhecimento, com diferimento
da apreciação da matéria, sem embargo de eventuais recomendações que se
fizerem necessárias, com prévio trânsito pela Presidência para fins de
distribuição por prevenção ao mesmo Relator do ajuste e designação de
Auditor, além de prévio trânsito pelo Ministério Público de Contas.
11.9.10.1 Os procedimentos acima deverão ocorrer ainda que o ajuste tenha
sido julgado irregular ou penda de apreciação, mas tenha sido instruído pela
Fiscalização com apontamentos de irregularidades.
11.9.11 No caso de recursos não utilizados no exercício, estes poderão ser
utilizados em exercícios futuros, desde que haja autorização do órgão público
concessor, devendo a Fiscalização consignar no relatório de prestação de
contas que o saldo em questão será tratado no próximo processo de prestação
de contas a ser oportunamente autuado, com exceção de eventual saldo
existente ao final do último exercício de vigência do ajuste, autorizado para
aplicação no exercício subsequente, que será analisado no mesmo processo
de prestação de contas do exercício em que ocorreu o repasse.
11.9.12 As eventuais irregularidades constatadas no exame de prestações
de contas em meio físico deverão ser comunicadas ao responsável pelo órgão
ou entidade, por meio de ofício de cientificação expedido pelos Diretores da
DF/UR via mensagem eletrônica, conforme modelo disponibilizado pelos DSFs,
submetendo, em seguida, o processo para fins de julgamento, com prévio
trânsito pela E.Presidência com proposta de distribuição por prevenção ao
Conselheiro Relator do ajuste.
11.10 Dos Processos de Prestações de Contas decorrentes de Repasses
ao Terceiro Setor não precedidos de Ajustes, enviados via SisRTS,
ocorridos antes da entrada em vigor da Lei Federal nº 13.019/14
11.10.1 Os órgãos da administração direta e indireta do Poder Executivo
Municipal e respectivas Autarquias, Fundações, Consórcios Públicos,
Empresas Públicas e Sociedades de Economia Mista prestadoras de serviço
público e suas subsidiárias deverão, até o dia 30 de junho do exercício
subsequente ao repasse, prestar informações por intermédio do sistema
eletrônico disponibilizado por este Tribunal – SisRTS - relativas a todos os
repasses financeiros ao Terceiro Setor efetuados por meio de Auxílio,
Subvenção e Contribuição, sem a formalização de ajuste.
11.10.2 Os Auxílios, Subvenções e Contribuições não fazem parte do módulo
de Seletividade e, dessa forma, deverão ser analisados e instruídos em sua
totalidade; quando regulares, deverão ser autuados de forma conjunta e,
quando irregulares, autuados individualmente.
11.10.3 As DFs específicas e URs deverão adotar medidas de controle perante
o órgão concessor fiscalizado quanto à alimentação do SisRTS, de forma que,
logo após o prazo de 30 de junho do exercício seguinte à transferência dos
recursos, seja verificada a integralidade e consistência das informações ou
sejam obtidos, via requisição, os documentos faltantes e/ou complementares
às comprovações, a serem providenciados pelo fiscalizado no prazo máximo
de cinco dias úteis, que poderá ser reiterada uma única vez, nos mesmos
termos.
11.10.3.1 O desatendimento pelo jurisdicionado da requisição acima
mencionada ensejará o cadastramento do processo eletrônico, com a folha de
rosto, a requisição de documentos e o pertinente relatório de “ausência de
prestação de contas”, conforme modelo constante da página dos DSFs, com
proposta de notificação nos termos do inciso XIII, do artigo 2º, da Lei
Complementar nº 709/93.
11.10.3.1.1 No cadastramento do processo nos termos acima serão
observados os itens 11.9.3 e 11.9.3.1.
11.10.3.2 A inadimplência decorrente do não encaminhamento de documentos
previstos nas Instruções vigentes será apontada no processo de Controle de
Prazos das Resoluções e Instruções, conforme previsto no item 12 desta
Ordem de Serviço.
11.10.4 Os documentos antes indicados também serão objeto de imediata
verificação de consistência quanto aos valores repassados, por meio de
cruzamento com os dados extraídos do SisRTS/SISTEMA DE DELEGAÇÕES
– PORTAL DE CONTROLE EXTERNO.
11.10.4.1 As divergências serão objeto de diligência para eventual concessão
de liberação do acesso ao Sistema para as devidas correções, por parte do
órgão concessor.
11.10.5 Dentre os repasses alimentados no SisRTS, a DF específica ou UR
deverá selecionar os que serão objeto de exame documental no órgão
concessor, bem como definir as entidades que serão objeto de visita “in loco”.
11.10.5.1 Com relação à escolha das entidades, a DF específica ou UR deverá
considerar o princípio da relevância, materialidade ou características
específicas de determinado repasse.
11.10.6 No relatório de fiscalização, além dos resultados da verificação dos
aspectos formais, a serem adequados aos modelos disponíveis na página dos
DSFs na “Intranet”, deverão ser também registrados:
11.10.6.1 Apontamentos acerca das diligências para complementação dos
documentos enviados por descumprimento às Instruções vigentes e/ou a outro
dispositivo legal, com vistas a sanear os autos, na conformidade do Regimento
Interno;
11.10.6.2 Apontamentos acerca das visitas eventualmente realizadas, que
deverão ser registrados em termo de verificação próprio e, sempre que
possível, contarão com a presença do responsável pela execução do objeto do
repasse, tanto do órgão público como da entidade do Terceiro Setor.
11.10.7 Os processos de prestação de contas, na conformidade das
conclusões dos exames, serão cadastrados pela Fiscalização (DFs/ URs),
utilizando-se o perfil de protocolador no Sistema do Processo Eletrônico e
observando-se a formatação prevista nas disposições atinentes ao Sistema e-
TCESP.
11.10.7.1 Os processos contendo repasses de valor inferior ao que
corresponde à modalidade licitatória da concorrência pública para compras e
serviços serão distribuídos a Auditor (Competência Singular);
11.10.7.2 Os processos contendo repasses de valor superior ao que
corresponde à modalidade licitatória da concorrência pública para compras e
serviços serão distribuídos a Conselheiro (Competência Câmara);
11.10.7.3 Repasse público de valor inferior a 2.500 (duas mil e quinhentas)
Ufesps não integrará processo cadastrado para análise de prestação de
contas, exceção feita aos casos de representação ou denúncia, com
determinação para autuação de processo de prestação de contas.
11.10.8 Os repasses que tiverem suas prestações de contas consideradas em
condição de regularidade, com ou sem recomendações, serão cadastrados “em
conjunto” no e-TCESP, agrupando-se as relações de repasse de acordo com a
competência, ou seja, competência Singular(valores abaixo do limite que
corresponde à modalidade licitatória da concorrência pública para compras e
serviços) e competência Câmara (valores acima do limite que corresponde à
modalidade licitatória da concorrência pública para compras e serviços).
11.10.8.1 Instruirão os processos cadastrados no sistema do processo
eletrônico os seguintes documentos:
a) a relação das beneficiárias que integram o processo, com os valores totais
repassados, acrescidos de rendimentos de aplicação financeira, extraída do
SisRTS;
b) os pareceres conclusivos, extraídos do SisRTS, com valores
necessariamente confrontados com os da relação indicada na alínea anterior;
c) declaração do órgão público de que em todos os processos originais
constam os respectivos Termos de Ciência e de Notificação assinados pelos
interessados, necessariamente acompanhados das Declarações de
Atualização Cadastral;
d) relatório de fiscalização e despachos de Chefia e Direção, devendo, se for o
caso, constar proposta de devolução dos autos à Unidade de Fiscalização para
a continuidade da análise das prestações de contas dos saldos existentes,
utilizando os modelos disponíveis na página dos DSFs na “Intranet”.
11.10.8.2 Em se tratando de processo distribuído a Conselheiro, cuja matéria
esteja regular, antes de remeter os autos ao Relator, o Diretor da Unidade de
Fiscalização deve solicitar diretamente no Sistema do Processo Eletrônico a
designação de Auditor e, em seguida, remeter os autos ao Gabinete do Auditor
designado para diferimento da apreciação da matéria, sem embargo de
eventuais recomendações que se fizerem necessárias, com prévio trânsito pelo
MPC.
11.10.8.2.1 Em se tratando de processo distribuído a Auditor, remeter os autos
ao Gabinete do Auditor para diferimento da apreciação da matéria, sem
embargo de eventuais recomendações que se fizerem necessárias, com prévio
trânsito pelo MPC.
11.10.9 Os repasses, com valor acima de 2.500 (duas mil e quinhentas)
Ufesps, cujas prestações de contas apresentem indícios de irregularidade, e
aqueles sobre os quais incida representação ou denúncia (com determinação
para autuação de processo de prestação de contas), serão cadastrados no
processo eletrônico individualmente e submetidos a exame de julgamento,
devendo ser inseridos no respectivo processo:
a) demonstrativo do valor total repassado à beneficiária, computadas todas
as fontes de recurso e por categorias ou finalidades dos gastos - Anexo RP-14
às Instruções nº 01/2020;
b) parecer conclusivo, extraído do SisRTS, com valor necessariamente
confrontado com o demonstrativo indicado na alínea anterior;
c) Termo de Ciência e de Notificação, assinado pelos interessados,
necessariamente acompanhado da(s) Declaração(ões) de Atualização
Cadastral;
d) documentação que comprove as irregularidades encontradas;
e) relatório de Fiscalização e despachos de Chefia e Direção, conforme
modelos disponíveis na página dos DSFs na “Intranet”.
11.10.9.1 Antes de remeter os autos ao Relator, o Diretor da Unidade de
Fiscalização deverá se utilizar da cientificação eletrônica, por meio de
funcionalidade específica do Sistema e-TCESP, certificando-se previamente de
que os dados dos gestores/responsáveis e demais interessados encontram-se
atualizados no cadastramento dos autos.
11.10.9.1.1 Caso os dados não estejam de acordo com aqueles constantes nos
Termos de Ciência e de Notificação, a Fiscalização deverá solicitar ao Centro
de Gestão do e-TCESP, por meio do “Fale Conosco”, a respectiva atualização
do Banco de Dados.
11.10.10 Os procedimentos previstos no item 11.10 e seus subitens são de
caráter transitório, visto que a partir de 2017, em atendimento à Lei nº
13.019/14, os repasses por meio de Auxílios, Subvenções e Contribuições
serão realizados exclusivamente mediante formalização de termo de
colaboração ou termo de fomento e informados via sistema AUDESP (Módulo
Seletividade de Ajustes Terceiro Setor), nos termos previstos no artigo 176 e
seguintes das Instruções nº 01/2020.
11.10.10.1 Constatados repasses após a vigência da Lei nº 13.019/14, sem o
correspondente ajuste, a Fiscalização analisará as prestações de contas,
excepcionalmente, conforme as disposições desta seção, com apontamento
em item específico no processo das contas do órgão repassador, cabendo ao
diretor efetuar proposta de aplicação de multa.
11.11 Das Sanções Impeditivas a novas Transferências de Recursos
11.11.1 As DFs e URs deverão acompanhar a relação de sanções aplicadas
aos beneficiários, a fim de subsidiar as fiscalizações e a instrução dos
processos que cuidam de repasses públicos ao Terceiro Setor.
11.11.1.1 A relação contendo a identificação dos impedidos de receber
recursos públicos poderá ser consultada na página da “Internet” deste Tribunal,
na Relação de Apenados.
11.12 Do Procedimento Após o Trânsito em Julgado dos Ajustes e de
Prestações de Contas de Valores Repassados a Entidades do Terceiro
Setor
11.12.1 Retornando os autos após o trânsito em julgado, a Fiscalização
cumprirá o que for determinado pelo Relator.
11.12.1.1 O arquivamento dos processos, em meio físico, poderá ocorrer de
duas formas: encaminhamento ao setor de arquivo deste Tribunal, nos casos
específicos, ou enviado à Origem, conforme item 14.1.1 da presente Ordem de
Serviço.
11.13 – Do cadastramento no Sistema de Geração do Relatório para a
Assembleia Legislativa – SISRAL
11.13.1 – A Fiscalização acompanhará periodicamente para que as decisões
transitadas em julgado no trimestre sobre processos de prestação de contas
com finalidade de assistência à saúde sob sua responsabilidade sejam
cadastradas no Sistema de Geração do Relatório para a Assembleia
Legislativa – SISRAL.
12 DO CONTROLE DE PRAZOS DAS RESOLUÇÕES E INSTRUÇÕES
12.1 A Fiscalização, sempre que constatar atraso no encaminhamento de
contratos, atos jurídicos análogos, outros processos, informações devidas ao
sistema Audesp e documentos exigidos pelas Resoluções e Instruções do
Tribunal de Contas, deverá adotar as medidas voltadas à implantação no
Sistema do Processo Eletrônico dos dados necessários ao cadastramento de
processo sob o código 58 – Controle de Prazos das Resoluções e Instruções,
utilizando-se dos modelos de folha de rosto disponíveis no “Portal e-TCESP”.
12.1.1 O processo autuado será individual por Poder, Órgão ou Entidade e
abrangerá, exclusivamente, todas as ocorrências relativas ao não
encaminhamento de documentos/processos ao longo do respectivo exercício.
12.1.2 Após a autuação, o processo seguirá automaticamente ao Gabinete da
Presidência para fins de distribuição, que será feita a Conselheiro ou a Auditor,
consoante a competência de julgamento das contas anuais do respectivo
Poder, Órgão ou Entidade.
12.2 Constatada a inadimplência do jurisdicionado, a Fiscalização expedirá
ofício ao responsável, marcando prazo de cinco dias úteis para a apresentação
de justificativas preliminares voltadas a afastar eventual indício de ilegalidade.
12.2.1 O encaminhamento do ofício ao responsável pelo órgão jurisdicionado
se dará por e-mail e com publicação do extrato do ofício no DOE.
12.2.2 Após a publicação no DOE, a Fiscalização juntará a correspondente
documentação ao processo eletrônico, inclusive cópias de eventuais
requisições expedidas, e o encaminhará ao Relator, sugerindo a aplicação de
multa por infração à norma regulamentar, com fundamento no inciso II do artigo
104 da Lei Complementar nº 709/93 ou, no caso de reincidência no
descumprimento, com fundamento no inciso VI do mesmo dispositivo legal.
12.3 O processo será encaminhado, mensalmente, ao Relator designado, se
houver a constatação das ocorrências aqui referidas; caso contrário,
permanecerá nas dependências da Fiscalização correspondente.
12.3.1 Nos casos em que o processo eletrônico se encontre em andamento, os
relatórios sobre os descumprimentos subsequentes ocorridos durante o
exercício deverão ser juntados pela própria Fiscalização ao processo principal,
por meio da opção “peticionar/juntar”, ficando a cargo do Relator a sua
apreciação.
12.4 As Unidades de Fiscalização que atuam na fiscalização dos repasses às
entidades do Terceiro Setor deverão encaminhar, à DF/UR responsável pela
fiscalização das contas do órgão público concessor dos recursos, mensagem
eletrônica informando sobre as ocorrências da espécie atinentes à matéria de
Repasses Públicos às Entidades do Terceiro Setor, sempre que for o caso.
12.5 Cabe aos Departamentos de Supervisão da Fiscalização definir modelos
de relatórios e de ofícios que deverão ser utilizados.
13 DO NÚCLEO DE ACOMPANHAMENTO DE EXECUÇÃO CONTRATUAL
– NAEC
13.1 O Núcleo de Acompanhamento de Execução Contratual - NAEC, criado
pelo Ato GP nº 12, de 2014, subordinado aos Departamentos de Supervisão da
Fiscalização I e II, deverá ser responsável pelo disposto a seguir:
13.1.1 Planejar, organizar, coordenar, aperfeiçoar e controlar as atividades
voltadas ao acompanhamento da execução contratual.
13.1.2 Proceder à verificação e avaliação da execução contratual, no âmbito da
Fiscalização, dos ajustes selecionados, celebrados pelas Administrações
Estadual e Municipal, objeto de análise em processos submetidos ao Tribunal
de Contas.
13.1.3 Produzir relatórios de verificação e de informações sobre o
acompanhamento da execução contratual.
13.1.4 Propor, quando necessário, a revisão de normas relacionadas ao
acompanhamento da execução contratual.
13.2 Nos termos do Ato GP, o NAEC será composto por servidores das
Diretorias de Fiscalização e Unidades Regionais, designados por essa Direção,
incluindo um Coordenador.
13.2.1 Competirá ao Coordenador, além de executar as tarefas inerentes ao
acompanhamento da execução:
a) amparar e orientar os serviços do NAEC;
b) estabelecer diretrizes sobre o processamento do acompanhamento;
c) cuidar da distribuição da carga de trabalho entre os designados;
d) criar modelos de relatório, segundo a natureza do acompanhamento;
e) elaborar relatório mensal das atividades, indicando os principais achados.
13.3 Os integrantes do NAEC permanecerão lotados nas Diretorias de
Fiscalização e Unidades Regionais de origem, sem prejuízo de suas funções e
conciliação das respectivas cargas de trabalho, atuando em acompanhamentos
da execução contratual de qualquer Unidade de Fiscalização e da Diretoria de
Contas do Governador – DCG, sempre que houver demanda originária do
NAEC.
13.4 A instrução dos ajustes selecionados para o acompanhamento da
execução contratual pelo NAEC será realizada pela Unidade de Fiscalização
correspondente, ficando a vistoria e a instrução do Acompanhamento por conta
de pessoal disponível no NAEC.
13.4.1 Referidos processos terão como primeiro ato de instrução a necessária
vistoria, cujas constatações integrarão o laudo da Fiscalização, e, em seguida,
serão submetidos ao Conselheiro Relator para as determinações cabíveis.
13.4.2 Tão logo selecionado o ajuste, a DCG, as DFs, URs e o NAEC
procederão à compatibilização da instrução dos autos com o acompanhamento
da execução contratual.
13.4.2.1 Sempre que a remessa dos autos da Unidade de Fiscalização ao
NAEC mostrar-se logisticamente inadequada, o funcionário do NAEC se
deslocará à Unidade de Fiscalização para realização da tarefa correspondente.
13.4.2.2 A comunicação sobre o acompanhamento da execução se dará com o
preenchimento de planilha constante na página dos DSFs na Intranet, com
informações acerca da contratação, indicação do funcionário designado e
período da realização da vistoria.
13.4.2.3 O Coordenador do NAEC procederá ao planejamento da execução
contratual utilizando-se, preferencialmente, de servidor integrante do NAEC,
lotado na respectiva Unidade de Fiscalização.
13.4.2.4 As visitas de acompanhamento da execução contratual pelo NAEC
deverão ser programadas no PFIS, cumprindo os procedimentos constantes
dos itens 8.3.2.1 e 8.3.2.2.
13.4.3 Tratando-se de execução de obras e serviços de engenharia, a
realização do acompanhamento final deverá ser realizada consoante item 8.3.5
da presente Ordem de Serviço, para fins de instrução da matéria para ser
submetida a julgamento, com a necessária menção aos autos do “Termo de
Recebimento Definitivo” e demais documentos pertinentes.
14 DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
14.1. Os processos físicos versando sobre admissões de pessoal,
aposentadorias, reformas, pensões, repasses ao terceiro setor e
adiantamentos, depois de apreciados e após o trânsito em julgado, retornarão
às DFs ou URs correspondentes para as devidas anotações e cumprimento de
eventuais determinações contidas na Decisão, cabendo-lhes providenciar sua
devolução à Origem, que ficará responsável pelo arquivamento e guarda dos
aludidos feitos, bem como pelo seu reencaminhamento sempre que sobrevier
qualquer alteração que implique atuação deste Tribunal.
14.2 Na instrução de processos de quaisquer matérias, a Fiscalização esgotará
todas as providências com vistas a sanear os autos, instruindo-o no mérito,
sendo-lhe vedada qualquer manifestação acerca de justificativas ou defesa
apresentadas, cabendo-lhe tão somente nova instrução sobre eventuais
documentos reclamados, porventura ausentes por ocasião da instrução.
14.3 Esta Ordem de Serviço entrará em vigor a partir de sua publicação,
revogadas as disposições em contrário, especialmente a Ordem de Serviço
SDG nº 01/2017 e a Nota Técnica SDG nº 126.
SDG, 10 de novembro de 2020.
SÉRGIO CIQUERA ROSSI
SECRETÁRIO-DIRETOR GERAL